Was bist du groß geworden!

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IK-Trends 2019

/ 2018 ist das Jahr, in dem die Interne Kommunikation erwachsen geworden ist. Transformation und Veränderungsvielfalt sei Dank. Selbst Vorstände und Geschäftsführer nehmen sie mittlerweile ernst, sie darf mit am Tisch der „Großen“ sitzen und ihre Meinung hat mehr und mehr Gewicht. Eine Entwicklung, die uns bei MontuaPartner Communications natürlich sehr freut – auch und gerade, weil wir mit unserer Arbeit einen Beitrag dazu leisten dürfen. Wir haben zum Jahresende bei den Experten unseres Teams nachgefragt, wo Interne Kommunikation und Change gerade stehen – was bleibt, was kommt und was geht?

Wir sehen uns wieder – diese Themen bleiben

  • Veränderungen: sind und bleiben in aller Munde. Ein Ende der professionellen Begleitung von kleinen und großen Transformationsprozessen ist nicht abzusehen, deshalb müssen wir IK- und HR-Kollegen noch kreativer und gezielter damit umgehen. Kommunikation mit und für Mitarbeiter und Führungskräfte bleibt der entscheidende Hebel, um die Menschen im Unternehmen auf dieser turbulenten Reise mitzunehmen. Nur wer Veränderungen versteht und einordnen kann, wird ihnen gelassen und zuversichtlich begegnen – sie idealerweise sogar mitgestalten wollen. In Zeiten von demokratischem Führungsverständnis und neuen Formen des Zusammenarbeitens ist die IK Lieferant für Hintergründe.
  • Digital first: Apps, Blogs, Vlogs, interaktives Gaming, eMagazine – die Bandbreite ist groß und die Unternehmen probieren vieles aus. Was aber alle vereint und leiten sollte ist, dass jeder Schritt in die Digitalisierung einen Schritt ins Zwischenmenschliche, Persönliche, nach sich zieht.
  • Face-to-Face: Der Digital-Trend ist untrennbar mit der Gegenbewegung verknüpft – einer Bewegung hin zu mehr Persönlichem und zu Nähe. Ein sicheres Indiz: Papier-Planer feiern im Zeitalter der digitalen To-do-Liste gerade ein Revival.
  • Mitarbeiter-App: Als internes Medium wird sie ihre Position behaupten und sogar noch an Bedeutung gewinnen. Vielleicht kann und wird sie dem (Social) Intranet mehr und mehr den Rang ablaufen? Die vielen Vorteile für schwer erreichbare Mitarbeiter sind einfach riesig.
  • New Work: Was mancherorts bisher nur testweise in Projektteams geprobt wurde, wird zum unternehmensweiten Change. Diesen Prozess muss die IK langfristig und kreativ begleiten. Während einige Kollegen direkt in der neuen Struktur zuhause sind, machen sich andere gerade erst auf den Weg.


Herzlich willkommen – das erwartet uns

  • Tempo: Die Interne Kommunikation wird noch relevanter, schneller und intensiver werden – analog zu der anhaltenden Phase, die von Change und Transformation bestimmt ist und deren Geschwindigkeit noch zunimmt. Dabei dürfen neben relevanten Inhalten auch spielerische Elemente Einzug halten und…Humor!
  • Agilität: In jeglicher Ausprägung und für unterschiedlichste Gruppen im Unternehmen. Die Themen eLearning, Selbstorganisation, Working Out Loud (angeblich arbeitet bereits jedes DAX-Unternehmen mit WOL), digitale Anwendungen und vernetzte Mitarbeiter werden ganz nach oben schwimmen. Immer mehr Unternehmen handeln im Change zukünftig in drei Kategorien: Toolset (Anwendungen, Plattformen, Apps), Mindset (Kultur, Lernfähigkeit, Kreativität), Skillset (Trainings, eLearning, agile Methoden).
  • Bewegung: Die IK traut sich mehr zu, wird mutiger und wagt den Schritt zu bewegten Formaten. Vodcasts werden ein wichtiger Kanal, der informiert und unterhält, der bei den Mitarbeitern ankommt und zum schnelleren Tempo passt.
  • Professionalisierung: IK-Professionals werden händeringend gesucht, die Nachfrage steigt mit den immer komplexeren Aufgaben, die bewältigt werden müssen. Die Angebote für Aus-, Fort- und Weiterbildung nehmen entsprechend zu. Gut so!

Danke, wir sagen (langsam) Tschüß!

  • MAZ: Die Mitarbeiterzeitschrift ist weiter auf dem Rückzug, weil Apps und das „mobile Intranet“ einfach immer wichtiger werden. Obwohl die MAZ unbestritten imageprägend ist und Wertschätzung vermittelt, verzichten Unternehmen zunehmend darauf – zugunsten schneller, digitaler Kanäle.
  • Masse: Weniger ist mehr, wenn man die Mitarbeiter wirklich erreichen will. Also werden einige Kommunikationskanäle und -inhalte gehen müssen. Nicht dass, sondern wie kommuniziert wird, wird zunehmend wichtig. Endlich.

 

Es wird also alles andere als langweilig werden, in der Internen Kommunikation. Überrascht uns das? Nicht wirklich, denn schließlich haben wir es täglich mit Menschen zu tun, mit ihren Vorstellungen, Ideen und Wünschen. Wir bei MontuaPartner freuen uns auf die Entwicklungen im neuen Jahr. Einen ganz wichtigen Trend, die Professionalisierung der Internen Kommunikation, haben wir bereits aufgegriffen: Als Dozenten der „Intensivausbildung Interne Kommunikation und Change”, die 2019 erstmalig von der Deutschen Akademie für Public Relations (DAPR) angeboten wird, sorgen wir mit zahlreichen weiteren Kollegen dafür, dass die Qualität den Trends in Sachen IK & Change Rechnung trägt.

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Echolot-Kolumne: New Work – Erst der Sinn, dann das Vergnügen

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Sinnvolles Modell für mehr Wertschöpfung oder nur das neue Buzzword der Arbeitswelt? New Work kann viel, aber auf das „Warum?“, kann es nicht antworten.

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Tagst Du noch oder veränderst Du schon?

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Der Hashtag des Change Congress 2018 in Berlin glüht, unter #ChangeC18 überschlagen sich Keynote-Zitate von Reinhold Messner mit begeisterten Zitaten und Kommentaren von und zu den inspirierenden Vorträgen. Veränderung elektrisiert die Berliner Luft im historischen Güter- und Postbahnhof, wo vom 19. bis 22. November rund 800 Kommunikationsexperten zu diesem einen Thema zusammengekommen sind. Längst ist Change nicht mehr Ausnahmesituation im Unternehmensalltag, sondern die Regel. Händeringend wird nach Wegen gesucht, um damit umzugehen – in der Kommunikation, in der Organisationsentwicklung, in der Führung. Schnell wird auch hier klar, dass es sie nicht geben kann, die eine Lösung. Aber Best Practice, mutige Inspirationen, kraftvolle Netzwerke – die gibt es und aus ihrer Kraft kann jeder seinen eigenen Weg mit nach Hause nehmen.

Die Relevanz des Themenfeldes Change / New Work / (Interne) Kommunikation spiegelt sich im November in der Dichte von Ereignissen: Drei Tagungen, dreimal Berlin, fast zwei Wochen Input am Stück, mehr als 2000 Teilnehmer. Vergangene Woche die 15. Tagung Interne Kommunikation mit dem Schwerpunkt „Change“. Dann das PR Report Camp von Profis für den Nachwuchs der Branche. Und seit vorgestern der Change Congress des Handelsblatt Fachmedien Verlages. Das Themenfeld ist komplex, emotional aufgeladen und von zahlreichen mittelständischen und kleinen Unternehmen gut umgesetzt. Die Deutsche Bahn, Swisscom und SAP sind nur drei Beispiele für beste Praxis, die hier präsentiert wurde. Vielleicht gibt es ihn ja doch, den erfolgreichen Weg der Veränderung, nach dem wir alle suchen?

MPC-Geschäftsführerin Andrea Montua, die gemeinsam mit Geschäftspartner Heiko Sulimma im Rahmen der depak Tagung und des PR Report Camps zum Thema „Kulturwandel durch Führung und Kommunikation“ referierte, ist begeistert: „Unsere Branche ist gerade von einer besonderen Dynamik erfüllt, die einfach nur ansteckt. Was mich besonders glücklich macht ist die Tatsache, dass Interne Kommunikation endlich als Teil der DNA eines Unternehmens anerkannt ist. Für diese Überzeugung stehen wir seit vielen Jahren ein und auf.“

In unserer nächsten Echolot-Kolumne auf pressesprecher.com steigen wir am 28. November tiefer in die Beziehung zwischen New Work und Interner Kommunikation ein. Bleiben Sie dran!

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Haben Sie Lust?

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Vernetzen, interagieren, austauschen, kollaborieren – viele Tools der neuen Arbeitswelt basieren auf menschlichem Miteinander in digitalen Kontexten. Das New Work-Konzept hat in den letzten Jahren einiges verändert und bewegt. Die Meisten von uns arbeiten heute schon nicht mehr so, wie sie es vielleicht vor fünf Jahren getan haben. Dass insbesondere die Zusammenarbeit mehr in den Fokus rückt, sorgt für neue Ideen, Innovationen, neue Verbindungen, schnellere Problemlösungen. Die digitale Kommunikation ist dabei ein starker Treiber.

Co-Creation ist eines dieser Tools, das die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen im Schulterschluss mit dem Kunden beschreibt. Sie hat ein einziges Ziel: den maximalen Mehrwert für den Kunden zu schaffen. Auch wir bei MPC haben uns ein solches Ziel gesetzt und Co-Creation soll dabei unser Werkzeug sein, um Ihnen einen möglichst großen Mehrwert zu bieten.

Lassen Sie uns gemeinsam ein neues Produkt kreieren!

Wir möchten in Zukunft noch vernetzter mit Ihnen zusammenarbeiten und deshalb Ihre Fragen zu Interner Kommunikation und Change in kurzen Videos beantworten. Entstehen soll dabei die „MPC-Sprechstunde“. Kein Wartezimmer, keine Termine, dafür Lösungen im regelmäßigen Rhythmus. Auch wir vergeben Rezepte, mit denen Sie ganz konkret die Schmerzpunkte in Ihrem Arbeitsalltag beheben werden. So kommt unsere MPC-Kompetenz zu Ihnen – regelmäßig, gebührenfrei und mitten aus der Praxis.

Mehrwert heißt maximale Relevanz

Relevanz definieren nicht die Sender, sondern immer die Empfänger. Deshalb wollen wir die MPC-Sprechstunde auch gemeinsam mit Ihnen entwickeln, möchten Ihre Themen, Fragen und Impulse einsammeln. Dafür gehen wir frei nach der Design Thinking Methode vor und setzen der Kreativität keine Grenze, sprich: Je mehr Input wir von Ihnen bekommen, desto besser! Schreiben Sie uns Ihre Meinung zu einem Youtube-Kanal, auf dem wir regelmäßig einen Beitrag der „MPC-Sprechstunde IK & Change“ veröffentlichen und geben Sie uns erste Fragen auf, die Sie im Job-Alltag bewegen. Für die Video-Antworten kombinieren wir das Wissen unseres interdisziplinären Teams mit den Erfahrungen von Einblicken in mehr als 200 Unternehmen.

Und jetzt Sie: Wir brauchen Ihr Feedback, um die MPC-Sprechstunde richtig gut zu machen. Bitte beantworten Sie anonym und spontan unseren kurzen Online-Fragebogen.

Wir freuen uns auf das entstehende Format und lassen uns gern von Ihren Ideen überraschen.

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Raus aus dem Dschungel, rein ins digitale Unternehmen

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Es wird eine App! Lesen Sie hier den zweiten Teil unseres Gesprächs mit MPC-App-Expertin Gaby Neujahr.

Der Bedarf ist geprüft, die Geschäftsführung beteiligt und die potentiellen Nutzer sind befragt (siehe Interview Teil I). Die Testgruppe hat sich für eine Unternehmens-App ausgesprochen und Sie wissen, was die App bieten muss, um gern und häufig genutzt zu werden. Jetzt geht es in die Umsetzungsphase, in der die Test- in eine Pilotphase übergeht.

Wen habe ich jetzt mit an Bord?

GN: Spätestens jetzt sollte das Projektteam erweitert und Kollegen aus dem Betriebsrat, dem Datenschutz, gern auch aus dem Personalbereich sowie dem Marketing an den Tisch geholt werden. Zudem müssen wichtige Kriterien festgelegt werden: Der finanzielle Rahmen, die Einpassung in die technische Infrastruktur und der Schutz der Mitarbeiterrechte.

Wie finde ich jemanden, der mich bei der Auswahl des Anbieters unabhängig berät?

GN: Das ist schwierig, denn unabhängige Berater gibt es kaum. Schauen Sie darauf, dass Sie eine Beratung finden, die unabhängig agiert und nicht mit einem System/Anbieter „verbandelt“ ist. Wichtig zu wissen: Es gibt immer mehr Anbieter, die in Europa hosten, was aus Datenschutzgründen sehr wichtig ist. Die weiteren Kriterien sind recht simpel, nämlich: Wer erfüllt die Ansprüche meiner Nutzergruppen? Passt das Tool in meine IT-Landschaft? Passt der Preis zu unserem Budget?

Sollte ich nicht mit der IT beginnen, die in meinem Haus genutzt wird?

GN: Besser starten wir mit den Zielen und Bedürfnissen der Nutzer. Dann recherchieren wir, welche Anbieter diese erfüllen können und dann klären wir, was zu unserer IT passt. Starten wir dagegen bei unseren IT-Systemen, limitieren wir uns ja von Beginn an. Dennoch ist es selbstverständlich wichtig, die IT-Kollegen auch bei der Zielfindung bereits mit am Tisch zu haben und ihre Bedürfnisse aufzunehmen.

Wichtige Suchkriterien sollten zudem Nutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung sein. Aus Sicht der IK ist wichtig, dass die App gut zu befüllen ist und ich auch mal einzelne Zielgruppen oder Standorte schnell und direkt erreichen kann. Alles, was viel meiner Zeit frisst, nervt. Ich muss Texte einfach und schnell formatieren, Bildtexte einfügen, skalieren und indexieren können. Zudem sollten wir Weiterentwicklungen von Anfang an mitdenken. Heute will ich vielleicht noch keine Filme einbinden, morgen aber vielleicht schon. Services des Unternehmens wie Sozialdienste oder Kita-Notfalldienste sollten auch nachträglich noch anzubinden sein.

Kann ich das alles selbst herausfinden?

GN: Ich würde eine IT-Beratung sowie eine Unterstützung für die kommunikative Begleitung  hinzuziehen. Jeder kennt das Szenario, dass neue Software angeschafft wird und die User durch entsprechende Schulungen gejagt werden. Das funktioniert heute nicht mehr. Unsere Arbeitsabläufe sind einfach so eng getaktet und digitalisiert, dass ich eine App komplett intuitiv nutzen können muss. Als IK muss ich deshalb einen klaren und starken Standpunkt gegenüber der IT vertreten, damit die Usability hinterher gewährleistet ist. Je einfacher die App, desto besser. Der Erfolg von Apps beruht genau auf dieser Tatsache: App öffnen und sofort wissen, worum es geht. Ich muss meinen Arbeitgeber erkennen und unmittelbar loslegen wollen. Und bitte: Nicht mit Features und Infos vollstopfen!

Aber ein Mehrwert muss da sein, oder?

GN: Der größte Mehrwert ist erst einmal, dass ich Informationen schnell zur Verfügung habe, schnell interagieren kann: Telefonbuch, Verzeichnis der Kollegen, alles da und leicht zu finden.

Wer stellt die Redaktion für alle Inhalte?

GN: Hier fährt man am besten mit einem Mix an Kollegen. Es gibt Themen, da sollte ein professionelles Team aus der Kommunikation die Lufthoheit haben und Texte freigeben. Das betrifft zum Beispiel die Unternehmensstrategie, Geschäftszahlen oder Services, die Wahrheits- und Vertrauensstandards entsprechen müssen.

Infos aus Bereichen, Projekten und Teams dagegen können auch dort generiert und verbreitet werden. Das Coaching von Redakteuren kann Sinn machen. In diesem Mix ist es aber auch wichtig, die Autoren von Texten sichtbar zu machen. So können die Nutzer sehen, wer was verfasst hat und daraus die persönliche Relevanz selbst ableiten.

Gut und begrüßenswert ist auch, wenn Standorte ihre eigene Sprache leben können. Wichtig ist dabei nur, dass man das vorab festlegt und entsprechend kommuniziert. Damit hat jeder die Möglichkeit, die unterschiedlichen Inhalte einzuschätzen. Wir haben in den vergangenen Jahren erlebt, dass die Fülle an Informationen in vielen User-generated-Intranets, sprich Social Intranets, nicht bei den Nutzern ankommen, weil sie die Relevanz für sich nicht bewerten können. Kennen wir den Absender, haben wir zumindest eine Idee, was ihn oder sie zum eigenen Beitrag motiviert.

Wir sprechen oft davon, dass eine App ein Change ist. Was bedeutet das?

GN: Für die IK ist eine App insofern ein Wandel, als dass ich textlich noch viel knapper und präziser sein muss, als im Intranet oder in meiner Mitarbeiterzeitung. Deshalb bin ich auch ein Freund davon, ein Intranet nicht komplett abzulösen sondern zu überlegen, ob man die App nutzt, um Kurzinfos auszuspielen. Die entsprechende Langversion findet man bei Interesse im Intranet. App und Intranet miteinander verzahnen und ihre jeweiligen Stärken nutzen. Die IK hat dann die Aufgabe, die App in das Unternehmen zu tragen: Hier findet ihr bald (auch) eure Infos und so sehen sie aus.

Ein weitere, große Veränderung findet natürlich innerhalb der Belegschaft statt: Man wird plötzlich gesehen und gehört. Das ist neu. Diese „Angstphase“ dauert circa ein Jahr. Wenn viele jüngere Mitarbeiter und Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen, konstruktiv kritische Beiträge beisteuern, dann geht es schneller. Mehr Mitarbeiter werden schneller und vermehrt mitmachen. Aber: Es braucht Themen, die die Leute interessieren.

Welche sind die Top 3 Wünsche der Nutzer an die App?

GN: Die sind viel banaler als man denkt:

  1. Ein Kalender, zum Austausch gegenseitiger Verfügbarkeiten.
  2. Aktuelle Infos aus dem Unternehmen und den zentralen Projekten.
  3. Ein Telefonbuch, das auch über Erfahrungen und Funktionen Auskunft gibt.

Die Krux ist, dass alle personenbezogenen Daten von den Kollegen selber eintragen werden müssen. Als IK muss ich die Kollegen dazu bringen, dass sie Lust darauf haben, hier auskunftsfreudig zu sein.

Und wenn das alles geschafft ist, was passiert dann?

GN: Mit dem von der IK kommunikativ begleiteten Roll-out starten wir in die Begeisterungsphase, ganz besonders bei den Nutzern, die Lust auf schnelle Infos haben. Aber auch bei jenen, die bisher als Intranetmuffel alles Digitale ablehnen. Es ist diese spielerische Einfachheit von Apps, die selbst diese Kollegen begeistert.

Haben Sie weitere Fragen zum Thema Mitarbeiter-App? Dann erfahren Sie mehr über unsere strategische Begleitung Ihrer App-Einführung.

 

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Welcome to the Jungle – wo geht’s zur App?

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Bin ich aus der Zeit gefallen, wenn in meinem Unternehmen noch nicht per App informiert und kollaboriert wird? Wie gehe ich das Thema an, um für meine Arbeit zu klären, ob ich eine App brauche und will? Und wenn das Ergebnis ein „Nein“ ist, wie argumentiere ich gegenüber meiner Geschäftsführung (die das unbedingt wollte)? Wenn das Ergebnis ein „Ja“ zur App ist, wie finde ich mich im App-Dschungel zurecht? Wie starte ich den Prozess?

Unsere Expertin Gaby Neujahr hat viele Unternehmen auf dem Weg zur App begleitet, sie kennt die Weggabelungen, die mühsamen Streckenabschnitte aber auch die Freude darüber, das Ziel zu erreichen. Wir haben sie gefragt, wie man das Thema App am besten angeht.

Ich stehe am Anfang eines Weges, den ich eventuell gar nicht gehen muss. Wie fange ich an?

GN: Als IKler kläre ich zunächst mal meinen ganz eigenen Bedarf: Nehmen wir an, ich habe eine Mitarbeiterzeitung und ein aus dem 20. Jahrhundert stammendes Intranet. Damit fühle ich mich zwar ganz gut aufgestellt, aber dennoch leicht ergraut. Meine jungen Kollegen fragen mich, warum sie die Unternehmensnews nicht, wie sie das in allen anderen Interessensbereichen auch machen, morgens in der Bahn auf ihrem Smartphone anschauen können. Eine App, denke ich mir, könnte die Lösung sein. Mit dieser Idee gehe ich zu meiner Geschäftsführung und frage, wie die dazu steht. Dafür habe ich mich natürlich vorbereitet, habe mir angeschaut, wie das Unternehmen demografisch dasteht und was für den Arbeitsalltag meiner Kollegen wichtig ist.

Muss ich das Intranet anfassen, bevor ich über eine App nachdenke und ist es dann der nächste logische Schritt, es auch in eine mobile Lösung zu überführen?

GN: Der Erfolg von jedem Kommunikationswerkzeug, egal ob print oder online, ist erstmal, dass es dem Nutzer gefällt und hilft. Es reicht nicht, dass ich selbst davon begeistert bin. Rede mit denen, die Du erreichen möchtest! Und kläre, was mit der App erreicht werden soll. Ein Intranet oder eine App ist nur dann ein Geschenk, wenn es einfach zu benutzen ist. Und wenn ich finde, was ich suche – schnell und aktuell. Im besten Fall verzahne ich App und Intranet, weil im Intranet Features sein können, die ich über eine App nicht ausspielen darf oder möchte. Das können vertrauliche Personaldaten oder auch Infos über wichtige Projekte sein. Da Apps gern in öffentlichen Bereichen aufgerufen werden, in denen andere mitlesen können, sind da manche Informationen oder Anwendungen tabu.

Zurück zum Termin mit der Geschäftsführung – sollte hier schon eine Entscheidung fallen?

GN: Nein, hier hole ich mir erst einmal das „go“, um zur nächsten Weggabelung zu gehen. Wenn 10 Prozent der Mitarbeiter unter 30 sind kann ich sicherlich davon ausgehen, dass diese Gruppe eine App nutzen würde. Bei den anderen muss ich herausfinden, ob sie denn überhaupt Nachrichten auf Tablet oder Smartphone haben wollen. Wenn ich feststelle, dass ein Großteil kein Interesse und keine Lust auf eine App hat, dann fehlt der Bedarf.

Wie argumentiere ich gegenüber der Geschäftsführung, wenn diese mir die App quasi verordnet hat, meine Recherche aber genau das Gegenteil ergeben hat?

GN: Weil wir in den vergangenen Jahren sehr gute Erfahrungen mit Apps in der IK gesammelt haben, ist es einen Versuch wert,  einen Testlauf mit einer Pilotgruppe zu machen. Dabei zeigt sich meist fix, dass selbst zunächst ablehnende Kollegen die schnelle Information „to go“ doch gern nutzen. Ist das nicht der Fall, sind die doch recht ordentlichen Kosten für Einführung, Betrieb und Redaktion durchaus Argumente, denen Geschäftsführungen sich nicht verschließen.

 Wie groß muss so eine Pilotgruppe sein?

GN: Rund fünf Prozent der Mitarbeiterschaft reichen, aber sie sollten quer durch alle Hierarchie- und Altersstufen im Unternehmen verteilt sein. Der Querschnitt sollte das Unternehmen einigermaßen repräsentativ abbilden. Diese Gruppe frage ich dann auch nach ihren Interessen und Bedarfen, sprich: Was wollt ihr in der App tun und lesen? Dann kann ich schauen, was technisch machbar ist.

Ist man in dem Stadium noch allein als IK unterwegs oder schon im Team mit anderen?

GN: Da arbeiten wir idealerweise im Team mit IT, HR und jemandem aus dem engen Umfeld der Geschäftsführung, um die nötigen Strategen mit an Bord zu haben. Sinnvoll ist auch, frühzeitig den Datenschutz und den Betriebsrat mit abzuholen.

Wie befrage ich meine Gruppe?

GN: Ich würde immer empfehlen, Experten an Bord zu holen, die Erfahrung mit dem Aufbau von Kommunikationswerkzeugen haben. Mit ihrer Unterstützung sollten potenzielle Nutzer in einer Onlinebefragung, ergänzt durch Fokusgruppengespräche, nach ihren Wünschen und Bedürfnissen gefragt werden. In präzisierenden Workshops mit den Nutzern können die Ergebnisse dann verfeinert werden. Dabei zeigt sich dann, ob ich nur eine Informations-App oder auch soziale Features brauche, wie Austausch, Chat, Urlaubsantrag, und damit auch kollaborative Aspekte berücksichtigen sollte.

 

Das klingt nach mühsamer Forschungsarbeit – und das ist es auch. Aber sie macht tatsächlich sehr viel Freude und erzeugt nachhaltige Nähe zu den Kollegen, den Kunden der IK. Von dem entstandenen Netzwerk und den Erfahrungen werden Sie nachhaltig profitieren. Und jetzt ist der erste wichtige Schritt gemacht! Sie wissen, was Sie wollen – oder eben nicht wollen – und sind auf dem besten Weg, es umzusetzen. Kommende Woche geht es im zweiten Teil des Interviews um die Umsetzung Ihres Projektes. Vorfreude!

 

Copyright Aufmacherbild: Milan Seitler / Unsplash

Künstliche Intelligenz und Interne Kommunikation: Partner oder Gegner?

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Produktionsmitarbeiter fürchten sie schon lange: die KI-Roboter. Sei es Lagerhallen-Logistik oder Fahrzeug-Montage – viele Dinge können die schlauen Maschinen schon selbstständig übernehmen. Doch auch wer sich bislang sicher wähnte, weil er einen (Schreibtisch-)Job mit hohen Anforderungen an Expertenwissen oder emotionale Intelligenz ausübt, wird seit einiger Zeit hellhörig.

„Verliere ich jetzt meinen Job an Sophia?“

Deutschland soll zum weltweit führenden Standort für Künstliche Intelligenz (KI) werden. Und spätestens seit Sophia, die humanoide Roboter-Frau, die Kanzlerin in einem Interview über die WM-Niederlage der National-Elf hinweg zu trösten versuchte, ist klar: es gibt wenig, was künstliche Intelligenz (noch) nicht kann.

Denn in einer faktenorientierten Welt ist die Artificial Intelligence schlicht überlegen: Sie lernt mühelos aus für uns Menschen unüberschaubaren Datenmengen. Dies findet Anwendung in der Rechtswissenschaft, in der Versicherungsbranche, bei Finanzmaklern und überall dort, wo große Datensätze vorliegen, aus denen Menschen nicht (schnell genug) Schlüsse ziehen können. Expert Automation & Augmentation Software, kurz: EAAS, kann diese Datensätze nutzen, um Algorithmen zu entwickeln – und kann auf Basis dieser auch beraten und Ereignisse prognostizieren.

Hinzu kommt, dass auch emotional intelligente Reaktionen ein Stück weit gelernt und somit nicht uns Menschen exklusiv vorbehalten sind: Vorzeige-Roboter Sophia wird wie ein Kleinkind zunehmend besser darin, Emotionen ihres Gegenübers zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren. Dies eröffnet Einsatzfelder im Bereich Kundenservice, die über einen simplen Chat-Bot mit hinterlegten Antwortmöglichkeiten weit hinausgehen.

Was heißt das für die Interne Kommunikation?

Zum einen finden sich in Unternehmen zunehmend Produktionsmitarbeiter, die als „Aufpasser“ eingesetzt werden für Maschinen, die ihre ehemaligen Aufgaben schneller und präziser erledigen. Zum anderen kann an den Schreibtischen die zeitaufwändigste Analysearbeit in Sekundenschnelle von künstlicher Intelligenz erledigt werden. Und schließlich finden sich zukünftig an den Kunden-Hotlines freundliche humanoide Sprachroboter, die einfühlsam dem verärgerten Anrufer den Wind aus den Segeln nehmen und zeitgleich den Warenversand neu beauftragen.

Was auf den ersten Blick noch wie Arbeitserleichterung aussehen mag, bedroht schnell das eigene Aufgabenfeld oder gleich die ganze Position. Spätestens dann entstehen Angst und Frustration. Die gute Nachricht: Genau hier liegt die Stärke der Internen Kommunikation – Ängste auffangen, Verunsicherung auflösen, Frustration vorbeugen. Ein offenes Ohr für Mitarbeiterbedürfnisse haben, die Entscheidungen bezüglich KI-Einsatz im Unternehmen transparent (und rechtzeitig!) kommunizieren.

Jedoch: Die IK ist kein unbeteiligter Zuschauer, sondern selbst betroffen

Auch in der Internen Kommunikation profitieren Unternehmen heute schon von künstlicher Intelligenz: Statt einer Erinnerung im Kalender, Mitarbeitern an ihrem Geburtstag zu gratulieren, übernimmt die App die Gratulation mit abgestimmtem Wording bereits selbst. Es ist nur noch ein kleiner Schritt dahin, dass das System auch gleich den obligatorischen Blumenstrauß in den Lieblingsfarben des Jubilars mitliefern lässt. So lassen sich Onboarding-Prozesse und andere Standardsituationen im Alltagsleben von Mitarbeitern spielend automatisieren und zugleich individueller gestalten, als es „von Menschenhand“ bei großen Zielgruppen jemals möglich wäre. Das spart Zeit und Kapazitäten bei Führungskräften, HR- und Kommunikationsreferenten.

Die entscheidende Frage ist also nicht, ob künstliche Intelligenz unsere Jobs zukünftig erleichtern oder übernehmen wird – sondern eher welche Aspekte unserer Arbeit von der Technik übernommen werden sollen. Denn hier geht es nicht nur um Machbarkeit: Was kann die Maschine? Sondern auch um Relevanz und Bedeutung: Was soll die Maschine machen? Und worauf setzen wir künftig noch Menschen ein? Und: Warum?

Denn eins ist klar: Der Mensch bleibt unersetzlich

Er mag langsamer und teurer sein als der programmierte Mitarbeiter. Aber er kann über die ihm vorgegebenen Leitplanken hinweg denken. Er kann unkonventionelle, situative Entscheidungen treffen, die vielleicht nicht auf Fakten gestützt sind, dafür aber auf das untrügliche Bauchgefühl. Und so muss die wichtigste Botschaft zur künstlichen Intelligenz lauten: Das Menschliche in unserem Unternehmen wird wertgeschätzt und ist unersetzlich.

Und, nebenbei bemerkt, eine Maschine kann immer nur so gut sein, wie derjenige, der sie programmiert hat. Und das war ja auch wieder nur: Ein Mensch.

Mehr dazu lesen? Hier gibt es zum Beispiel die CB-Insights-Studie „Top AI Trends to watch in 2018“:

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Gefühlsecht im Job

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Heute schon gelacht? Geflucht? Gejubelt? Raus mit den Emotionen, denn sie sind bekanntlich das Salz in der Alltagssuppe. Im Privaten genauso wie im Beruf. Gefühle sorgen aber nicht nur für die nötige Würze, sondern sind auch ein wichtiger Treiber für Motivation und Zusammenhalt. Ganz klar: Wenn ich für jemanden positive Gefühle entwickle, dann verzeihe ich ihm so Manches, und bin auch eher bereit, mit ihm durch Dick und Dünn zu gehen. Was für Partner, Familie und Freunde gilt, zeigt sich in abgemilderter Form auch im Job.

Die emotionale Bindung der Mitarbeiter zu ihrem Unternehmen, ihre Identifikation und ihr Engagement sind entscheidende Faktoren, die sich auf den Gesamterfolg des Unternehmens auswirken. Sind die Mitarbeiter emotional involviert, stehen die Chancen gut, dass sie ihrem Unternehmen auch in schwierigen Zeiten oder bei Veränderungen die Treue halten. In Change-Prozessen treten diese Mitarbeiter eher als Unterstützer oder Befürworter auf, anstatt aktiv Widerstand zu leisten, die Stimmung zu vergiften oder gar abzuwandern.

Wie es um die Beziehungsfähigkeit von Mitarbeitern in Deutschlands Unternehmen bestellt ist, ermitteln regelmäßig die Marktforscher von Gallup. In ihrem „Engagement Index“ haben sie zuletzt festgestellt, dass nur jeder sechste Arbeitnehmer eine hohe emotionale Bindung zu seinem Arbeitgeber hat. Und ebenso viele haben bereits innerlich gekündigt. Ein Großteil aller Befragten gab an, nur gering emotional gebunden zu sein und lediglich Dienst nach Vorschrift zu machen. Das sind alarmierende Ergebnisse – und trotzdem kehren sie in regelmäßigen Abständen wieder. Kann die Interne Kommunikation hier etwas tun? Ja, sie kann!

Emotionale Bindung zum Arbeitgeber hat nicht nur mit den Kollegen, den Aufgaben und dem Produkt zu tun. Eine transparente, wertschätzende und an den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientierte Kommunikation nach innen sorgt für ein gutes Wir-Gefühl und bildet langfristig die Basis für eine loyale Zusammenarbeit – auch in schwierigen Zeiten.

Der IK kommt die initiale Rolle zu, die Mitarbeiterbedürfnisse zu (er)kennen. Umfragen, Workshops oder auch einfach offene Ohren und Türen können Aufschluss darüber geben, was die Kolleginnen und Kollegen sich wünschen. Daran sollte sich die Wahl der Kanäle und Themen sowie die geeignete Ansprache der Zielgruppen orientieren. Denn bekanntlich hat eine gesunde Beziehung sehr häufig mit lebendiger, offener, authentischer Kommunikation zu tun.

Führung heißt Fürsorge

Ein weiterer Schlüssel zum Bindungserfolg liegt bei den Führungskräften. Mitarbeiter möchten von ihren Vorgesetzten mit ihren individuellen Bedürfnissen wahrgenommen werden. Sie wollen wertgeschätzt und gefördert werden. Transparenz und der kontinuierliche Dialog zwischen Chef und Mitarbeiter sind Teil einer gesunden Feedbackkultur und ein wichtiger Hebel, um die emotionale Verbundenheit zum Arbeitgeber zu steigern. Führungskräfte sollten dafür sensibilisiert und geschult werden. Und zwar nicht nach Schema F, sondern orientiert an Branche, Unternehmensgröße und -zielen sowie an den individuellen Bedürfnissen und Entwicklungspotenzialen der Menschen, die ihnen anvertraut sind.

Besonders in Change-Prozessen ist es wichtig, dass die Führungskraft ausstrahlt: Ich kenne die Richtung und das Ziel, ich habe einen Plan und ich sorge dafür, dass ihr befähigt werdet, euch in der neuen Situation zurechtzufinden. Wer seinen Mitarbeitern glaubwürdig, souverän und zugewandt begegnet, sie ernst nimmt und auch offen für Kritik und Nöte ist, der erntet Vertrauen und Loyalität – die Voraussetzungen für jede Veränderungsbereitschaft.

Leichter gesagt als getan? Um die wichtige Position des Bindegliedes einnehmen zu können, benötigen vor allem mittlere Führungskräfte die Unterstützung von Geschäftsführung, Personalabteilung und Unternehmenskommunikation. Denn nur wer selbst Orientierung hat, kann diese auch vermitteln.

Emotionale Bindung kann man nicht erzwingen. Sie wächst behutsam und kontinuierlich durch kommunikative Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Ist das „Bindungskonto“ positiver Emotionen aber gut gefüllt, lassen sich Durststrecken leichter überstehen, negative Energien neutralisieren und eine Kultur herstellen, in der mehr vertraut wird, als gezweifelt und mehr gelacht, als geflucht.

Im Programm unserer IK-Akademie finden Sie zahlreiche Seminare, die Sie und/oder Ihr Management in Themen rund um Führung und IK schulen.

Copyright Aufmacherbild: Miguel A. Amutio/Unsplash

Achtsamkeit macht Sinn

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Es ächzt und kracht im Gebälk der VUCA*-Welt. Ein Change-Prozess jagt den nächsten, bei Mitarbeitern und Führungskräften macht sich gleichermaßen Verunsicherung breit. Veränderung verursacht Stress und den Affen im Kopf, den kennen wir alle: Wo soll ich bloß anfangen? Wie soll ich das alles schaffen? Wenn Überforderung uns unaufmerksam werden lässt, dann kriegen wir tatsächlich nichts mehr auf die Reihe.

Eine Wegbereiterin, um solche Phasen erfolgreich zu meistern, kann die Achtsamkeit sein. Was vor ein paar Jahren noch als spiritueller Trend gefeiert oder als neumodischer Unfug abgetan wurde, ist heute längst gelebte Unternehmenskultur der ganz Großen wie beispielsweise Google oder SAP. Gelebte Achtsamkeit ist keine Momentaufnahme, kein Tool, sondern eine ganz grundsätzliche Einstellung, die alle Lebensbereiche durchzieht. Im Unternehmen kann sie Nährboden für gemeinsames Wachstum sein. Wachsendes Wohlbefinden, wachsende Kreativität und mehr Zufriedenheit. Nicht nur in Veränderungssituationen, sondern grundsätzlich und langfristig.

Achtsamkeit und Veränderung wären tatsächlich ein perfektes Paar, sie ergänzen sich. Wer achtsam ist, kann Veränderungen besser annehmen, geht gelassener mit Emotionen um, kann auf sein Umfeld beruhigend wirken. Wird Achtsamkeit als Qualität im Umgang miteinander manifestiert, wird sie zum Wert. Der Mitarbeiter rückt automatisch in den Mittelpunkt der Veränderung und wird dies auch so erleben. Die Sinnhaftigkeit des eigenen Tuns zu hinterfragen, ist plötzlich erlaubt und damit einhergehend auch die Verwirklichung der eigenen Wünsche und Visionen innerhalb des Unternehmens.

Erfolg haben und glücklich sein

Glücklich sein und Erfolg haben – das muss kein Widerspruch sein und Achtsamkeitstrainings können einen wichtigen Beitrag dazu leisten. Mit diesen vier Schritten implementieren Sie Achtsamkeit langfristig in Ihrem Job:

  1. Wie so oft braucht es immer einen, der überzeugt ist von der Sache und den Willen hat, seine Überzeugung weiterzugeben. Wenn Sie Achtsamkeit leben, werden Sie andere von den positiven Effekten überzeugen können. Sie fördert die emotionale Intelligenz und erweitert das Potenzial, das jeder Einzelne mitbringt. Wer will das nicht?
  2. Initiieren Sie gemeinsam mit den Kollegen von Human Resources ein Seminarangebot für alle Mitarbeiter und verbinden es mit dem Ziel, das achtsame Miteinander zu einem Teil der Unternehmenskultur werden zu lassen. Der Bedarf entsteht, wenn Kursteilnehmer positiv von ihren Erfahrungen berichten. Und das werden sie, denn nicht die Zauderer oder die mit Vorbehalten werden sich einschreiben, sondern diejenigen, die offen sind und ihren persönlichen Bedarf bereits erkannt haben. Daraus kann ein Schneeballsystem entstehen. Die ersten bringen ihre Erfahrungen bereits in ihrem Team oder in ihren Führungsstil ein, während die nächsten noch auf der Warteliste stehen.
  3. Seien Sie gefasst auf Vorbehalte, denn nicht jeder wird automatisch eine positive Assoziation zum Thema Achtsamkeit haben. „Esoterischer Humbug, spirituelles Zeug und das hat irgendwas mit Religion zu tun“ könnten Meinungen sein, die Ihre Initiative torpedieren. Deshalb ist es wichtig, keine Parallelwelt zur Unternehmenswelt aufzubauen, sondern nah an Sprache und Kultur des Hauses zu bleiben. Arbeiten Sie nur mit wissenschaftlich anerkannten Anbietern zusammen, die Trainer müssen zu Ihrem Unternehmen passen und ausreichend Erfahrung mitbringen. Die Angebote zu Achtsamkeitslehre, zu Mindfulness Based Stress Reduction (MBSR) oder zu Search Inside Yourself-Seminaren (SIY) sind auch in Deutschland vielfältig.
  4. Nach einem gelungenen Start können Sie die Achtsamkeit als Teil der Kultur institutionalisieren. Lokale Lerngruppen, Achtsamkeits-Botschafter und die Ausbildung von Mitarbeitern zu internen Trainern sind bewährte Möglichkeiten. Ein Mitstreiter aus den Reihen der Geschäftsführung legitimiert und unterstützt das Ganze sichtbar.

Wenn es gelingt, Achtsamkeit erfolgreich im Miteinander zu integrieren, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Engagement und Motivation der Mitarbeiter steigen werden. Der Stresslevel wird sinken und damit auch die Krankheitsquote. Das Investment lohnt also allemal. Der Google-Ingenieur Chade-Meng Tan hat es mit seinem Bestseller „Search Inside Yourself“ und den Trainings zu seiner Methode vorgemacht: Es ist seit 2007 die beliebteste Weiterbildung des Unternehmens mit langen Wartelisten.

*VUCA steht für Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity. Ursprünglich militärischen Ursprungs, fasst es heute die Herausforderungen zusammen, denen sich Unternehmen in einer zunehmend digitalisierten Welt stellen müssen.

Neugierig geworden? Die MontuaPartner Akademie hat „Achtsame Führung“ mit dem Achtsamkeits- und Meditationstrainer Gerald Blomeyer in ihrem Seminarprogramm.

Lesen Sie auch unseren Blog zum Thema „Stress reduzieren durch erfolgreiche IK? Funktioniert.“

Copyright Aufmacherbild: Unsplash/Pascal van de Vendel

Echolot-Kolumne: Hand aufs Hirn – Verstehen Sie Führung?

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Wissenschaftliche Erkenntnisse können helfen, die Führungsrolle besser auszufüllen. In unserer aktuellen Echolot-Kolumne treffen sich Hirnforschung und Kommunikation.

Wie sehr Kommunikation unsere neuronalen Prozesse steuert, ist verblüffend. Ein Einblick in die Wissenschaft würde Führungskräften – und damit auch den Mitarbeitern – das Leben und den Erfolg leichter machen.

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