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Was bleibt, was kommt in der IK

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Wir wagen den Ausblick und sagen, was 2019 in der IK wichtig werden wird. Lesen Sie mehr in der ersten Folge der „Echolot“-Kolumne in diesem Jahr auf pressesprecher.com.

 

Copyright Aufmacherbild: Andy Cat / Unsplash

 

Braucht kein Mensch

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Der nächste Hype heißt aufräumen. Auf Netflix räumt die Bestsellerautorin Marie Kondo seit Jahresbeginn in Serie auf und plötzlich wird eine Tätigkeit, die bisher meist der Aufschieberitis zum Opfer fiel, zum Trend. Gut, man muss nicht auf jeden Zug aufspringen, aber dieser hier passt hervorragend zum Start in die Jobroutine. Geht ja jetzt wieder los.

Machen Sie so weiter wie im alten Jahr? Wiedervorlage öffnen und schauen, was so ansteht? Klar, muss ja erledigt werden, aber danach lohnt es sich, alleine oder im Team einmal alles hervorzukramen, was Sie in der IK auf dem großen Zettel haben.

  • Stimmt mein Fokus noch?
    Oder will ich in Zukunft eigentlich etwas ganz anderes in der Internen Kommunikation erreichen? Langfristige Konzepte sind gut, aber auch die Unternehmenswelt dreht sich immer schneller und so manches Konzept muss sich mitdrehen. Haben Sie den Mut, Vorhaben zu hinterfragen und eventuell auf den Kopf zu stellen. Dazu zählen auch einzelne Maßnahmen, die vor einem Jahr noch sinnvoll waren, aus heutiger Sicht aber eher überflüssig.
  • Bespiele ich immer noch die richtigen Kanäle?
    Nur weil die Mitarbeiterzeitung seit zehn Jahren viele Arbeitsstunden füllt, ist sie nicht unverzichtbar. Nicht jeder Newsletter wird seinem Namen gerecht. Gebloggt wird nur sporadisch. Und warum nimmt die Teilnehmerzahl bei den Stand-ups eigentlich kontinuierlich ab? Wenn Sie jetzt Ihre Tools einem kritischen Blick unterziehen und da abspecken, wo die Hose zwickt, dann bleibt mehr Zeit für die relevanten Kanäle und wirkliche Qualität beim Content.
  • Kenne ich meine Kollegen und weiß, was sie sich in der IK wünschen? Auch eine Mitarbeiterumfrage hat eine Halbwertszeit. Planen Sie Ihre nächste Umfrage und setzen sie möglichst bald um. Fünf geschlossene und eine offene Frage reichen vollkommen.
  • Bin ich auf dem neuesten Stand der IK-Entwicklungen? Oder brauche ich ein wenig Nachhilfe, eine Auffrischung meines Wissens? Wer jetzt schon die Pflöcke für seine jährliche(n) Fortbildung(en) einschlägt, zeigt Initiative und Engagement. Darüber hinaus ist der Freigabeprozess leichter, wenn man nicht der zehnte Kollege ist, der seinen Antrag einreicht.

Aufräumen befreit, macht den Weg frei für neue Ideen und beschert uns gleichzeitig frei gewordene Zeit, die besser genutzt werden kann. Sie können zum Beispiel früher nach Hause gehen und Binge Watching betreiben. Herrlich.

 

Copyright Aufmacherbild: Unsplash/ Pacific Office Interiors

Was bist du groß geworden!

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IK-Trends 2019

/ 2018 ist das Jahr, in dem die Interne Kommunikation erwachsen geworden ist. Transformation und Veränderungsvielfalt sei Dank. Selbst Vorstände und Geschäftsführer nehmen sie mittlerweile ernst, sie darf mit am Tisch der „Großen“ sitzen und ihre Meinung hat mehr und mehr Gewicht. Eine Entwicklung, die uns bei MontuaPartner Communications natürlich sehr freut – auch und gerade, weil wir mit unserer Arbeit einen Beitrag dazu leisten dürfen. Wir haben zum Jahresende bei den Experten unseres Teams nachgefragt, wo Interne Kommunikation und Change gerade stehen – was bleibt, was kommt und was geht?

Wir sehen uns wieder – diese Themen bleiben

  • Veränderungen: sind und bleiben in aller Munde. Ein Ende der professionellen Begleitung von kleinen und großen Transformationsprozessen ist nicht abzusehen, deshalb müssen wir IK- und HR-Kollegen noch kreativer und gezielter damit umgehen. Kommunikation mit und für Mitarbeiter und Führungskräfte bleibt der entscheidende Hebel, um die Menschen im Unternehmen auf dieser turbulenten Reise mitzunehmen. Nur wer Veränderungen versteht und einordnen kann, wird ihnen gelassen und zuversichtlich begegnen – sie idealerweise sogar mitgestalten wollen. In Zeiten von demokratischem Führungsverständnis und neuen Formen des Zusammenarbeitens ist die IK Lieferant für Hintergründe.
  • Digital first: Apps, Blogs, Vlogs, interaktives Gaming, eMagazine – die Bandbreite ist groß und die Unternehmen probieren vieles aus. Was aber alle vereint und leiten sollte ist, dass jeder Schritt in die Digitalisierung einen Schritt ins Zwischenmenschliche, Persönliche, nach sich zieht.
  • Face-to-Face: Der Digital-Trend ist untrennbar mit der Gegenbewegung verknüpft – einer Bewegung hin zu mehr Persönlichem und zu Nähe. Ein sicheres Indiz: Papier-Planer feiern im Zeitalter der digitalen To-do-Liste gerade ein Revival.
  • Mitarbeiter-App: Als internes Medium wird sie ihre Position behaupten und sogar noch an Bedeutung gewinnen. Vielleicht kann und wird sie dem (Social) Intranet mehr und mehr den Rang ablaufen? Die vielen Vorteile für schwer erreichbare Mitarbeiter sind einfach riesig.
  • New Work: Was mancherorts bisher nur testweise in Projektteams geprobt wurde, wird zum unternehmensweiten Change. Diesen Prozess muss die IK langfristig und kreativ begleiten. Während einige Kollegen direkt in der neuen Struktur zuhause sind, machen sich andere gerade erst auf den Weg.


Herzlich willkommen – das erwartet uns

  • Tempo: Die Interne Kommunikation wird noch relevanter, schneller und intensiver werden – analog zu der anhaltenden Phase, die von Change und Transformation bestimmt ist und deren Geschwindigkeit noch zunimmt. Dabei dürfen neben relevanten Inhalten auch spielerische Elemente Einzug halten und…Humor!
  • Agilität: In jeglicher Ausprägung und für unterschiedlichste Gruppen im Unternehmen. Die Themen eLearning, Selbstorganisation, Working Out Loud (angeblich arbeitet bereits jedes DAX-Unternehmen mit WOL), digitale Anwendungen und vernetzte Mitarbeiter werden ganz nach oben schwimmen. Immer mehr Unternehmen handeln im Change zukünftig in drei Kategorien: Toolset (Anwendungen, Plattformen, Apps), Mindset (Kultur, Lernfähigkeit, Kreativität), Skillset (Trainings, eLearning, agile Methoden).
  • Bewegung: Die IK traut sich mehr zu, wird mutiger und wagt den Schritt zu bewegten Formaten. Vodcasts werden ein wichtiger Kanal, der informiert und unterhält, der bei den Mitarbeitern ankommt und zum schnelleren Tempo passt.
  • Professionalisierung: IK-Professionals werden händeringend gesucht, die Nachfrage steigt mit den immer komplexeren Aufgaben, die bewältigt werden müssen. Die Angebote für Aus-, Fort- und Weiterbildung nehmen entsprechend zu. Gut so!

Danke, wir sagen (langsam) Tschüß!

  • MAZ: Die Mitarbeiterzeitschrift ist weiter auf dem Rückzug, weil Apps und das „mobile Intranet“ einfach immer wichtiger werden. Obwohl die MAZ unbestritten imageprägend ist und Wertschätzung vermittelt, verzichten Unternehmen zunehmend darauf – zugunsten schneller, digitaler Kanäle.
  • Masse: Weniger ist mehr, wenn man die Mitarbeiter wirklich erreichen will. Also werden einige Kommunikationskanäle und -inhalte gehen müssen. Nicht dass, sondern wie kommuniziert wird, wird zunehmend wichtig. Endlich.

 

Es wird also alles andere als langweilig werden, in der Internen Kommunikation. Überrascht uns das? Nicht wirklich, denn schließlich haben wir es täglich mit Menschen zu tun, mit ihren Vorstellungen, Ideen und Wünschen. Wir bei MontuaPartner freuen uns auf die Entwicklungen im neuen Jahr. Einen ganz wichtigen Trend, die Professionalisierung der Internen Kommunikation, haben wir bereits aufgegriffen: Als Dozenten der „Intensivausbildung Interne Kommunikation und Change”, die 2019 erstmalig von der Deutschen Akademie für Public Relations (DAPR) angeboten wird, sorgen wir mit zahlreichen weiteren Kollegen dafür, dass die Qualität den Trends in Sachen IK & Change Rechnung trägt.

Copyright Aufmacherbild: Samuel Zeller / Unsplash

Tagst Du noch oder veränderst Du schon?

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Der Hashtag des Change Congress 2018 in Berlin glüht, unter #ChangeC18 überschlagen sich Keynote-Zitate von Reinhold Messner mit begeisterten Zitaten und Kommentaren von und zu den inspirierenden Vorträgen. Veränderung elektrisiert die Berliner Luft im historischen Güter- und Postbahnhof, wo vom 19. bis 22. November rund 800 Kommunikationsexperten zu diesem einen Thema zusammengekommen sind. Längst ist Change nicht mehr Ausnahmesituation im Unternehmensalltag, sondern die Regel. Händeringend wird nach Wegen gesucht, um damit umzugehen – in der Kommunikation, in der Organisationsentwicklung, in der Führung. Schnell wird auch hier klar, dass es sie nicht geben kann, die eine Lösung. Aber Best Practice, mutige Inspirationen, kraftvolle Netzwerke – die gibt es und aus ihrer Kraft kann jeder seinen eigenen Weg mit nach Hause nehmen.

Die Relevanz des Themenfeldes Change / New Work / (Interne) Kommunikation spiegelt sich im November in der Dichte von Ereignissen: Drei Tagungen, dreimal Berlin, fast zwei Wochen Input am Stück, mehr als 2000 Teilnehmer. Vergangene Woche die 15. Tagung Interne Kommunikation mit dem Schwerpunkt „Change“. Dann das PR Report Camp von Profis für den Nachwuchs der Branche. Und seit vorgestern der Change Congress des Handelsblatt Fachmedien Verlages. Das Themenfeld ist komplex, emotional aufgeladen und von zahlreichen mittelständischen und kleinen Unternehmen gut umgesetzt. Die Deutsche Bahn, Swisscom und SAP sind nur drei Beispiele für beste Praxis, die hier präsentiert wurde. Vielleicht gibt es ihn ja doch, den erfolgreichen Weg der Veränderung, nach dem wir alle suchen?

MPC-Geschäftsführerin Andrea Montua, die gemeinsam mit Geschäftspartner Heiko Sulimma im Rahmen der depak Tagung und des PR Report Camps zum Thema „Kulturwandel durch Führung und Kommunikation“ referierte, ist begeistert: „Unsere Branche ist gerade von einer besonderen Dynamik erfüllt, die einfach nur ansteckt. Was mich besonders glücklich macht ist die Tatsache, dass Interne Kommunikation endlich als Teil der DNA eines Unternehmens anerkannt ist. Für diese Überzeugung stehen wir seit vielen Jahren ein und auf.“

In unserer nächsten Echolot-Kolumne auf pressesprecher.com steigen wir am 28. November tiefer in die Beziehung zwischen New Work und Interner Kommunikation ein. Bleiben Sie dran!

Copyright Aufmacherbild: Deminos / fotolia

 

Wer nicht fragt, bleibt dumm

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Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es heraus. Anders in Unternehmen: Dort wird oft und viel in den Mitarbeiter-Wald hineingerufen, aber es schallt recht wenig heraus. Vielleicht kennen Sie das aus Ihrem Arbeitsalltag: Einzelne Abteilungen werden angewiesen, gute Ergebnisse, Erfolge oder positive Ereignisse in die Unternehmenswelt hinauszurufen – aber diese verhallen leider ungehört. Häufigste Ursache: Die Absender haben keine Idee davon, was die Kollegen interessiert und wie man es vermittelt. Und wenn dann obendrein vielleicht auch noch die Botschaft unklar bleibt, ist mangelndes Interesse die Reaktion:

  • Ist die Information relevant für mich?
  • Wo ist mein Mehrwert?
  • Folgt aus dieser Information eine Aktion?

Dennoch: Lieber ein selbstzufriedenes „weiter so“, als ein kritisches „Kommt das an?“. Unreflektiertes Senden hat schnell etwas Überhebliches und gefällt meist nur denen, die Interne Kommunikation zum Selbstzweck betreiben (lassen). Richtig wäre es, Meldungen und Geschichten in eine Gesamtstrategie einzubetten und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abzustimmen.

Da macht es ab und zu Sinn, sich in die Rolle der Empfänger zu versetzen. Wir lesen privat ja auch nur die Dinge, die notwendig sind, Spaß machen oder von denen wir profitieren. Was genau für Sie in diese Kategorien passt, ist Ihnen vermutlich klar. Wie es jedoch bei den Anderen aussieht, gilt es erst einmal herauszufinden. Dabei ist die Angst vor dem Empfänger völlig fehl am Platz. Mitarbeiter sind Ihre Kunden und deren Zufriedenheit sollte für Sie an oberster Stelle stehen.

Am besten starten Sie mit einer Umfrage: Online, über Fokusgruppen oder auf dem kleinen Dienstweg beim Mittagessen. Der Aufwand variiert zwar von gering bis groß, der Nutzen ist dafür immer immens.

Wie fast immer braucht es auch hier die Unterstützung „von oben“. Fingerspitzengefühl ist dann gefragt, wenn Vorgesetzte sich selbst gerne ins Zentrum der Botschaften stellen. Diesen dann zu sagen, dass das vermutlich keinen interessiert, kommt in der Regel nicht so gut an. Die Fragen müssen immer Antworten auf das „wie und warum wollen wir kommunizieren“ liefern. Damit lassen sich dann auch die Chefs kommunikativ viel besser positionieren.

Zudem ist es sinnvoll, ein paar belegbare Fakten zur Argumentation parat zu haben. Das könnten die mauen Klickraten des Newsletters oder die hohe Makulatur der Mitarbeiterzeitung sein. Wenn Sie das Vertrauen Ihres Chefs nicht genießen, dann suchen Sie sich Verbündete:

Führungskräfte anderer Bereiche, Kollegen der Personalabteilung oder des Betriebsrates. Eben solche, die nah an den Mitarbeitern sind. Im ersten Schritt geht es ja keineswegs darum, alles von Grund auf zu verändern oder den Chef in seiner Kommunikation einzuschränken. Es geht lediglich darum, zu erfahren, was die Kollegen für relevant halten. Nur so werden wir in der Internen Kommunikation Dinge produzieren, die strategischen Mehrwert haben – und vielleicht sogar Spaß machen.

Sie wollen gleich loslegen? Hier die 5 Schritte im Überblick, mit denen Sie Ihren Empfängern näherkommen:

  • Harte Fakten wie maue Klickzahlen oder fehlende Reaktionen helfen, den Entscheidungsträgern zu vermitteln, dass eine Befragung wichtig ist.
  • Anschließend gilt es, das richtige Befragungsformat zu wählen.
  • Immer die Augen fest aufs Ziel: Wenn Sie wissen, was Sie herausfinden möchten, dann wissen Sie auch, wen und was Sie fragen müssen.
  • Informieren Sie zeitnah nach der Befragung die Kollegen im Unternehmen, was sie ergeben hat – und was daraus nun folgt.
  • Nach der Befragung ist vor der Befragung: Eine Wiederholung nach einigen Monaten zeigt, ob die veränderte Kommunikation zu einer verbesserten Empfängerlaune beigetragen hat.

Noch mehr von MPC zum Thema Befragung? Gibt es HIER.

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Gefangen im Bullshit-Job? Auf keinen Fall!

Spätestens seit der Ethnologe David Graeber kürzlich in Deutschland auf Lesereise war, wabert auch hier der Begriff des Bullshit-Jobs durch Köpfe und Flure. Das gleichnamige Buch des Briten hat einem Gefühl vieler Arbeitnehmer einen Namen gegeben. Das Gefühl, mit dem eigenen Job keinen wirklichen Beitrag zur Gesellschaft zu leisten, nichts sinnstiftendes zu tun oder gar zu produzieren. Auch Public Relations und Human Resources stehen auf Graebers Liste der Papier-schiebenden Tätigkeiten, in denen vieles verwaltet, aber nichts gestaltet wird.

Wo stehen wir als intern kommunizierende Spezies?

Bei einer Lesung des Philosophen Richard David Precht konnte man kürzlich hören, dass es drei „Berufsgruppen“ geben wird, die die Digitalisierung überleben dürften: Das Handwerk, IT-Spezialisten und die meisten Empathie-Berufe. Da empfand ich mich gleich auf der sicheren Seite, denn Empathie, das ist wichtig in der Internen Kommunikation. Unersetzlich! Und sind es nicht genau jene Jobs, die Graeber als Bullshit tituliert, die Precht wiederum der Digitalisierung zufüttert? Sprich: Alles Empathische ist jenseits des Bullshit-Verdachts.

Graeber würde diese Herleitung sofort zerlegen, entlarven. Denn gerade das sei ja Bestandteil des Bullshit-Jobs, dass man nicht zugeben könne, dass er Bullshit ist. Aber jetzt mal ehrlich: Wir sorgen für Wohlfühlmomente bei den Kollegen, für Zugehörigkeit und Motivation. Wenn das keinen Sinn macht, was denn dann?

Für den tatsächlich sinnfreien Anteil unserer Arbeit gibt es Hoffnung: Führende Wissenschaftler und Ökonomen prognostizieren eine Jobübernahme von Robotern um bis zu 70 Prozent der heutigen Tätigkeiten. Das könnte mal ein funktionierendes Job-sharing-Modell werden, wenn Kollege KI ohne zu murren den Mist übernimmt, der bei uns allen tagtäglich anfällt. Wir konzentrieren uns auf die gesellschaftlich wichtigen Arbeiten und hoffen, dass wir nicht zu schnell enttarnt werden.

Copyright Aufmacherbild: Sophie Dale / Unsplash

Haben Sie Lust?

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Vernetzen, interagieren, austauschen, kollaborieren – viele Tools der neuen Arbeitswelt basieren auf menschlichem Miteinander in digitalen Kontexten. Das New Work-Konzept hat in den letzten Jahren einiges verändert und bewegt. Die Meisten von uns arbeiten heute schon nicht mehr so, wie sie es vielleicht vor fünf Jahren getan haben. Dass insbesondere die Zusammenarbeit mehr in den Fokus rückt, sorgt für neue Ideen, Innovationen, neue Verbindungen, schnellere Problemlösungen. Die digitale Kommunikation ist dabei ein starker Treiber.

Co-Creation ist eines dieser Tools, das die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen im Schulterschluss mit dem Kunden beschreibt. Sie hat ein einziges Ziel: den maximalen Mehrwert für den Kunden zu schaffen. Auch wir bei MPC haben uns ein solches Ziel gesetzt und Co-Creation soll dabei unser Werkzeug sein, um Ihnen einen möglichst großen Mehrwert zu bieten.

Lassen Sie uns gemeinsam ein neues Produkt kreieren!

Wir möchten in Zukunft noch vernetzter mit Ihnen zusammenarbeiten und deshalb Ihre Fragen zu Interner Kommunikation und Change in kurzen Videos beantworten. Entstehen soll dabei die „MPC-Sprechstunde“. Kein Wartezimmer, keine Termine, dafür Lösungen im regelmäßigen Rhythmus. Auch wir vergeben Rezepte, mit denen Sie ganz konkret die Schmerzpunkte in Ihrem Arbeitsalltag beheben werden. So kommt unsere MPC-Kompetenz zu Ihnen – regelmäßig, gebührenfrei und mitten aus der Praxis.

Mehrwert heißt maximale Relevanz

Relevanz definieren nicht die Sender, sondern immer die Empfänger. Deshalb wollen wir die MPC-Sprechstunde auch gemeinsam mit Ihnen entwickeln, möchten Ihre Themen, Fragen und Impulse einsammeln. Dafür gehen wir frei nach der Design Thinking Methode vor und setzen der Kreativität keine Grenze, sprich: Je mehr Input wir von Ihnen bekommen, desto besser! Schreiben Sie uns Ihre Meinung zu einem Youtube-Kanal, auf dem wir regelmäßig einen Beitrag der „MPC-Sprechstunde IK & Change“ veröffentlichen und geben Sie uns erste Fragen auf, die Sie im Job-Alltag bewegen. Für die Video-Antworten kombinieren wir das Wissen unseres interdisziplinären Teams mit den Erfahrungen von Einblicken in mehr als 200 Unternehmen.

Und jetzt Sie: Wir brauchen Ihr Feedback, um die MPC-Sprechstunde richtig gut zu machen. Bitte beantworten Sie anonym und spontan unseren kurzen Online-Fragebogen.

Wir freuen uns auf das entstehende Format und lassen uns gern von Ihren Ideen überraschen.

Copyright Aufmacherbild: Oleg Laptev / Unsplash

Echolot-Kolumne: Und, wie war’s für dich?

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Die Mitarbeiterbefragung soll Licht ins große Dunkle bringen. Doch der Beziehungsstatus mit der Internen Kommunikation ist: kompliziert.

Da es unrealistisch scheint, dass sich die Unternehmen dieser Welt demnächst gesammelt von ihren liebgewonnenen Mammutbefragungen verabschieden, können zumindest die Kommunikationsabteilungen einen ersten Vorstoß in die schöne neue (Digital-)Welt wagen. Anlässe für Kurzbefragungen gibt es in der Internen Kommunikation genügend.

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Copyright Aufmacherbild: Sylvie Tittel / Unsplash

Dienst nach Fortschritt

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Warum die Interne Kommunikation in den Öffentlichen Dienst verstärkt Einzug hält

Wer früher in den Öffentlichen Dienst ging, der wollte vor allem eines: Sicherheit. Das mag sich geändert haben, denn auch „der öffentliche Dienst“ ist ein durchaus heterogenes Feld von Arbeitgebern, Arbeitnehmern und Aufgaben. Aber dennoch finden sich in Unternehmen des Öffentlichen Dienstes deutlich mehr sicherheitsorientierte Menschen als in der Privatwirtschaft. Und mehr noch: Die Ansprüche vieler Arbeitnehmer gehen auch dort oft viel weiter: Sie wollen Projektarbeit statt starrer Hierarchien und Strukturen. Sie wollen ihre Ideen einbringen können und nicht an einem „das haben wir schon immer so gemacht“ abprallen. Sie wollen auch mal verändern und optimieren dürfen, wahrgenommen werden und sich weiterentwickeln. In einer Kultur, die sich über Jahrzehnte an Sicherheit und klaren Regeln ausgerichtet hat, wird Motivation nicht gerade groß geschrieben. Eine offen hinterfragende oder gar kritische Kultur ist bisher nach wie vor kaum vorhanden – warum also intern kommunizieren?

Die Antwort fällt leicht: Weil auch hier längst die Transparenz eingezogen ist und Institutionen viel stärker dem medialen Druck und öffentlicher Bewertung ausgesetzt sind. Der Bürger redet mit und möchte sehen, dass „seine“ Steuergelder sinnvoll und effizient eingesetzt werden. Dafür braucht es gute Mitarbeiter und die wollen nicht den „Muff“ eines Amtes, sondern die Entfaltung im Job. Sie wollen sich zugehörig, akzeptiert und geschätzt fühlen. Das geht uns allen so – dann sind wir motiviert, kommunikativ, ideenreich und froh. Gute Interne Kommunikation leistet genau das. Ob und wie groß der Nachholbedarf im Öffentlichen Dienst ist, haben wir Professor Dr. Bodo Klein gefragt, Dozent an der Hochschule des Bundes für Öffentliche Verwaltung in Bonn.

MPC: Professor Klein, wie steht es um die Interne Kommunikation im Öffentlichen Dienst?

BK: Einer Behörde, egal ob auf Bundes-, Landes- oder Kommunalebene, ist das Thema IK realtiv fremd. Natürlich passiert Kommunikation, aber eben nicht strukturiert und zielgerichtet. Die externe Kommunikation ist bei den meisten sehr stark und professionalisiert, auch in den sozialen Medien. Die Mitarbeiter erfahren also sehr viel, wahrscheinlich folgen sie auch den Feeds ihrer Einrichtung, aber kaum etwas erreicht sie vorab und intern. Das führt zu wenig Begeisterung und es entsteht der Eindruck, dass der Leitung die interne Information völlig egal ist. Im Kern bedeutet das, dass die IK im Öffentlichen Dienst schon immer wichtig gewesen ist, aber heute eben umso wichtiger, weil man auch hier mit dem demografischen Wandel umgehen muss. Und wenn ich in schwierigen Zeiten neue und gute Köpfe an mich binden will, dann kann ich dies nur durch Wertschätzung tun. Eine CEO-Kommunikation ist in Behörden noch unbekannt, aber immer mehr wollen etwas adäquates. Und das braucht es auch, um Herausforderungen zu bewältigen.

MPC: Wie viel Prozent des Öffenlichen Dienstes hat bereits eine IK?

BK: Wenn man ein Intranet als IK definiert, dann nahezu 100 Prozent. Wenn man aber etwas fortschrittlicheres wie ein Social Intranet meint, angepasst an die Social Media-Aktivitäten der Behörde und die kulturellen Bedingungen sowie Zielsetzungen der Behördenleitung, dann ein verschwindend geringer Teil im einstelligen Prozentbereich. Auch die Führungskräfte-Kommunikation steckt hier oftmals noch in den Kinderschuhen. Und wie in jedem Unternehmen gilt: je mehr Filter ich verwende, desto dünner wird mein Kaffee.

MPC: Was schlagen Sie vor, was wäre ein erster sinnvoller Schritt?

BK: Ich muss zunächst einmal eine Analyse durchführen. Dazu gehört es auch zu fragen, was getan werden muss, dass die Mitarbeiter sich im Rahmen ihrer Kompetenzen entfalten können – zum Vorteil des Gesamtsystems. Die IK muss so analysiert und entwickelt werden, dass sie zur Kultur und zu den herrschenden Meinungen passt. IK heißt nämlich nicht: wir schleifen alles glatt und verpassen uns einen schönen Anstrich. Das nimmt die Menschen nicht mit. Ich muss mit den Unterschieden umgehen können und diese unter einem Dach vereinen. Langfristig kann ich die Instrumente der IK dann auch nutzen, um einen Kulturwandel herbeizuführen.

MPC: Warum ist gesteuerte IK so wichtig?  

BK: Weil alle Mitarbeiter letztendlich Pressesprecher der Behörde sind. Da ist es wichtig, dass die Guten motiviert sind und bleiben. Das schaffe ich durch gute, gesteuerte Interne Kommunikation. Sie muss aber auch hier von oben gewollt sein und dabei reicht es nicht zu sagen: Ich, als Behördenleiter, will das. Zielgerichtete und strukturierte Kommunikation braucht Zeit und ist nicht nebenbei machbar. Von außen sieht es leicht aus, ist tatsächlich aber mühsam und erfordert erfahrene Mitarbeiter. Im Öffentlichen Dienst muss ich anders kommunizieren: Evolutionär, nicht revolutionär. Die Instrumente der freien Wirtschaft können nicht 1:1 übernommen werden.

MPC: Welche Hürde müssen IK-Verantwortliche nehmen?

BK: Viele. Ganz grundsätzlich gibt es im Öffentlichen Dienst eine größere Angst vor der Hierarchie, als anderswo. Deshalb muss man Wege schaffen, um offener und transparenter zu kommunizieren. Weg vom Flurfunk, hin zu strukturierter und gesteuerter Interner Kommunikation.

Wenn Sie mehr wollen für die Kommunikation in Ihrer Behörde, Ihrem Ministerium, Amt oder Institut, können wir helfen: Gemeinsam mit der Hochschule des Bundes für Öffentliche Verwaltung bietet MontuaPartner ein IK-Audit für öffentliche Einrichtungen an. Wir analysieren Ihre Interne Kommunikation systematisch über fünf Handlungsfelder hinweg, fassen die Ergebnisse grafisch zusammen und geben Ihnen umfassende Empfehlungen für künftige strategische und operative Entscheidungen und Entwicklungen. Das Ergebnis sind eine Standortbestimmung und individuelle, ganz konkrete, Vorschläge, um Ihren IK-Alltag zu verbessern und zu gestalten. Das Audit hat die Besonderheit, dass es genau die Bedürfnisse und die Ökologie des Systems Öffentlicher Dienst berücksichtigt.

Mehr erfahren? HIER!

Copyright Aufmacherbild: pan xiaozhen / Unsplash

„Kennzahlen sind nicht schlimm“ – KPI und Controlling in der Internen Kommunikation

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Ein Gastbeitrag von Christian Buggisch zum DPRG-Arbeitskreistreffen am 24. und 25. September 2018.

Wissen ist besser als nicht wissen. Klingt banal? Und doch wissen viele Verantwortliche in der Internen Kommunikation erstaunlich wenig darüber, ob und wie ihre Kommunikationsmaßnahmen wirken. Höchste Zeit daher für den DPRG-Arbeitskreis Interne Kommunikation, Change und Leadership Management, sich mit dem Thema „Kennzahlen und Controlling in der internen Kommunikation“ zu beschäftigen.

Zu Gast waren die rund 35 Besucher des Arbeitskreises bei der Gesobau, einer von sechs städtischen Wohnungsbaugesellschaften in Berlin. Die Kolleginnen der Gesobau berichteten anfangs über ein spannendes Change-Projekt, den Umzug aller Mitarbeiter an einen neuen Standort und die Begleitung des Projekts durch die Interne Kommunikation. Doch nicht nur die Kommunikation, auch das Kerngeschäft der Gesobau interessierte die Teilnehmer, befinden wir uns doch in Zeiten knappen Wohnraums und stetig steigender Mietpreise. Die Arbeitskreisleiter mussten die lebhafte Diskussion rund um diese Themen jedoch alsbald abkürzen, um das eigentliche Thema des Tages in den Fokus zu rücken.

Drei Experten näherten sich im Folgenden der Frage, wie man zu einer evidenzbasierten Internen Kommunikation kommen kann, wie sich also Wirkung und Erfolg der Maßnahmen objektiv messen lassen: Dr. Mark-Steffen Buchele von buchele cc, Martin Müller von Pulseshift und René Haller von Signum Communication.

Einen Standard-Kennzahlenkatalog für alle gibt es dabei nicht, machten alle Referenten deutlich. Zumal die Arbeit deutlich früher beginnt, bevor man versucht KPI – Key Performance Indicators – festzulegen. Die entscheidende Frage, die vor allen anderen gestellt werden muss, lautet: Warum machen wir überhaupt Kommunikation? Erst wenn sie beantwortet ist, kann man sich der Frage nähern, ob man dabei erfolgreich ist, sprich die gesetzten Ziele erreicht oder nicht.

Klingt schon wieder banal, fordert aber bei jeder Kommunikation ein Überprüfen, ob tatsächlich konkrete (!) Ziele definiert sind. „Wir sollen als IK den Kulturwandel im Unternehmen vorantreiben“, um nur ein Beispiel zu nennen, ist eben kein Ziel. Maßnahmen, die hierfür ergriffen werden, sind folglich nicht messbar, der Erfolg der Kommunikation bliebe in diesem Fall diffus und vage.

Hilfreich bei der Durchdringung des Themas ist das DPRG Wirkungsstufenmodell, das den AK-Besuchern vorgestellt wurde und beispielsweise hier ausführlich erklärt wird. Von Input (Ressourcen) über Output (Effizienz, Qualität, Reichweite, Wahrnehmung) und Outcome (Mediennutzung, Wissen über Unternehmen, Meinung, Verhalten) bis hin zu Outflow (Einfluss auf strategische Zielgrößen) reichen die Stufen und bieten reichlich Anlass, sich systematisch Gedanken über Wirkung und Erfolg von Kommunikation zu machen. Die möglichen Messgrößen sind dabei von Stufe zu Stufe sehr unterschiedlich und umfassen z. B. Reichweitenmessung bei der Output-Stufe oder Befragungen beim Outcome – auch hierfür bekamen die Arbeitskreis-Teilnehmer interessante Beispiele gezeigt, wie sich mit kompakten Befragungen und intelligentem Datenmanagement sehr elaborierte Auswertungen erhalten lassen.

Am Ende des Tages lässt sich auf Basis des Stufenmodells ein individuelles Reporting erarbeiten, das Entscheidungen auf Basis von Wissen ermöglicht. Und das sei auch gar nicht bedrohlich, wie vielleicht manche fürchten, so Mark-Steffen Buchele. Denn Kennzahlen sind kein Maßnahmen-Killer, die die etablierte Kommunikation zwangsläufig umkrempeln. Statt dessen bieten sie die Chance zur Reflexion und Modifikation. Oder in seinen Worten: „Kennzahlen sind nicht schlimm, sie sind ein Gesprächsanlass.“

 

Autor: Christian Buggisch, Leiter Corporate Publishing bei DATEV