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Zukunftsweisende Zusammenarbeit

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Die digitale Transformation verändert unsere Arbeitswelt. Künstliche Intelligenz, neue Cloud-Strategien und vernetzte Maschinen revolutionieren ganze Unternehmensprozesse. Intelligente Analysen sorgen für mehr Produktivität im Unternehmen. Aber nicht nur reibungsloser Informations- und Datenaustausch sind gefragt. Auch Kommunikationsstrukturen verändern sich und passen sich den neuen technischen Gegebenheiten an.

Was Unternehmen heute brauchen ist ein individueller Digital Workplace und ein Social Intranet, das die Kollaboration im Unternehmen vorantreibt. Denn Zusammenarbeit 4.0 entscheidet heute ebenso über Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen wie die Vernetzung von Maschinen. Die Weitergabe und das Management von Wissen sind dabei ein wesentlicher Bestandteil. Damit dies reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen ohne Hemmungen und mit viel Engagement die neue Technik annehmen. Erst dann wird das Intranet erfolgreich genutzt, Zusammenarbeit gefördert und Wissen generationsübergreifend geteilt. Schafft es das Management, diese Hürde zu nehmen und eine Unternehmenskommunikation von unten nach oben zu etablieren, steht der neuen Zusammenarbeit 4.0 nichts mehr im Wege. Wie das gelingt? Vier Faktoren für ein erfolgreiches Intranet:

  1. Organisation: Erst der Mensch, dann die Technik

Möchten Unternehmen ein Intranet erfolgreich einführen, sollten sie die Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen. SharePoint kann viel und Office 365 trumpft mit ständig neuen Features und Updates auf. Die zahlreichen Möglichkeiten können Nutzer jedoch schnell überfordern. Deshalb sollten bei der Einführung von Intranets die Informationsansprüche der Mitarbeiter ausschlaggebend sein. Ein Intranet ist nur dann erfolgreich, wenn die User den Mehrwert erkennen, tägliche Arbeitsprozesse vereinfacht wiederfinden und Zugriff auf alle nötigen Informationen erhalten.

 

  1. Kommunikation: Neue Arbeitsweisen vorleben

Der Wandel von stringent durchgeplanten Projekteinheiten hin zu einer offenen Kommunikationsstruktur ist nicht ganz einfach. Deshalb sollten Führungskräfte anfangs die Kommunikation über das Intranet vorantreiben und mit gutem Beispiel vorangehen. Die Vorteile der schnellen Informationssuche, Dokument-Sharing und Streaming, kombiniert mit bekannten Kommunikationsstrukturen über E-Mail erleichtern den Einstieg. Auch der Zugang via App über mobile Endgeräte erlaubt eine Kommunikation und Zusammenarbeit von überall ohne Medienbrüche.

 

  1. Qualifikation: Kommunikation kommt von der Basis

Sind die ersten Gehversuche geglückt – Strukturen und neue Kommunikationswege angenommen – gilt es, die Kommunikation von oben nach unten in ein Zusammenarbeiten von unten nach oben zu verwandeln. Kommentarfunktionen, Wikis, interne Webinare und Onboardingprozesse, all das hilft, um den Informationsaustausch der Mitarbeiter untereinander anzukurbeln und wertvolles Wissen zu teilen.

 

  1. Motivation: Am Ball bleiben

Ein cooles Design, gewinnbringende Features und vor allem eine einfache Handhabung sorgen dafür, dass das Intranet gern genutzt wird. Stellen Sie Foren für eine gegenseitige Hilfestellung bereit und regen Sie Kommentare an, denn auch Interaktion und Feedback motivieren.

 

Digitale Strategie führt zu mehr Produktivität

„Die Wertschöpfung, beispielsweise im produzierenden Gewerbe, orientiert sich zukünftig vor allem an der besten Idee und der weitreichendsten Vernetzung, mit der diese Idee weltweit marktreif umgesetzt wird. Wir werden demnächst alle noch mehr – digital – miteinander arbeiten, Wissen austauschen und Erlöse teilen!“

Keine Frage: Michael Scheibe, CEO und SharePoint-Evangelist der aXon GmbH, ist ein großer Fürsprecher des allumfassenden Digital Workspace. Seine Erfahrungen zeigen, dass nicht allein die Technologie zählt – vor allem eine strategische Herangehensweise und das richtige Change-Management sind essenzielle Voraussetzungen. Denn erst, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Mehrwert ihres Digital Workplace erkennen und Spaß an der Zusammenarbeit haben, wird alles geteilt und die Produktivität nachhaltig gesteigert. „Uns stehen spannende Zeiten bevor“, ist Scheibe überzeugt.

Die Einschätzung teilt auch Andrea Montua, Geschäftsführerin von MontuaPartner Communications – der Agentur für Interne Kommunikation und Change. Die bereichernde Kooperation von aXon mit MontuaPartner bietet daher ein starkes strategisches Team, das nicht nur innovative Kommunikationstechnologien liefert, sondern den gesamten Change-Prozess aktiv und agil im Unternehmen etabliert. Auf dass die kommunikative Zukunft lebendig bleibt.

 

Autorin des Gastbeitrags: Silke Drüke, Social Marketing Managerin Unternehmenskommunikation der aXon GmbH

 

Copyright Aufmacherbild: Ian Schneider, Unsplash

Unternehmenskommunikation ist messbar!

Was kostet es, was bringt es? Die Frage nach dem „Return on Investment“ hört die Unternehmenskommunikation häufig. Und kann meist nur ausweichend beantworten, welchen Wertschöpfungsbeitrag sie leistet. Weil belastbare Erkenntnisse aus Wissenschaft und Forschung dazu fehlen, startete bereits Anfang 2015 die Akademische Gesellschaft für Unternehmensführung und Kommunikation in Berlin ein auf 5 Jahre angelegtes Forschungsprogramm „Value Creating Communication“.

„Auch die Kommunikationsabteilung muss belegen, wie sie zum Unternehmenserfolg beiträgt“, kommentierte Ansgar Zerfraß von der Uni Leipzig, der dem Projekt gemeinsam mit seinem Kollegen Joachim Schwalbach sowie Christine Viertmann von der Humboldt-Universität Berlin vorsteht. Unterstützung erhalten sie außerdem von mehr als 30 national und international agierenden Unternehmen.

Erste Erkenntnisse fasste bereits Band 1 der auf 4 Publikationen angelegten Serie mit dem Obertitel „Communication Insights“ zusammen. Über 800 internationale Studien und Publikationen aus Wissenschaft und Praxis wurden gesichtet und systematisiert, um sowohl theoretische Grundlagen als auch Messmethoden und Modelle zum Kommunikations-Controlling zu präsentieren.

Teil 2 der empfehlenswerten Serie erschien dann im Sommer 2016 unter dem Titel „Wohin geht die Reise? Der digitale Wandel der Unternehmenskommunikation“. Thema waren entsprechend aktuelle Trends und die Rahmenbedingungen der Unternehmenskommunikation in Zeiten von Big Data.

Band 1 mit dem Titel „Was bringt das alles? Wertschöpfung durch Kommunikation“ können Sie hier herunterladen, weitere Folgen zum Download sowie zusätzliche Informationen zum Thema Unternehmenskommunikation bietet die Website der Akademischen Gesellschaft.

Interne Kommunikation, authentisch und glaubwürdig

Fortlaufende Jubelprosa mit aufgerüschten Success Stories macht blind für echte Erfolge oder wichtige Messages. Und sie ist teuer: Sie kostet Glaubwürdigkeit und Vertrauen. Ganz besonders gilt das für die Interne Kommunikation. Denn im Unternehmen gibt es immer Kollegen, die es aus eigener Erfahrung besser wissen und jede allzu steile Behauptung mühelos widerlegen können. Auf diesem Nährboden entstehen Gerüchte und schon floriert der Flurfunk.

Dabei lässt sich mit authentischer, glaubwürdiger Kommunikation viel gewinnen: Mitarbeiter nämlich, die internen Informationen, Botschaften und der eigenen Geschäftsführung vertrauen, sich mit dem Unternehmen identifizieren und als Markenbotschafter agieren.

Fünf Tipps für authentische IK online und offline

  1. Der Ton macht die Musik: Interner Umgang, Ton und gelebte Unternehmenskultur sollten sich in den Medien der IK wiederfinden. Passen Sie die Ausdrucksweise aber auch dem jeweils gewählten Kommunikationskanal an, denn die Sprache im Blog ist eine andere als in der Mitarbeiterzeitung.
  2. Echten Alltag abbilden: Statt Fotos aus Bilddatenbanken wie Fotolia zu verwenden, sollten Sie lieber so oft wie möglich im eigenen Betrieb fotografieren. Zeigen Sie Geschäftsführer und Kollegen in deren Alltag. Das schafft Nähe und Vertrauen gleichermaßen.
  3. Nicht unter den Teppich kehren: Unangenehme Wahrheiten gibt es überall. Gehen Sie proaktiv damit um. Unterstützen sie dabei, Führungskräfte in deren Rolle als interne Multiplikatoren frühzeitig zu informieren und sprachfähig zu machen, z.B. durch FAQs, einheitliche Sprachregelungen etc. Greifen sie kritische Themen in den internen Medien auf und richten Sie den Fokus auf Lösungen.
  4. Hürden gehören zum Leben: Erzählen Sie die ganze Geschichte. Wie aus Fehlern gelernt wird, welche Lösungen warum gewählt und welche verworfen wurden, das macht Ihre Story authentisch und nachvollziehbar.
  5. Verzicht auf Bullshit-Bingo: Lassen Sie sie einfach weg, all die Hohl-Phrasen, Schachtelsatz-Konstruktionen und abgenutzten Leerformeln. Im Zweifel bedeutet das auch, dass Sie bei Ihrer Recherche immer wieder nachfragen müssen. Das lohnt sich, denn so kann schließlich verstanden werden, was eigentlich gemeint ist.