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Wir haben geöffnet – willkommen zurück im Büro?

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An unseren festen Arbeitsplätzen wird sich einiges verändern, wenn wir langsam aus dem Homeoffice in die Büros zurückkommen. Die Interne Kommunikation hat den Auftrag, diesen Übergang kommunikativ zu begleiten. 

Durchatmen, jetzt erstmal Sommerferien – danach soll für einen Großteil der Mitarbeitenden der Ernst des Bürolebens wieder losgehen. Heißt: Der akute Krisenmodus ist vorbei, die neue Normalität beginnt und damit auch die Rückkehr an den Arbeitsplatz im Unternehmen. Business as usual? Sicher nicht, denn die immer noch geltenden Regeln zum Infektionsschutz werden alle betreffen und bringen Einschränkungen mit sich. Darüber hinaus haben viele Arbeitgeber frühzeitig reagiert und die positiven Erfahrungen der Corona-Monate in dieses neue Normal überführt. Flexibleres Arbeiten für alle, mehr Digitalisierung, mehr Offenheit und Kreativität.  

Was die einen freut, ist für die anderen einfach viel Veränderung. Die Sehnsucht nach den alten Routinen und eingelaufenen Pfaden ist größer, als man denkt. Bei der Veränderung der ureigenen Arbeitsumgebung hört für manch einen der Spaß einfach auf. Viele Emotionen sind im Spiel und deshalb ist die Interne Kommunikation mal wieder eine wichtige Beraterin für die Geschäftsführung. Wie sage ich es meinen Mitarbeitenden, dass sie an einigen Stellen umdenken dürfen – oder eben müssen? 

  1. Wenn Emotionen im Spiel sind, wird keine schriftliche Information die Empfänger wirklich erreichen. Arbeiten Sie mit Videobotschaften, Podcasts oder einem virtuellen Event, in dem die Geschäftsführung erklärt, warum neue Wege gegangen werden und wie die aussehen. Bieten Sie einen Rückkanal an, um Fragen Raum zu geben. 
  1. Schließen Sie sich mit den Kolleginnen und Kollegen von Human Resources (HR) zusammen, um Qualifizierungspakete für diejenigen zu schnüren, die Unterstützung im Umgang mit neuer Technik oder Programmen benötigen. Hybrides Arbeiten mit neuen Tools wird deutlich zunehmen und erfordert Know-how. 
  1. Kommunizieren Sie Regeln, die jetzt eingehalten werden müssen, in klarer Sprache und vielleicht auch unterstützend mit einem Erklärfilm. So prägen sich sperrige Informationen viel besser ein und bekommen eine ansprechende Verpackung. 
  1. Nutzen Sie den Moment für einen beginnenden Kulturwandel. Vielleicht hat die Krise Ihre Mitarbeitenden enger zusammengeschweißt oder der Umgang miteinander ist informeller geworden. Wenn die Geschäftsführung diese Entwicklungen jetzt weiterlebt und stützt, ist der Kulturwandel initiiert. Darauf lässt es sich wunderbar aufbauen. 
  1. Finanzielle Engpässe, gesundheitliche Einschränkungen, psychische Belastungen – gerade jetzt sollten wir die unterschiedlichen persönlichen Situationen der Menschen im Blick haben. Das erfordert auch viel Sensibilität seitens der Internen Kommunikation. Hier kann auch gemeinsam mit HR überlegt werden, wie Stimmungen erfasst und Unterstützungsangebote aufgesetzt werden können. 
  1. Begleiten Sie die Führungskräfte mit aufbereiteten Unterlagen, die diese in ihren Routinen nutzen können. Hier sollten Sie auch mögliche Fragen antizipieren und vorab beantworten. In unsicheren Zeiten sind Führungskräfte noch stärker in ihrer Rolle als Stabilisator gefragt und müssen deshalb selbst auf einem guten Fundament stehen.

Für die Interne Kommunikation geht es nahtlos weiter: In Krisenzeiten war sie vorn und sie bleibt es auch, wenn die Neue Normalität beginnt. Manche Unternehmen werden jetzt erst gemerkt haben, wie wichtig sie ist und daraus ergeben sich viele Chancen, die unbedingt genutzt werden sollten.  

Copyright Aufmacherbild: Unsplash/Morning Brew

Neustart als Chance

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Wie Unternehmen die Phase nach dem Lockdown aktiv für die Interne Kommunikation nutzen können.

Drei Monate „kollegenfrei“. Für viele Arbeitnehmende war das kein Anlass zur Freude. Sie fühlten sich isoliert, ein bisschen orientierungslos, die Ansprache fehlte und die Kaffeeküchengespräche mit den Kolleginnen und Kollegen konnten weder Mails noch Videokonferenzen ersetzen. Andere hingegen empfanden diese Phase als Geschenk. Der Stress im Team hatte erstmal ein Ende. Unausgesprochene Konflikte, mangelnde Wertschätzung, Zank und Streit blieben auf digitaler Distanz oder verloren sich in allgemeiner Kontaktvermeidung. Das Private trat vor das Geschäftliche, der Mensch vor den Mitarbeitenden.

Aktuell starten die Lockerungen und es beginnt eine schrittweise Rückkehr zur Normalität.

Es ist nicht zu erwarten, dass die Mitarbeitenden von der langen Phase im Homeoffice völlig unberührt bleiben. Ein radikal veränderter Alltag und persönliche Herausforderungen haben die Gefühlswelt verändert. Der Arbeitsplatz und die Kolleginnen und Kollegen als beständiges Element im Alltag fielen weg, Sorgen und Nöte kamen hinzu.

Aktuell ist die Interne Kommunikation in Unternehmen gefragt und gefordert. Für sie ist der Exit des Lockdowns optimal, um tradierte Strukturen zu prüfen, Hindernisse zu identifizieren und die Saat für neue Formen der Mitarbeitendenentwicklung und Zusammenarbeit auszubringen. Erneute Schließungen sind Expertinnen und Experten zufolge nicht ausgeschlossen und Menschen benötigen ein Gefühl der Sicherheit und auch der Entfaltungsmöglichkeit.

 

  1. Wie geht es uns?

Die Frage klingt fast banal. Gelingt es aber, die Teammitglieder zu einer ehrlichen Antwort zu bewegen, ist enorm viel gewonnen. Dabei sollte es aber nicht bleiben. Weder die geschäftliche noch die private Welt ist geblieben, wie sie war. Eine gezielte, klug strukturierte Umfrage kann Aufschluss darüber geben, wo jede und jeder einzelne steht, oder stehen möchte. Sie kann Konfliktherde identifizieren und auf Lösungsmöglichkeiten hinweisen.

 

  1. Sind unsere (vor Corona definierten) Ziele noch aktuell?

Die Interne Kommunikation kann nicht alle Fragen beantworten, aber es wäre gut zu prüfen, ob die strategischen Ziele der Vor-Corona-Phase noch aktuell sind. Sicher ist das keineswegs, denn die Ausgangslage war eine vollkommen andere. Es ist davon auszugehen, dass Unternehmen es hier mit neuen und anderen Wünschen und Erwartungen seitens der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu tun haben. Und auch die Unternehmen und ihre Etats sind nicht mehr dieselben.

 

  1. Sind wir auf dem richtigen Weg oder müssen wir korrigieren?

In den allermeisten Firmen haben sich Prioritäten und Projekte verändert. Vielleicht ist der Ausbau des Produktionsstandorts erstmal hinfällig, die für 2022 geplante Team-App aber brandeilig? Aus diesen neuen Gegebenheiten ergeben sich neue Aktionsfelder.

 

  1. Welche strategischen Veränderungen sind nötig, um die (Zusammen-)Arbeit langfristig sicherzustellen?

Die Notwendigkeit eines gut strukturierten Homeoffice-Angebots ist allen Unternehmen klar und für viele gehört es bereits dazu. Die Einführung neuer Werkzeuge oder das Festlegen neuer Kommunikationskanäle ist auch nicht so schwierig. Wie aber gelingt es, die Menschen so mitzunehmen, dass das Teamgefühl stark und belastbar bleibt und die Prozesse sowohl vor Ort als auch im Homeoffice bestehen bleiben und funktionieren?

 

Die Interne Kommunikation sollte in dieser Phase besonders auf folgende Punkte achten:

Ziele überprüfen und neue Ziele setzen

Ein klares Ziel gibt vielen Menschen Orientierung und Sicherheit, aber nicht allen. Sollten vereinbarte Ziele bei einzelnen Teammitgliedern zu vermehrtem Stress führen, dann ist eine Anpassung sinnvoll. Nicht alle benötigen zu jedem Zeitpunkt eine zu begegnende Herausforderung. Vielleicht ist den weniger resilienten Charakteren der aktuelle Stress schon Herausforderung genug.

 

Zur Kreativität befähigen

Benötigen die Mitarbeitenden neue Tools oder Möglichkeiten, um sich in der aktuellen Change-Phase einbringen zu können? Wie kann mehr Effizienz, Transparenz und Leichtigkeit in den Arbeitsalltag gebracht werden? Umfragen und ein Blick auf neue Lösungen und Systeme können hier Inspiration bieten.

 

Unterstützung bereitstellen

Wandel hat immer mit neuen Fähigkeiten und Herausforderungen zu tun und manchmal funktionieren die neuen Prozesse nicht gleich wie gewünscht. Teams sollten dabei unterstützt werden, eigene Lösungsansätze zu entwickeln.

 

Loben, motivieren und wertschätzen

Wertschätzung ist einer der stärksten Motivationsfaktoren bei Menschen. Die Handlungsfelder der Wertschätzung sind Respekt, Chance, Selbstwirksamkeit und der sich daran anschließende Erfolg und die Anerkennung. Jedes dieser Handlungsfelder sollte besprochen und festgelegt werden.

 

Respektiert, ernst genommen und angehört zu werden ist die Grundlage des Prozesses. Anschließend gilt es, Gestaltungsspielräume zu identifizieren. Welche Chancen gibt es, die Wünsche der Teams umzusetzen? Was ist vorhanden, was ist nötig, was fehlt noch? Werden Mitarbeitende dann befähigt, die vereinbarten Ziele selbstverantwortlich zu erreichen und sich selbst als kompetentes Team-Mitglied wahrzunehmen, ist der Erfolg so gut wie sicher.

 

Autorin: Christiane Capps

Copyright Aufmacherbild: Unsplash/Danielle MacInnes

Wir schaffen das! So kann Teambuilding im Homeoffice gelingen

In virtuellen Teams braucht der Zusammenhalt Unterstützung. Dabei können alle zum Rückhalt untereinander und zur Motivation für die gemeinsame Sache beitragen.

Wer bisher davon ausgegangen ist, dass bald alles wieder „normal“ laufen wird, hat sich offenbar einer Illusion hingegeben. Die „neue Normalität“ wird ausgerufen, aus dem vorübergehenden Modus wird Routine. Im virtuellen Joballtag müssen wir Wege finden, das Team zusammenzuhalten und auch die Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg zu belebenGerade jetzt können Interne Kommunikation und Human Resources gemeinsam vieles bewegen und Orientierung geben. Selbst wenn wir bald wieder schrittweise und alternierend an unsere Arbeitsplätze im Unternehmen zurückkehren, wird die neue Normalität das Thema Homeoffice beinhalten. Die gängige Ausrede, dass Präsenz für ein funktionierendes Unternehmen unerlässlich ist, zieht nicht mehr. Viele Mitarbeitende werden ihren Arbeitsplatz zuhause einfordern: Es bleibt also vielerorts virtuell. 

Die Frage ob und wieviel Teambuilding nötig ist, hängt natürlich von der Team- und Unternehmenskultur ab. Wo bisher das Thema Achtsamkeit gelebt wurde, passt eine gemeinsame tägliche Meditation. Wo das Thema Spaß bei der Arbeit großgeschrieben wurde, sind auflockernde Spielchen oder Gimmicks nicht fehl am Platz. Wenn Abteilungen auch den informellen Austausch beim Mittagessen gepflegt haben, ergibt ein virtueller Lunch Sinn. Da muss man schon genau hinschauen und das Passende auswählen. Auch die viel zitierte virtuelle Kaffeeküche funktioniert nur, wenn diese in der analogen Welt bereits ein Hotspot war. Darüber hinaus gibt es individuelle Unterschiede. Wer mittags für die Kinder kocht, kann nicht mit den Kollegen am virtuellen Mittagstisch sitzen. Grundsätzlich gilt: Was brauchen wir? Was haben wir vor Corona regelmäßig gemacht? Was kann dieses Ritual heute ersetzen? 

Dennoch gibt es ein paar universelle Tipps, die für jedes virtuelle Team Sinn ergeben, weil sie nützlich sind und Verbindung herstellen. Das sind unsere fünf selbsterprobten Teambuilder: 

  • Gegenseitige Wertschätzung, Lob und Anerkennung sind so wichtig und tun unheimlich gut. Als Lobende geben Sie die Rückmeldung, dass die Arbeit der anderen wertvoll ist und bestätigen indirekt deren Rolle und Position im Team. Im Büroalltag ist ein „Klasse, danke Dir“ schnell gesagt und in realen Meetings beziehen wir andere ganz automatisch mit ein, indem wir durch ein Lächeln oder ein Zunicken eine Referenz herstellen. Nennen Sie also auch in Videocalls den Namen der Kollegin oder des Kollegen, der Anteil am Projekt oder Sie einfach nur unterstützt hat. Versehen Sie das mit einem Lächeln oder einem „thumbs up in die Kamera. Nutzen Sie im Chat die Emojis, um anzuzeigen, dass Ihnen etwas gefällt, Sie froh sind, dass ein Thema erledigt oder dass Sie diese Information gut gebrauchen können. 
  • Wir alle lernen gerade dazu. Wir durchforsten das Netz nach Tipps und Tricks, die uns im Umgang mit neuen Techniken helfen und voranbringen. In den meisten Teams gibt es diejenigen, die sich richtig reinhängen, die es ganz genau wissen wollen oder solche, die neues Wissen einfach gut vermitteln können (und Lust dazu haben!). Skill-Sharing-Sessions schlauen das ganze Team auf und steigern das gemeinsame Selbstbewusstsein. Wir bekommen auch das Gefühl, gemeinsam an Herausforderungen zu wachsen und sie nicht allein meistern zu müssen.
     
  • Daumen hoch, Daumen runter oder zur Seite: Ein tägliches Stimmungsbarometer als Intro zum Team-Call macht Spaß und ist sinnvoll. Gerade für Führungskräfte ist es gut zu wissen, wie es um das Team steht und ob Einzelne etwas mehr Zuspruch und Austausch brauchen. Wer will, kann die eigene Stimmung begründen und meistens sind die Gründe für abgesenkte Mundwinkel ja auch ganz lustig – oder die positiven Erlebnisse von anderen helfen, die allgemeine Stimmungskurve nach oben zu bringen. Auch hier stellt sich der Effekt ein, sich weniger allein zu fühlen und von der Gruppe getragen zu werden.
     
  • Am Ende der Woche kurz zurückschauen, Erfahrungen, Highlights und Holprigkeiten teilen. Das kann ein schönes, verbindendes und sogar reinigendes Ritual sein, um mit der Arbeitswoche abzuschließen und gestärkt ins Wochenende zu gehen. Gleichzeitig wird der Fokus auch auf die kommende Woche gesetzt, indem Verabredungen getroffen oder Schwerpunkte gesetzt werden. Ganz nebenbei können Kolleginnen oder Kollegen, die freie Tage vor sich haben, vorübergehend verabschiedet werden und auch am Wochenende anstehende Geburtstage bekommen Erwähnung.
     
  • Dieser Tipp ist eher für Fortgeschrittene: Versuchen Sie es mal mit Visionsrunden, in denen Teammitglieder ein Thema formulieren, das sie gerne angehen würden und das entsprechende Team benennen. Hier haben auch extrahohe Ziele und vermeintliche Spinnereien einen Platz. Einfach mal losvisionieren, Bill Gates mit ins Team holen und in zukünftigen Erfolgen schwelgen. Sie werden staunen, wie hoch Ihre Kolleginnen und Kollegen fliegen wollen.
     

 Der Erfolg unserer Tipps basiert immer auf den bisherigen Erfahrungen des Teams und dem Spirit, der in ihm lebt. Egal, wofür Sie sich entscheiden – wichtig ist immer ein klarer Fokus, eine klare Intention und in vielen Fällen auch eine Moderation. Und vielleicht rückt das Team am Ende noch enger zusammen, denn das Bemühen um Verbindung kann unheimlich verbindend sein. 

 

Copyright Aufmacherbild: Unsplash/United Nations COVID-19 Response

 

 

 

Krise als Chance – wenn Führungskräfte Mensch sein dürfen

Es ist sehr wahrscheinlich, dass unsere Art zusammenzuarbeiten und unser Verständnis von Führung sich nach der Corona-Krise verändern werden. Warum? Weil unsere Arbeitswelten gerade kräftig durcheinandergewirbeln. Unser Miteinander verlässt die vertrauten Bahnen. Hierarchien erhalten eine neue Facette: Echte Nähe. Auch wir bei MPC sind im Homeoffice und schauen besonders neugierig auf die vielen verschiedenen digitalen Kanäle und Netzwerke, in denen Meinungen und Einblicke zu #weareallinthistogether, #stayathome, #stayhealthy oder #digitalsocialisation geteilt werden. Führungskräfte sind in dieser Zeit besonders gefordert, um ihre Teams zusammenzuhalten und zu motivieren. Wie geht das? Hier sind unsere acht Leadership-Hacks für Sie:

  1. Struktur schaffen: Wir Menschen sind Strukturliebend. Die fehlende Struktur des Arbeitstages macht gerade vielen zu schaffen, insbesondere denen, die neu im Modell Homeoffice sind. Als Chef*in müssen Sie Struktur geben und starten am besten mit einem täglichen Check-in, also einer virtuellen Team-Besprechung zu einem festen Zeitpunkt. Jeden Tag. So ein Termin versetzt uns in den Job-Modus: Los geht’s, die anderen sind auch am Platz, ich bin bei der Arbeit. Auch die Besprechung sollte einer Struktur folgen, die Sie vorgeben. Bei uns ist es so: 1. Neuigkeiten, 2. To Dos, 3. Damns, 4. Workload. Eine Moderator*in ruft die Teilnehmer nacheinander auf und diszipliniert – wenn nötig.
  2. Informelles zulassen: Lassen Sie zu Beginn dieses täglichen Meetings Raum für informelle Themen. Da kann auch mal der Hintergrund im Homeoffice oder der lockere Kleidungsstil kommentiert werden. So simulieren Sie den Büroalltag, in dem man ja auch erstmal ein Schwätzchen hält, bevor es losgeht. Diese kurze Zeit ist eine Art emotionales Ventil, das Sie kurz aufdrehen, um den Druck zu reduzieren.
  3. Empathie zeigen: Wie läuft es bei Dir im Homeoffice? Gerade die Ungeübte Homeworker*in verbringt vielleicht noch viel Zeit mit der Technik, dem richtigen Arbeitsplatz, Ablenkungen oder der Selbstorganisation. Fragen Sie im persönlichen Gespräch oder über eine Chat-Funktion, wie die Lage ist und ob er/sie etwas braucht, um gut arbeiten zu können. Sensibel und wertschätzend auf Menschen eingehen – dieser Einsatz bringt Gewinn, der sich nachhaltig zeigen wird.
  4. Sicherheit geben: Für sehr viele Unternehmen kann die Corona-Krise schwerwiegende wirtschaftliche Folgen haben. Aktuell herrscht zumindest eine allgemeine Unsicherheit. Wenn Sie Sichheit geben können, dann tun Sie das auch. Können Sie es nicht, dann artikulieren Sie die Unsicherheit. Seien Sie klar und ehrlich. Nichts ist schlimmer, als ein großer Raum für Spekulationen, in dem die Angst mit am Tisch sitzt. Ängstliche Mitarbeiter werden alles sein, aber auf keinen Fall produktiv und kreativ.
  5. Orientierung schaffen: Mitarbeiter*innen werden sich gerade in Krisenzeiten an Ihrem Verhalten orientieren. Seien Sie sich dessen bewusst und nutzen Sie diesen Umstand, um ganz bewusst die nötige Orientierung zu geben: Wo stehen wir? Wie geht es von hier aus weiter und warum?
  6. Akzeptanz fördern: Leiden reduziert sich nur, indem wir es annehmen. Das sollten Führungskräfte kommunizieren und vorleben. Keiner kann heute sagen, wie lange unsere aktuelle Situation anhält und ob es danach eine Normalität gibt, in die wir schnell zurückfinden. Deshalb ist es so wichtig das anzunehmen, was jetzt ist und das Allerbeste daraus zu machen.
  7. Sozialhygiene ermöglichen: Bei uns ist es die digitale Teeküche, in der unser Team sich regelmäßig trifft, um zu reden und zu lachen. Nennen Sie es Lunchbox oder Kaffeeklappe, schicken Sie den Lieferdienst zu Ihren Mitarbeiter*innen oder verabreden Sie sich zum After Work-Bier, wenn Sie dies in „normalen“ Zeiten auch tun würden. Akzeptieren Sie es aber, wenn Kolleg*innen das nicht möchten oder einfach froh sind, wenn die Bildschirmzeit vorbei ist.
  8. Vorbild sein: Mittagspause, Sport, Feierabend – im Homeoffice sind die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit fließend und plötzlich hat man zehn Stunden auf der Uhr. Leben Sie vor, dass Offline wichtig und richtig ist. Wenn Sie auf sich aufpassen, tun ihre Mitarbeiter*innen es bei sich auch.

Der Neurologe und Psychiater Dr. Volker Busch spricht in unserem aktuellen Podcast von einer großen Chance, die in dieser Krise liegt: Die Chance auf den „Shift von reinem Management zu menschengerechter Führung“. Greifen Sie zu, solange die Krise anhält.

Copyright Aufmacherbild: Markus Winkler / Unsplash