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Die 7 wichtigsten IK-Trends für 2018

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Digitalisierung, Demografiewandel und Dauerpräsenz sägen permanent am Status quo unseres Arbeitslebens – das macht auch vor der Unternehmenskommunikation nicht Halt. Niemals zuvor mussten IK-Abteilungen häufiger und schneller auf neue Trends und Themen reagieren und diese entsprechend in ihren Strategien berücksichtigen. In kurzen Verschnaufpausen, oft zum Auftakt eines neuen Jahres, mag sich da manch einer die Frage stellen: Chatbots, Content, Charisma – und was davon ist jetzt wirklich relevant…? Für alle, die nicht auf Eintagsfliegen setzen wollen, haben wir für 2018 die sieben wichtigsten und spannendsten Trends der Internen Kommunikation zusammengetragen: Von der Rückbesinnung aufs Analoge bis hin zu neuen Zielgruppenstrategien.

1. Mit Apps zu einer neuen Kommunikationskultur

Vor allem tradierte Unternehmen tun sich schwer mit den Veränderungsprozessen, die der technische Fortschritt mit sich bringt – insbesondere in der Kommunikationskultur, die zukünftig an Apps nicht vorbeikommt. Zunehmend dezentral und mobil agierende Mitarbeiter und der Einzug agiler Arbeitsmethoden zwingen allerdings zum Umdenken. Und das ist gut so: Apps fördern Interaktion und den wichtigen Dialog auf Augenhöhe und können starre Hierarchiegefüge aufbrechen, die oft als Lähmfaktor für wichtige Innovationen gelten. Überdies stärken sie Loyalität und Wir-Gefühl. Doch damit auch wirklich ein Höhenflug daraus wird, müssen sowohl Einbindung in den unternehmenseigenen Kommunikationsmix als auch die Einführung des neuen Kanals strategisch erfolgen. Wem das nötige Know-how fehlt, sollte nicht zögern, auch externe Profis zu Rate zu ziehen.

2. Analog gewinnt wieder an Stärke

Auch wenn Prozesse, Strukturen und Abläufe immer mehr den Anforderungen der Digitalisierung angepasst werden – das Analoge verliert damit nicht an Bedeutung, im Gegenteil. Start-Ups im Silicon Valley machen es vor, hiesige Unternehmen ziehen nach: Ganz bewusst wird in der IK als Gegenbewegung die analoge Kommunikation und der persönliche Kontakt forciert. In Meetings, Vier-Augen-Gesprächen oder beim Business-Lunch manifestiert sich die Wertschätzung für die Mitarbeiter – die der realen Person und nicht allein deren Arbeitskraft gilt. Ins gleiche Horn stößt auch die aktuelle Mindfulness-Bewegung, die in Zeiten latenter Burnout-Bedrohung auf Achtsamkeitsprogramme für Führungskräfte und Mitarbeiter setzt. Stichwort Aufmerksamkeitsökonomie: Der Fokus liegt hier mehr auf dem „Warum“ und dem „Wie“ der Aufgaben – nicht ausschließlich auf dem „Was“. Damit soll Stress vermindert, Mitgestaltung und Motivation gestärkt werden. (Sie wollen mehr zum Thema erfahren? Dann bitte hier weiterlesen.)

3. Führen heißt Machtverzicht

Was zeitgemäße Führung 2018 leisten muss, bringt manch einen Vorgesetzten an seine eigenen Grenzen: Im Dauerfeuer zahlloser Transformationen komplexe Projekte und Prozesse zu steuern, die laufend neue Priorisierung erfordern – das hat mit klassischem Abteilungschef-Sein nicht mehr viel gemein. Die Gefahr: Eine Generation von Führungskräften, die aus Überforderung in alte Muster wie Top-Down-Mechanismen verfällt. Was also tun? Der Schlüssel liegt nicht im sozialverträglichen Personalabbau durch die HR-Abteilung, sondern vielmehr in der konsequenten Hinführung der klassisch konditionierten Vorgesetzten zu einem agilen, partizipativen Führungsstil mit Anleihen an die Positive-Leadership-Prinzipien seitens der Internen Kommunikation. Nach diesem Ansatz übernehmen cross-funktionale, überwiegend autonom agierende Teams viele der klassischen Führungsaufgaben – und die Chefs begleiten die Prozesse motivierend, vernetzend und befähigend statt anordnend. (Was Führung 4.0 ausmacht, lesen Sie ausführlich in unserer Echolot-Kolumne auf pressesprecher.com.)

4. Digital ist das neue Social

Bis vor kurzem sollte in Unternehmen am Puls der Zeit alles möglichst „social“ sein. Natürlich sind Mitarbeiter nach wie vor dazu angehalten, sich im betriebsinternen Intranet zu informieren, zu kommentieren, zu teilen – 2018 aber erfährt das Social Intranet seine effiziente Weiterentwicklung im Digital Workplace, den die IK maßgeblich forcieren sollte. Dieser stellt Anwendungen, Informationen und Services bereit, die ortsunabhängig über mobile Zugänge erreichbar sind, um Workflow und kollaborative Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen zu fördern. Unternehmensprozesse werden so transparenter und effektiver, Insellösungen einzelner Bereiche überflüssig und der Wissenstransfer erleichtert. Vernetzte Kommunikation als lebendiger Best-Practice-Case. (Mehr zum Thema finden Sie auch hier.)

5. Content kommt von innen

Stichwort Apps und Social Intranets: Damit die Ideen und das Wissen der Mitarbeiter nicht nur in definierten Projekten zum Tragen kommen, nutzen zukunftsorientierte Unternehmen dieses Potenzial immer häufiger für die Erstellung von Content für Mitarbeiter-relevante Kommunikationskanäle. Die IK kann diesen Prozess durch Befragungen anstoßen und sollte ihn nach Möglichkeit begleiten, um mit den generierten Inhalten die verschiedenen internen Medien sinnvoll zu bespielen. Im Zuge dieser Entwicklung fällt auch die Zunahme von Bewegtbild ins Auge: Via Youtube hat sich das Erklärvideo seinen Weg in die Mitarbeiterkommunikation gebahnt, welches anschaulich, persönlich und direkt eine lebendige Kommunikation unterstützt.

6. Intelligent, effektiv – seelenlos

Im Kundenservice bereits etabliert, in der Unternehmenskommunikation noch in den Kinderschuhen, aber klar auf dem Vormarsch: Chatbots finden ihren Einsatz als digitale Assistenten bislang vor allem in standardisierten Prozessen mit klar definierten Kontexten wie Reisekostenabrechnung oder Dokumentenmanagement. Denkbar sind allerdings auch komplexere Prozesse wie Onboarding-Programme oder Informationsagenten, die Recherche-Aufgaben ausführen. Doch auch hier gilt: Die analoge, humane Kommunikation bleibt wichtigster Co-Partner des digitalen Fortschritts. (Einen ausführlichen Blog-Beitrag zum Thema finden Sie übrigens hier.)

7. Gießkanne ist gestrig

Eine Information für alle? Wer im neuen Jahr seine Mitarbeiter adäquat mit wichtigen News versorgen will, sollte auf die entsprechende Zielgruppenrelevanz achten: Es gilt, noch mehr direkte Informationen für die diversen Zielgruppen im Unternehmen bereitzustellen. Dadurch werden Kommunikationsstrategien immer komplexer und müssen viele Variablen beachten. Umso wichtiger, dass die Interne Kommunikation ihre Adressaten vorab ganz klar definiert und ihr Informationsbedürfnis analysiert.

 

Copyright Aufmacherfoto: Drew Graham, Unsplash

 

Digital killt analog? Besser nicht!

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Wenn die Digitalisierung unseres Arbeitslebens maßlos wird, ist gut gemeint nicht immer gleichbedeutend mit gut gelöst. Stichwort Kommunikation – warum persönlich mit dem Büronachbarn reden, wenn es Chats und Social Intranets gibt? Warum sich mit Kollegen zum Business-Talk treffen, wenn die digitale Realität von Skype und Co stets nur zwei Clicks entfernt ist? Doch spätestens hier sollte sich auch die Frage stellen: Verändert die Macht der Technik unsere Kommunikation wirklich zum Besseren…? Um es kurz zu machen: Ja. Und nein. Ein klassisches „Jein“-Dilemma – das sich bei kluger Handhabung seitens der Kommunikation aber positiv lösen lässt.

Digitalisierung hält vom Denken ab

Dass innovativ nicht immer auch zwangsläufig effektiv bedeutet, machte jüngst jedenfalls die EY-Studie „Renaissance des Analogen“ sehr deutlich: Annähernd die Hälfte aller 800 befragten Führungskräfte gab an, dass die fortschreitende Digitalisierung für sie mehr Stress als Bereicherung bedeute. Warum? Weil die permanente Erreichbarkeit sie beispielsweise vom intensiven Denken abhalte. Da werden vermeintlich produktive Tools – möglichst viel möglichst schnell parallel organisieren/abstimmen/bewerten – zum Killer für effiziente Arbeit. Und erreichen so das Gegenteil von dem, wofür sie eigentlich eingesetzt werden. Vor allem die tägliche Email-Flut hat die Studie als Produktivitäts-Hemmer Nummer 1 identifiziert: Wer im Minutentakt seinen Account auf neue Mails checkt, kann sich nicht tief genug in ein Thema versenken, um zu innovativen Lösungen zu gelangen. Die aber für den langfristigen Unternehmenserfolg unabdingbar sind. Was also tun? (Für sehr Eilige: Am Textende finden Sie 5 hilfreiche Tipps zum besseren Umgang mit digitaler Kommunikation.)

Es menschelt so schön

Die simple Antwort der Studie – und aller IK-Abteilungen, die nicht komplett der Digitalhysterie verfallen sind: Wieder mehr Analoges wagen! Denn die Kommunikationsform, die im Zuge der Digitalisierung zum Stiefkind zwischenmenschlicher Dialoge degradiert wurde, hat noch lange nicht ausgedient. Und daran wird sich so schnell auch nichts ändern.

„Aus 13 Jahren IK-Erfahrung können wir eines mit Gewissheit sagen: Nichts motiviert Mitarbeiter so sehr wie das persönliche Gespräch – ganz gleich, ob mit Vorgesetzten oder Kollegen. Digitale Kommunikationsformen können das sinnvoll ergänzen, nie aber komplett ersetzen!“

MontuaPartnerCommunications-Geschäftsführerin Andrea Montua bestätigt damit nur die Quintessenz der Studie:

„Die gute, analoge Kommunikation in Form von Meetings, Brainstormings oder Innovations-Workshops hat nicht nur für die befragte Führungsriege immense Bedeutung – ganz generell ist sie der Kitt, der Unternehmen dauerhaft zusammenhält!“

Denn der persönliche Kontakt von Angesicht zu Angesicht wird als viel wertiger, ja: wertschätzender wahrgenommen, als digitale Kommunikationsformen. Chats und Co. werden häufig einfach nebenbei abgehandelt – ein echtes Gespräch hingegen erfordert viel mehr konzentrierte Zeit und Aufmerksamkeit. Eine wichtige Erkenntnis, die im zukunftsorientierten Silicon Valley bereits zum einhelligen Grundverständnis innovativen Arbeitens zählt: Mögen die dortigen StartUps noch so digital durchkonzeptioniert sein – sie legen extremen Wert auf räumliche Nähe und den persönlichen Kontakt ihrer Mitarbeiter untereinander.

Gleichgewicht halten!

Dieses Denken sollten sich hiesige Kommunikations-Abteilungen auch zu eigen machen: Es geht nicht darum, die eine durch die andere Kommunikationsform zu ersetzen, sondern vielmehr darum, beide sinnvoll miteinander in Einklang zu bringen. Wie viel Digitales oder Analoges jedes Unternehmen letztlich braucht, ist eine sehr individuelle Entscheidung, die die Interne Kommunikation im strategischen Schulterschluss mit der Geschäftsführung entscheiden muss. Oftmals ist das eine Entwicklung, die nicht von heute auf morgen passiert und vielleicht sogar mit einer Change-Begleitung einhergehen muss. Wichtig ist nur, solche Tools und Dialogformen zu identifizieren, die zum Unternehmen und den Mitarbeitern passen – und adäquat genutzt werden. Denn kein noch so gut gemeintes Meeting macht Sinn, wenn die Teilnehmer darin keinen Mehrwert erkennen. Haben Sie den Mut, verschiedene Dialogformate auszuprobieren, selbst wenn Sie mit manchen Versuchen scheitern oder es etwas Zeit braucht, bis die Formate anerkannt und gern genutzt werden. Am Ende des Prozesses steht ein Kommunikations-Mix, der das Unternehmen nach innen und außen stärker macht.

 

5 Tipps zur besseren Balance von analog und digital

 

  • Begrenzen Sie den Check ihrer Emails auf einmal stündlich – Sie werden sich wundern, wie viel konzentrierter Sie plötzlich arbeiten
  • Strukturieren Sie Ihren Tagesablauf – planen Sie täglich festgelegte Zeiten für analoge und digitale Kommunikationsnutzung
  • Beherzigen Sie die simple Regel „Eine Sache zur Zeit“ – nichts geht schneller/besser/organisierter, wenn parallel gechattet, telefoniert, gesurft wird
  • Initiieren Sie wiederkehrend Brainstormings zur Ideenfindung – die erfolgreichsten Lösungen finden sich meist gemeinsam im Team
  • Nehmen Sie regelmäßig analoge Zusatz-Angebote wahr – Workshops, Coachings oder Hackathons sind echte Innovationstreiber

 

Copyright Aufmacherbild: Priscilla Du Preez, Unsplash