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Digitale Kollaboration braucht Vielfalt

Virtuell zusammenarbeiten, sich mit Kollegen rund um den Globus austauschen, Ideen diskutieren und Projekte unabhängig von Zeit und Raum vorantreiben. So könnte die digitale Kollaboration funktionieren, könnten Innovationen entstehen und kreative Kräfte freigesetzt werden. Social Collaboration Tools dafür gibt es inzwischen in Mengen. Jedoch: Sind sie erstmal im Unternehmen eingeführt, ist die Nutzung eher bescheiden. Woran das liegen und wie umgesteuert werden könnte, ergründet Web-2.0-Guru Dion Hinchcliffe in seinem Digital Strategy-Blog.

One size fits all passt häufig nicht

Launig beschreibt Hinchcliffe, wo die aktuellen Probleme liegen. Er kritisiert, dass in vielen Betrieben „große Lösungen“ implementiert werden. Frei nach dem Motto, „one size fits all“. Ein Unding, denn die Nutzungsansprüche von Mitarbeitern aus Marketing, Sales, Forschung oder Verwaltung unterscheiden sich ganz erheblich. Und die dort arbeitenden Menschen auch.

Hinchcliffe beschreibt, was wir IK-Praktiker im Alltag häufig erleben: Eine oft allzu komplexe Technik, vernachlässigte User, zu deren Arbeitsalltag die Tools nicht passen, und ein Software-Zoo, weil sich viele Teams die für sie passende technische Lösungen selbst suchen.

Hinchcliffes Lösungsansatz ist für uns interne Kommunikatoren fast schon ein Mantra: Gutes Change-Management gepaart mit transparenter Kommunikation und ganz viel Geduld. Und er plädiert für eine IT, die lernt, die Ansprüche und Tools der unterschiedlichen Nutzergruppen zu integrieren, statt alle über einen Kamm zu scheren.

Den Beitrag von Dion Hinchcliffe finden Sie hier.

Kommunikationsfluss in virtuellen Teams

Wer in Teams arbeitet, dessen Mitglieder an verschiedenen Standorten sitzen, lernt die Segnungen von Social Software im Unternehmen schnell schätzen. Oft mit dem Schlagwort „Enterprise 2.0“ belegt, könnten Arbeitsplattformen mit virtuellen Teamräumen effektive Wege für die Zusammenarbeit öffnen.

Ausgestattet mit den passenden Werkzeugen für die Projektarbeit, können mit solchen Collaboration Plattformen deutliche Effizienzgewinne erreicht werden. Und wenn dann auch noch alle im Team wissen, was sie im virtuellen Raum wofür nutzen können, flutscht die Zusammenarbeit.

Eine grobe Orientierung, welches Tool sich im virtuellen Team für welche Kommunikationsaufgabe eignet, zeigt ein Chart zum Kommunikationsfluss des US-Kommunikationsanbieters PGi. Die Ablaufgrafik zeigt aber auch, dass manchmal das gute, alte Telefon die schnellste Lösung sein kann.

 

Suchen Sie noch oder twittern Sie schon?

Sich mit Kollegen der internen Kommunikation vernetzen, aktuelle Fachinformationen recherchieren, Wissen gewinnen und austauschen und dabei Seismograph für die relevanten Schnittstellen in Ihrem Unternehmen sein: Der Microblogging-Dienst Twitter bietet unzählige Möglichkeiten und Vorteile – auch für uns interne Kommunikateure und die Kollegen aus dem HR-Bereich. Bei vielen ist die anfängliche Vorsicht oder gar Skepsis bereits gewichen und das Tool ist für sie zu einer wichtigen Info-Quelle geworden.

Sie haben den Einstieg zu Twitter bislang nicht gefunden? Es ist ganz einfach – wir haben Ihnen im Folgenden die wichtigsten Informationen zur Einrichtung und Nutzung eines eigenen Twitter-Accounts zusammengestellt: 

Einrichtung eines Accounts:

Was Sie dafür brauchen: ein Foto von Ihnen als Profilbild, ein Foto, das gut zu Ihnen passt, als Titelbild, eine E-Mail-Adresse und eine „knackige“ Kurz-Biografie.

Den Rest erledigen Sie ganz einfach mit der selbsterklärenden Anmeldung von Twitter.

Zeit für detailliertere Einstellungen (u.a. die Frage: „Will ich, dass meine Tweets automatisch auf meiner Facebook-Seite gepostet werden?“) bleibt später immer noch.

Vernetzung

Twitter ist ein dynamisches und sehr schnelles Medium voller aktueller Informationen, Microtrends und relevanten Quellen.

Um sich mit anderen Usern oder Unternehmens-Accounts zu vernetzen, gibt es drei Arten:

a) Suchen Sie nach Namen von Menschen, die Sie interessieren oder faszinieren

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b) Suchen Sie nach Themen, die Sie umtreiben

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c) Verzweigen Sie sich in Ihren Treffern weiter und lassen Sie sich treiben. Schauen Sie sich die Follower von gefundenen Usern (und deren Follower und deren Follower …) an, lesen Sie sich deren Beiträge durch, klicken Sie auf eingebettete Links und lassen Sie sich inspirieren von der Dynamik eines Microblogs, der Informationsgüte eines Wikipedia, der Informationsmenge eines Google und dem durchaus vorhandenen Esprit eines Bonmots in 140 Zeichen.

Begegnet Ihnen das „#“-Zeichen (Raute oder Hashtag), klicken Sie auf den Begriff dahinter. Mit der Verwendung eines Hashtags ordnet der User seinen Beitrag („Tweet“) einer Art Themenkategorie zu. Die Hashtags sind nicht fest vergeben, jeder von uns kann eigene Begriffe entwickeln und zum Einsatz bringen. Hashtags sollten allerdings so verwendet werden, dass andere Nutzer auf die Idee kommen können, den verwendeten Begriff auch zu suchen und selbst zu verwenden.

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Bitte folgen! Anders als in vielen anderen Netzwerken basiert Twitter nicht auf dem Grundsatz einer gegenseitigen Vernetzung, sondern kann auch einseitig sein. Wenn Sie jemandem folgen möchten, tun Sie das. Ihr digitales Gegenüber kann entscheiden, ob er Ihnen auch folgen möchte oder nicht. Das „Folgen“  bedarf keiner Zustimmung des Nutzers, die geposteten Inhalte sind frei verfügbar für jeden Interessenten.

Kommunikation

Auch wenn rund 40 Prozent der angemeldeten User Twitter ausschließlich passiv nutzen, dient das Tool primär der Kommunikation mit- und untereinander. Eine Besonderheit: Twitter ist eher ein Sende- denn ein Dialogmedium. Man twittert das, was man selbst für relevant hält und teilt es mit seinen Followern. Daraus können sich Dialoge und Kommentare ergeben, müssen es aber nicht.

Wenn Sie selbst einen Tweet auf Twitter formulieren möchten, stellen Sie sich die einfachen Fragen:

  • Würde ich als User den Beitrag mit Interesse lesen?
  • Gibt es eine Kategorie, der ich den Beitrag mit einem Hashtag zuordnen möchte?
  • Gibt es eine Quelle, auf die ich verlinken möchte, um weitere Informationen zu geben?

(ein bisschen) Glossar:

Tweets: Beiträge eines Twitter Users (Verb: twittern oder tweeten, dem englischen Wort für „zwitschern“ entlehnt)

Follower: Abonnenten der Beiträge eines Twitter-Users

Timeline: ständig aktualisierte Anzeige der Beiträge der Accounts, mit denen Sie vernetzt sind

Hashtag: Kategorisierung von Tweets

Mention: Erwähnung eines Users @username mitten in einem Beitrag (der User erhält darüber einen Hinweis). Dieser Beitrag wird allen mit Ihnen vernetzten Usern in deren Timeline angezeigt.

Retweet: ein gefundener Beitrag ist so lesenswert, dass er mit den eigenen Followern geteilt wird

Faven oder Favorisieren: wenn Ihnen ein Beitrag auf Twitter gut gefällt, Sie ihn aber nicht in Ihrem persönlichen Netzwerk mit einem Retweet teilen möchten, faven Sie ihn einfach als Zeichen der Wertschätzung für den Autor des gefundenen Beitrags.

Zitieren: ähnlich wie ein Retweet, aber Sie können den Beitrag noch zusätzlich mit einer persönlichen Anmerkung/ Einordnung ergänzen

140 Zeichen: mehr Zeichen stehen Ihnen beim Verfassen eines Tweets nicht zur Verfügung. Ihnen wird beim Verfassen eines Tweets angezeigt, wie viele Zeichen Ihnen noch zur Verfügung stehen. Die Anzeige sollte nicht rot werden, denn dann haben Sie zu viele Zeichen genutzt. Vorteil der Zeichenbeschränkung: Die begrenzte Zeichenmenge trägt zu pointierter Informationsvermittlung und Kommunikation bei.

So, und jetzt einfach mal loslegen 🙂 !

5 Kommunikationstipps für Ihr neues Social Intranet

 

Unternehmen, die ein Social Intranet einführen, begeben sich auf eine längere, spannende Reise. Sie starten nicht nur ein modernes Kommunikations- und Kollaborationswerkzeug, sondern in den allermeisten Fällen auch einen Kulturwandel. Was ist also in der begleitenden Kommunikation besonders zu beachten?

  1. Kommunikationsmaßnahmen langfristig anlegen

Kulturveränderungen brauchen einen langen Atem und eine fortlaufende Kommunikation. Die gilt ganz besonders auch für die Einführung eines Social Intranets. Den Umgang mit dem neuen Medium ausprobieren, immer wieder in unterschiedlichen Medien und Formen zu erfahren, welche Ziele mit der Einführung verfolgt, welche Erwartungen für den Umgang an die Mitarbeiter gerichtet werden und was wie das Neue funktioniert, all das sollte immer wieder – gern auch angereichert mit praktischen Bespielen und „live“-Übungseinheiten – über mehrere Monate hinweg über verschiedene Kanäle kommuniziert werden.

  1. Crossmedial vorgehen

Nutzen Sie die gesamte Klaviatur Ihrer Kommunikationsinstrumente. Vor dem Start können Gesamtprojekt, Hintergründe und Funktionen via Print und online Medien vorgestellt werden. Events zum Start schaffen Aufmerksamkeit und unterstreichen die Relevanz. Regelmäßige „Sprechstunden“ mit ansprechbaren „Socializern“, die an PC-Terminals Nutzer life beraten, Fragen beantworten und Hilfestellungen geben, positioniert an aufmerksamkeitsstarken Treffpunkten wie z.B. in der Kantine, bauen Nutzungsschwellen ab.

  1. Spielerische Elemente zum Kennenlernen

Ob virtuelle Schnitzeljagden, im neuen Netz versteckte Botschaften und Begriffe oder auch über die neuen Tools hinweg verteilte Bilderrätsel: Spielerische Elemente helfen, die Funktionen des neuen Intranets zu entdecken, auszuprobieren und auf entspannte Weise kennenzulernen. Zusätzliche Anreize können durch die Verlosung von Incentives für die „Spieler“ gesetzt werden. Ziel ist dabei immer, die neue Welt und deren Mehrwert für sich selbst spielerisch zu entdecken.

  1. Führungskräfte gewinnen

Als erste Ansprechpartner der Mitarbeiter sind Führungskräfte (FK) für die erfolgreiche Einführung essentiell. Deshalb sollte eine frühzeitige und die FK in ihrer Multiplikatorenrolle unterstützende Kommunikation aufgesetzt werden. Besonders bewährt haben sich zudem Einzel-Trainings für FKs durch junge, internetaffine Mitarbeiter, sogenannte Digital Natives.

  1. Nutzer beteiligen

Social Intranets leben von und mit der aktiven Beteiligung der Nutzer. Beteiligen Sie die Nutzer an Entwicklung und Evolution Ihres Social Intranets und kommunizieren Sie dies regelmäßig. Dies sichert längerfristig die Nutzungsbereitschaft, weil auf die Bedürfnisse der Nutzer eingegangen wird. Obendrein verbessert sich durch das Nutzer-Feedback auch die Alltagstauglichkeit Ihrer Plattform.