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Mehr Selbstbewusstsein in der Internen Kommunikation

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In der Theorie ist die Rolle der Internen Kommunikation uns allen klar. In der Praxis erleben wir immer noch große Unterschiede zwischen dem, was sein soll und dem, was ist. Trotz erworbener Qualifikation und Titel auf der Visitenkarte, ist der Druck zu leisten, zu liefern und sich zu beweisen, in der IK extrem hoch.

Vielleicht kennen Sie das: Sie haben eine gute Idee zur Internen Kommunikation – sie wird als überflüssig abgetan. Ein diffuser und unliebsamer Auftrag der Geschäftsleitung schwebt im Raum – das kann doch die Interne Kommunikation machen! Was ich damit sagen will: In dem Bemühen, die Bedeutung und Wirksamkeit von guter IK im Unternehmen zu manifestieren, gerät man schnell unter die Räder. Die strategische Weiterentwicklung bleibt auf der Strecke, weil das Tagesgeschäft mit diversen Aufgaben von unterschiedlichen Absendern gefüllt wird. Nur ein Beispiel von vielen – aber warum ist das oft so? Weil die IK ein Bereich ist, der sich weiterhin entwickelt und formt. Es erfordert viel Durchsetzungskraft und Erfolge seitens der Mitarbeiter, um der IK Anerkennung zu verschaffen. Sie gehört in vielen Unternehmen immer noch zu den Bereichen, die sich ihre eigene Notwendigkeit und Akzeptanz mit Beharrlichkeit erkämpfen muss.

Manchmal sind es sogar Führungskräfte oder Kollegen des direkten Umfeldes, die eine schwache Position der IK noch befördern. Da wird gerne mal reinregiert oder mit der falschen Brille korrigiert. Wie können wir als interne Kommunikatoren dem begegnen? Wichtigste Tools: Langer Atem und dickes Fell.

Die IK muss auch sich selbst kommunizieren

Tatsächlich erfordert eine erfolgreiche IK eine gute Strategie – nicht nur auf der operativen, sondern auch auf der Meta-Ebene. Das können Sie tun:

  • Bestehen Sie auf einem eigenständigem Kommunikationskonzept für die IK, mit dem Sie sich klar positionieren und im Zweifel auch abgrenzen können. Das bedeutet nicht, dass Sie autonom agieren wollen. Im Gegenteil: Ein ganzheitliches Kommunikationsmanagement sollte immer das übergeordnete Ziel und Ihre Basis sein. Aber wenn Ihre Strategie klar ist, dann lassen sich auch Aufgaben klar zuordnen.
  • Gute IK erfordert volles Commitment und Partizipation der Geschäftsleitung. Holen Sie sich im Vorfeld den Rückhalt für Ihre Konzepte, Strategien und Projekte ab, um dann mutig voranzuschreiten. Halten Sie Ihre Geschäftsführung auch über die Relevanz der Internen Kommunikation auf dem Laufenden. Es gibt ausreichend Studien und Best Practice-Beispiele, die ihre Wirksamkeit und positive Effekte belegen. Eine von Ihnen verfasste Management-Summary berücksichtigt das geringe Zeitbudget der Chefs und unterstreicht Ihr Engagement.
  • Erklären Sie, warum Sie so und nicht anders vorgehen wollen (und werden!). Vielen Ihrer direkten Kollegen werden die Mechanismen, das Wording und auch die Strategien der IK schlicht nicht bekannt sein, weil diese organisationsübergreifend funktionieren müssen. Je mehr Ihre Kollegen von der IK begreifen, desto wertschätzender werden sie agieren und Ihre Bemühungen unterstützen.
  • Fordern Sie ein adäquates Budget ein und belegen sauber, warum und wofür Sie das Geld einsetzen. Sparmaßnahmen bekommen die Mitarbeiter oft als erste zu spüren. Im Vergleich zu anderen Bereichen der Kommunikation, dem Marketing oder der Pressestelle, schneiden die IK-Etats dann relativ schwach ab. Das liegt in den seltensten Fällen an den besseren Argumenten der anderen, sondern an mangelndem Standing der IK. Oftmals werden Budgets auch einfach nur fortgeschrieben, statt sie an die aktuellen An- und Herausforderungen anzupassen.
  • Positionieren Sie sich als strategischer Partner der Geschäftsführung und der oberen Führungsebene – auf Augenhöhe mit der externen Kommunikation. Mit gut konzipierten Instrumenten aus Ihrer Feder unterstützen Sie diese aktiv in ihrer Internen Kommunikation. Ihr Know-how rückt in das Blickfeld der Führenden. Authentische und umfassende Führungskräftekommunikation ist das A&O jedes erfolgreichen Unternehmens mit motivierten Mitarbeitern. Ihr Wissen ist deshalb wertvoller, als viele denken.
  • Der Austausch mit einem professionellen Sparringspartner oder anderen internen Kommunikatoren hilft, stärkt und befähigt Sie, Ihre Position auszufüllen. Exakt Ihren Herausforderungen sind glücklicherweise auch schon andere begegnet. Im Rahmen von Kongressen oder Fortbildungen können Sie Ihr Netzwerk erweitern und vielleicht sogar einen regelmäßigen Austausch organisieren.

Der Wert der IK und der Menschen, die im Unternehmen dafür verantwortlich zeichnen, wird gerne unterschätzt. Dabei sind es genau diese Menschen, die mit Empathie nach innen schauen, Stimmungen wahrnehmen und zuhören, um maßgeschneidert darauf zu reagieren. Nachhaltige Wirkung der IK entsteht jedoch erst durch Kontinuität, durch Angebote, die an den Bedürfnissen der Mitarbeiter ausgerichtet sind und die Chance, diese Maßnahmen überhaupt erst zu ergreifen. In manchen Fällen muss diese eben beharrlich erarbeitet werden.

Tipp: Der DPRG-Arbeitskreis „Interne Kommunikation, Change und Leadership Communication“ vernetzt.

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Echolot-Kolumne: Hand aufs Hirn – Verstehen Sie Führung?

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Wissenschaftliche Erkenntnisse können helfen, die Führungsrolle besser auszufüllen. In unserer aktuellen Echolot-Kolumne treffen sich Hirnforschung und Kommunikation.

Wie sehr Kommunikation unsere neuronalen Prozesse steuert, ist verblüffend. Ein Einblick in die Wissenschaft würde Führungskräften – und damit auch den Mitarbeitern – das Leben und den Erfolg leichter machen.

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Nimm mich mit, lieber Chef, auf die Reise

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MPC-Review: Deutsche Presseakademie (depak) Fachtagung Interne Kommunikation und Staffbase Summit 2018.

Schon das Set-up der depak-Fachtagung Interne Kommunikation zeigte: Hier geht es um Veränderung. Man saß kompakt beieinander, keine frontale Beschallung sondern aktives Miteinander an runden Tischen, verstreut im Raum. 120 Teilnehmer hatten sich am 19. und 20. April in Berlin zum Leitthema „Employee Engagement im Changegetroffen.

Und wieder einmal wurde von den erfahrenen Rednern bestätigt: Führungskräfte und die Interne Kommunikation sind die wichtigsten Player in sich wandelnden Zeiten. Wenn der Unternehmensalltag von Berg- und Talfahrten bestimmt ist sind sie es, die für das nötige Gleichgewicht sorgen müssen.

Keynote-Speaker, Olympiasieger und Unternehmer Michael Groß skizzierte den neuen Digital Leader, der Machtverlust zulässt und Herausforderungen ganzheitlich begegnet. Die Interne Kommunikation ist sein wichtigstes Tool im Motivations-Koffer.

Erfrischend ehrlich war manch Best-Practice-Beispiel mit Mut zum „Reality-Case“. Hier wurde auch mal der mitunter steinige Weg eines Unternehmens inmitten von Veränderungen beschrieben: Dort haben wir angefangen und hier stehen wir heute. Dazwischen? Ein Weg voller Unwägbarkeiten und am Ende doch guten Entwicklungen. Dr. Christian Chua von der KfW beispielsweise kündigte seinen Beitrag mit den sympathischen Worten an: „Ich habe höchstens einen Okay-Case dabei.“ Und genau solche Okay-Cases machen anderen Mut, sich auf den Weg zu machen und nicht aufzugeben statt den Hochglanz-Beispielen hinterherzuhecheln.

Praktisch wurde es in den anschließenden Workshops. Die MontuaPartner Kollegen Andrea Montua und Heiko Sulimma näherten sich mit 70 Teilnehmern den Schmerzen einer Organisation in Veränderungssituationen und entwickelten Lösungen für deren Linderung. Beide zeigten sich beeindruckt von der großen Offenheit der Teilnehmer, die tiefgehende Diskussionen möglich machten.

Insgesamt eine extrem gelungene Veranstaltung, die intensiven Austausch in einem familiären Miteinander bot.

Staffbase Summit in Berlin: „Gib mir die Hand“

Familiär ging es auch beim Staffbase Summit 2018 in Berlin zu. Kunden und Kooperationspartner der App-Entwickler aus Chemnitz feierten den digitalen Handschlag: Die Mitarbeiter-App. Interessant vor allem die verschiedenen inhaltlichen Ansprüche, zum Beispiel eines Bostoner Kinderkrankenhauses, der Hüttenwerke Krupp oder T-Systems. Klar, sie alle wollen möglichst viele Mitarbeiter über ein zeitgemäßes Tool erreichen, aber ihre Strukturen und Bedürfnisse in Bezug auf eine App können unterschiedlicher nicht sein.

MontuaPartner Kollegin Gaby Neujahr war eingeladen worden, in ihrer Keynote das Thema „Kommunikative Begleitung von App-Einführungen“ zu öffnen. Dabei richtete sie den Fokus der Teilnehmer auf die strategischen Aspekte bei der Implementierung einer Mitarbeiter-App: Passt eine App zu meiner Unternehmenskultur? Was will ich erreichen und wie kann mich die Interne Kommunikation dabei unterstützen? Was oft vergessen wird: Die Einführung einer App ist ein Change. Auch deshalb ist es für einen langfristigen Erfolg der App ganz wichtig, dass die Geschäftsführung als aktiver Unterstützer mit im Boot sitzt.

Der rote Faden der zweitägigen Veranstaltung war besagter „Digital Handshake“. Eine App kann den Mitarbeitern die Hand reichen und sie auf viele Reisen mitnehmen, die Unternehmen heute machen müssen.

Randnotiz: Zwischen den Keynotes lernten die Teilnehmer anspruchsvolle analoge Handshakes und unsere Kollegin Carolin Winkelmann gewann sogar den abschließenden Contest. Übrigens: Wir sind auch im digitalen Händeschütteln ganz weit vorn: Testen Sie doch mal die MPC-App-Kompetenz.

Copyright Aufmacherbild: Noah Näf/Unsplash

 

 

 

 

Probier’s mal mit Veränderung

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Mitunter könnte man meinen, deutsche Unternehmen seien von lauter Balus bevölkert. Dann nämlich, wenn frei nach der Maxime „Probier’s mal mit Gemütlichkeit“ des berühmten „Dschungelbuch“-Bären  Veränderungsprozesse zunächst passiv bestaunt werden: „Change? Ist doch gerade so schön bequem hier!“ Dass aus dieser Haltung keine überbordende Motivation erwächst, den Wandel zu akzeptieren oder ihn gar  mitzutragen, liegt auf der Hand.

Doch Change ist in der Regel kein Modephänomen, das sich Unternehmen leisten, weil es so hübsch zeitgemäß ist. Vielmehr ist Change in den meisten Fällen absolut nötig. Die Ursachen hierfür können ganz unterschiedlich sein: Kostendruck, Veränderungen in Markt und Wettbewerb, Leitungswechsel oder Nachfolge-Regelungen, neue Zielgruppen … Konstant bleibt in allen Fällen nur eins: Die Gefahr zu scheitern. Und daher die absolute Notwendigkeit, die Mitarbeiter von Beginn an mitzunehmen. Sonst ist nämlich Change, und keiner geht hin.

Konfliktpotenzial rechtzeitig erkennen

Fakt ist: Transformationsprozesse bergen nicht nur gängige wirtschaftliche Risiken, die jedem Geschäftsführer ohnehin einen schlechten Schlaf bereiten. Zu den offensichtlichen Kosten der Umwandlung sowie möglicher Umsatz- und Marktanteilsverluste addieren sich die weniger sichtbaren finanziellen Auswirkungen durch eine erhöhte Krankheitsquote, Konfliktmanagement und Fluktuation.

Gerade hier kann ein strategisches Change-Management gemeinsam mit der IK vorausschauend ansetzen. Denn die oft unterschätzen Gefahren in Transformationsprozessen sind psychologischer und soziologischer Natur, und sie wiegen schwer. Ängste führen zu Motivationsverlust und gebremstem Engagement. Frustration und Enttäuschung können Widerstand oder Blockaden auslösen und die Kommunikation erheblich belasten. Wenn es hier auf breiter Front knirscht und kracht, hat das Unternehmen schnell ein existentielles Problem, weiß Heiko Sulimma, Stratege und Change-Berater bei MontuaPartner Communications, denn:

„Die Mitarbeiter sind die DNA der Unternehmen.“

Umso wichtiger ist es, ihnen den Sinn der Transformation verständlich zu machen und sie zu eigenständiger Interaktion zu motivieren.

Drei Pfeiler für ein Halleluja

Fühlen sich Mitarbeiter von Anfang an informiert, verstanden und integriert, hat ihre Haltung positive Auswirkungen auf den Change-Prozess. Indem sie Sinn und Zweck der Transformation erkennen, akzeptieren sie den Wandel und können dadurch leichter von Routinen und alten Komfortzonen lassen. Der Blick in die Zukunft wird wieder als attraktiv empfunden und hält realistische Anforderungen bereit. Am Ende steht die Neuordnung der Interaktion, die durch aktualisierte Routinen gekennzeichnet ist und lösungsorientierte Kooperation sowie konstruktiven Umgang mit Konflikten ermöglicht.

Doch bis es soweit ist, hat die IK gut zu tun. Sie muss als strategischer Partner den Schulterschluss mit HR und Organisationsentwicklung suchen, Zugriff auf die Interaktionsprozesse nehmen und alle Prozess-Schritte des Wandels konsequent kommunikativ begleiten. Dabei sollte sie sich der gesamten IK-Palette von agiler Kommunikation bis Corporate Social Media bedienen, um den Dialog mit den Mitarbeitern auf Augenhöhe zu gestalten. Auch hier gilt: Je mehr Mitgestaltungsspielraum, desto höher sind Akzeptanz und Engagement.

Es ist Change – und ich geh hin

Der komplexe Change-Dialog ist dann gelungen, wenn die Mitarbeiter diesen fünf Thesen folgen:

  • Ich fühle mich angemessen informiert.
  • Ich fühle mich und meine Interessen ernst genommen.
  • Ich sehe den Sinn der Veränderung.
  • Ich habe die Möglichkeit, Einfluss zu nehmen.
  • Ich nehme eine konsistente Strategie und Umsetzungsaktivitäten wahr.

Und danach darf’s in neuen Komfortzonen gern wieder gemütlich werden.

 

Copyright Aufmacherfoto: Scott Webb, Unsplash

Familienfreundlichkeit macht auch den Chef happy

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Familienfreundlichkeit ist eine schöne Sache – und für Unternehmen außerdem lohnenswert. Denn Eltern in Jobs mit guten Bedingungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie beschäftigen sich nicht mit innerlicher oder gar realer Kündigung. Ganz anders sieht es in familienunfreundlichen Betrieben aus, wie eine „WZB“-Studie (Link am Textende) herausgefunden hat: 80 Prozent der in solchen Unternehmen beschäftigten Väter und 70 Prozent der Mütter planen „sehr wahrscheinlich“ einen Jobwechsel im Verlauf der nächsten zwei Jahre. Ein Verlust von Motivation, Know-how und Image, der vermeidbar wäre und sein sollte.

Vorgesetzte sind Vorbilder

„Gerade die Interne Kommunikation kann Mitarbeiter im Kontext Beruf und Familie wirksam unterstützen“, sagt Andrea Montua. Die geschäftsführende Partnerin der IK-Beratungsagentur MontuaPartner Communications sieht bei aller medialer Aufmerksamkeit für das Thema weiterhin Verbesserungsbedarf. Das zeige auch die Nachfrage entsprechender Seminare der IK-Akademie.

„Machen Sie Ihre Führungskräfte zu Verbündeten der Eltern!“

Montuas Rat basiert auf der Überzeugung, dass Vorgesetzte mehr sind oder sein sollten als Autoritäten. Ihre weitaus angemessenere Rolle ist die eines Vorbilds. Leider bleibt die Aufmerksamkeit für  Familienverträglichkeit von Kind und Karriere – oder auch Eltern-Pflege und Karriere – zwischen Meetings und Projekt-Deadline zu oft auf der Strecke. Diese 6 Tipps können dabei helfen, Führungskräfte nachhaltig zu echten Familienprofis zu machen – und dadurch Mitarbeiter zu motivierten Mitgestaltern.

  1. Prüfen Sie, inwieweit die Vereinbarkeit von Familie und Beruf in Ihre Leitlinien für Führungskräfte einfließen können.
  2. Übersetzen Sie den Wertekanon Ihres Unternehmens ins „Familienfreundliche“. So könnte „Respekt“ gegenüber einer Mutter heißen, keine Besprechungen nach 17 Uhr anzusetzen, damit sie die Chance hat, ihr Kind noch wach anzutreffen.
  3. Nutzen Sie die komplette IK-Palette, um das Thema am Laufen zu halten: zum Beispiel als Serie in Ihrem Führungskräfte-Newsletter, in Schulungen, als Reportage in der Mitarbeiterzeitschrift, als thematische Linksammlung im Intranet etc.
  4. Führungskräfte sollten thematische „Live“-Anlässe schaffen: ein Tag der offenen Tür für Familien oder ein Lunchbreak zum Thema Pflege im Alter. Hilfreich sind an dieser Stelle fertige Mini-Konzepte, die eine Planung ohne großen Aufwand ermöglichen.
  5. Lebenslanges Lernen – davon ist niemand ausgenommen. Für eine Führungskraft kann das auch bedeuten, in einem Seminar mehr aus der eigenen empathischen Kompetenz zu machen und das Verständnis für alle Motivations-Optionen zu schärfen.
  6. Wenn Führungskräfte „Familienfreundlichkeit“ im Schlaf rückwärts buchstabieren können, haben sie alles richtig gemacht. Nur die kontinuierliche Beschäftigung schafft langfristig Bewusstsein für ein Thema, das in seiner Auswirkung über Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens mitbestimmen kann.

Hier geht’s zur kompletten WZB-Studie