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Welcome to the Jungle – wo geht’s zur App?

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Bin ich aus der Zeit gefallen, wenn in meinem Unternehmen noch nicht per App informiert und kollaboriert wird? Wie gehe ich das Thema an, um für meine Arbeit zu klären, ob ich eine App brauche und will? Und wenn das Ergebnis ein „Nein“ ist, wie argumentiere ich gegenüber meiner Geschäftsführung (die das unbedingt wollte)? Wenn das Ergebnis ein „Ja“ zur App ist, wie finde ich mich im App-Dschungel zurecht? Wie starte ich den Prozess?

Unsere Expertin Gaby Neujahr hat viele Unternehmen auf dem Weg zur App begleitet, sie kennt die Weggabelungen, die mühsamen Streckenabschnitte aber auch die Freude darüber, das Ziel zu erreichen. Wir haben sie gefragt, wie man das Thema App am besten angeht.

Ich stehe am Anfang eines Weges, den ich eventuell gar nicht gehen muss. Wie fange ich an?

GN: Als IKler kläre ich zunächst mal meinen ganz eigenen Bedarf: Nehmen wir an, ich habe eine Mitarbeiterzeitung und ein aus dem 20. Jahrhundert stammendes Intranet. Damit fühle ich mich zwar ganz gut aufgestellt, aber dennoch leicht ergraut. Meine jungen Kollegen fragen mich, warum sie die Unternehmensnews nicht, wie sie das in allen anderen Interessensbereichen auch machen, morgens in der Bahn auf ihrem Smartphone anschauen können. Eine App, denke ich mir, könnte die Lösung sein. Mit dieser Idee gehe ich zu meiner Geschäftsführung und frage, wie die dazu steht. Dafür habe ich mich natürlich vorbereitet, habe mir angeschaut, wie das Unternehmen demografisch dasteht und was für den Arbeitsalltag meiner Kollegen wichtig ist.

Muss ich das Intranet anfassen, bevor ich über eine App nachdenke und ist es dann der nächste logische Schritt, es auch in eine mobile Lösung zu überführen?

GN: Der Erfolg von jedem Kommunikationswerkzeug, egal ob print oder online, ist erstmal, dass es dem Nutzer gefällt und hilft. Es reicht nicht, dass ich selbst davon begeistert bin. Rede mit denen, die Du erreichen möchtest! Und kläre, was mit der App erreicht werden soll. Ein Intranet oder eine App ist nur dann ein Geschenk, wenn es einfach zu benutzen ist. Und wenn ich finde, was ich suche – schnell und aktuell. Im besten Fall verzahne ich App und Intranet, weil im Intranet Features sein können, die ich über eine App nicht ausspielen darf oder möchte. Das können vertrauliche Personaldaten oder auch Infos über wichtige Projekte sein. Da Apps gern in öffentlichen Bereichen aufgerufen werden, in denen andere mitlesen können, sind da manche Informationen oder Anwendungen tabu.

Zurück zum Termin mit der Geschäftsführung – sollte hier schon eine Entscheidung fallen?

GN: Nein, hier hole ich mir erst einmal das „go“, um zur nächsten Weggabelung zu gehen. Wenn 10 Prozent der Mitarbeiter unter 30 sind kann ich sicherlich davon ausgehen, dass diese Gruppe eine App nutzen würde. Bei den anderen muss ich herausfinden, ob sie denn überhaupt Nachrichten auf Tablet oder Smartphone haben wollen. Wenn ich feststelle, dass ein Großteil kein Interesse und keine Lust auf eine App hat, dann fehlt der Bedarf.

Wie argumentiere ich gegenüber der Geschäftsführung, wenn diese mir die App quasi verordnet hat, meine Recherche aber genau das Gegenteil ergeben hat?

GN: Weil wir in den vergangenen Jahren sehr gute Erfahrungen mit Apps in der IK gesammelt haben, ist es einen Versuch wert,  einen Testlauf mit einer Pilotgruppe zu machen. Dabei zeigt sich meist fix, dass selbst zunächst ablehnende Kollegen die schnelle Information „to go“ doch gern nutzen. Ist das nicht der Fall, sind die doch recht ordentlichen Kosten für Einführung, Betrieb und Redaktion durchaus Argumente, denen Geschäftsführungen sich nicht verschließen.

 Wie groß muss so eine Pilotgruppe sein?

GN: Rund fünf Prozent der Mitarbeiterschaft reichen, aber sie sollten quer durch alle Hierarchie- und Altersstufen im Unternehmen verteilt sein. Der Querschnitt sollte das Unternehmen einigermaßen repräsentativ abbilden. Diese Gruppe frage ich dann auch nach ihren Interessen und Bedarfen, sprich: Was wollt ihr in der App tun und lesen? Dann kann ich schauen, was technisch machbar ist.

Ist man in dem Stadium noch allein als IK unterwegs oder schon im Team mit anderen?

GN: Da arbeiten wir idealerweise im Team mit IT, HR und jemandem aus dem engen Umfeld der Geschäftsführung, um die nötigen Strategen mit an Bord zu haben. Sinnvoll ist auch, frühzeitig den Datenschutz und den Betriebsrat mit abzuholen.

Wie befrage ich meine Gruppe?

GN: Ich würde immer empfehlen, Experten an Bord zu holen, die Erfahrung mit dem Aufbau von Kommunikationswerkzeugen haben. Mit ihrer Unterstützung sollten potenzielle Nutzer in einer Onlinebefragung, ergänzt durch Fokusgruppengespräche, nach ihren Wünschen und Bedürfnissen gefragt werden. In präzisierenden Workshops mit den Nutzern können die Ergebnisse dann verfeinert werden. Dabei zeigt sich dann, ob ich nur eine Informations-App oder auch soziale Features brauche, wie Austausch, Chat, Urlaubsantrag, und damit auch kollaborative Aspekte berücksichtigen sollte.

 

Das klingt nach mühsamer Forschungsarbeit – und das ist es auch. Aber sie macht tatsächlich sehr viel Freude und erzeugt nachhaltige Nähe zu den Kollegen, den Kunden der IK. Von dem entstandenen Netzwerk und den Erfahrungen werden Sie nachhaltig profitieren. Und jetzt ist der erste wichtige Schritt gemacht! Sie wissen, was Sie wollen – oder eben nicht wollen – und sind auf dem besten Weg, es umzusetzen. Kommende Woche geht es im zweiten Teil des Interviews um die Umsetzung Ihres Projektes. Vorfreude!

 

Copyright Aufmacherbild: Milan Seitler / Unsplash

Die unerhörten Kollegen

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Es ist eine der großen Herausforderungen für die Interne Kommunikation: Wie erreiche ich die Kollegen ohne PC-Arbeitsplatz? Sie sind in der Regel physisch abgekoppelt und durch die oft gar nicht mal große Entfernung, aber eben räumliche Trennung weniger an das Geschehen in der Zentrale angebunden. Es besteht eine Distanz, die ein Miteinander, ein Wir-Gefühl und die Motivation nicht fördert. Absolut absurd, denn das Kerngeschäft des Unternehmens findet meist genau dort statt: In der Produktion, auf der Ladenfläche oder beim Kunden. So kommt es oft auch zu Unverständnis unter den Mitarbeitern, wenn der eine nicht weiß, was der andere tut und der Graben dazwischen größer und größer wird. Wie Parallelwelten können sich zwei Unternehmenskulturen entwickeln, die beide ihr Ding machen.

Senden ist nicht Erreichen

Um das zu verhindern, setzt die Interne Kommunikation meist ihre Klassiker ein: Das Schwarze Brett, gedruckte Newsletter und die Mitarbeiterzeitung. Damit diese Kanäle ihren Zweck erfüllen, braucht es aber auch immer ein funktionierendes, schnelles und verlässliches Verteilsystem. „Das hängt normalerweise die Frau Müller ans Brett und die ist seit gestern krank“, sind Sätze, die jeder IK-Verantwortliche kennt, der damit arbeitet. Und nicht jeder Mitarbeiter ist an das interne Postsystem angeschlossen oder kann täglich darauf zugreifen.

Die Ausrichtung der Medien an den Zielgruppen wird oft vernachlässigt. Computerterminals, Screens oder Tablets, die für alle nutzbar sind, funktionieren nur für einige wenige. Nicht zu vergessen: Was der Bürokollege so nebenbei fix liest, ist für den „Arbeiter“ nicht Teil seiner täglichen Arbeit und geht deshalb weniger leicht von der Hand. Darüber hinaus wäre es vermessen zu erwarten, dass Pausen damit verbracht werden, die Hausmitteilungen an einem Bildschirm aufzurufen. Die Mitarbeiterzeitung wird zwar gerne in die Hand genommen, ist aber oft sehr komplex und textlastig. Besteht eine Belegschaft aus vielen Nationalitäten, sollte die MAZ eher auf eine starke Bildsprache setzen.

Wer heute nach Lösungen sucht, um wirklich jeden zu erreichen, kommt fast automatisch auch zum Thema Mitarbeiter-App. Aber passt die immer und überall? Ja und Nein. Natürlich ist die Reichweite bei einer App sehr groß und die Akzeptanz heute deshalb so breit, weil es dem privaten Verhalten der Nutzer entspricht. 54 Millionen Deutsche ab 14 Jahren haben ein internetfähiges Mobiltelefon*, das entspricht 78 Prozent der Gesamtbevölkerung. Aber das private Device für den Job nutzen? Für viele ein Thema, vor allem, wenn das WLAN fehlt: „Die spinnen doch“. Außerdem sollten Sie zwischen dem Kollegen im Blaumann und dem im Außendienst, Vertrieb oder Verkauf unterscheiden. Die Bedürfnisse sind die gleichen – alle wollen informiert sein – aber die Arbeitsalltage unterscheiden sich. Bei einigen kommt erschwerend noch der Schichtdienst hinzu.

Herausfordernd, individuell, lösbar

Egal also, ob die Kollegen in der Produktion, im Außendienst, auf der Baustelle, im Lager, im Führerhaus oder in der Filiale arbeiten – für die IK ist es eine knifflige Aufgabe, die Mitarbeiter „draußen“ zu erreichen und sie wird nicht selten daran gemessen, ob es gelingt. Wir zeigen Ihnen ein paar Hebel, um die Kommunikation auf ein nahezu gleiches Niveau zu bringen.

  • Prüfen Sie die App-Lösung: Mit einer App können Sie Ihrer IK die Siebenmeilenstiefel verpassen, aber zunächst kostet sie Zeit und Geld. Deshalb sollten Sie sich vorab ein Stimmungsbild machen: Was sagen GF, IT, HR und Betriebsrat dazu und vor allem: die Mitarbeiter. Was ist ihnen wichtig? Was müsste eine App bieten? Was wäre ein Mehrwert? Holen Sie sich externe Hilfe für den Auswahl- und den Umsetzungsprozess, wenn das Votum positiv ausfällt.
  • Starten Sie den Dialog: Face-to-Face-Formate wie Townhalls, Stand-ups oder einfach nur regelmäßige Besuche machen ganz viel aus. Die Geschäftsleitung nimmt sich Zeit. Dieser Subtext ist so viel wertiger, als eine digitale Nachricht. Das muss gar nicht lange dauern. Einmal im Monat 30 Minuten beisammen stehen, erzählen und fragen: Das treibt uns um. Was steht an? Wie geht’s? Eine Routine, die verbindet und Halt gibt. Und nicht vergessen: Unterstützen Sie die Abwärtskommunikation mit einer Zusammenfassung des Gesagten.
  • Bieten Sie Support aktiv an: Die Führungskräfte der externen Kollegen sind deren wichtigste Informationsquelle. Gerade diese Gruppe sollte also bestens informiert sein und optimal unterstützt werden. Das kann in Form von fertigen Formulierungen geschehen, aber auch mit Hilfe eines Farbsystems, das die Inhalte kategorisiert: Vertraulich, zu kommunizieren ab / bis, mögliche Fragen, et cetera.
  • Drehen Sie den Spieß um: Bei größeren Anlässen wie der Betriebsversammlung, einem Fest oder einem Weihnachtsevent können die Bürokollegen sich auch mal auf den Weg „nach draußen“ machen. Neben der wertschätzenden Geste, entdeckt der ein oder andere vielleicht sogar sehenswertes Neuland. So kommt es nebenbei zum Austausch und zu interkultureller Verständigung.
  • Schaffen Sie ein Netzwerk: Mit einem Netz von Vertrauenspersonen am Standort können Sie viel erreichen. Zum einen verlängern Sie Ihr Ohr in die Belegschaft, zum anderen hilft es Ihnen, Informationen schnell und gezielt zu verteilen. Binden Sie diese Gruppe intensiv in relevante Prozesse ein, damit ganz selbstverständlich ein Geben und Nehmen entsteht. Auch ein redaktionelles Netzwerk ist Gold wert für die IK.

Gewerbliche Mitarbeiter tatsächlich zu erreichen, ist ein individuelles Unterfangen und hängt sehr davon ab, wie ein Unternehmen tickt. Genauso individuell wird Ihre Lösung aussehen. Lassen Sie sich nicht von Fehlversuchen entmutigen. Der Weg lohnt sich allemal und am Ziel wartet on top eine gestiegene Reputation der IK.

 

Hier ein älterer, aber immer noch relevanter Blogbeitrag zum Thema App.

Copyright Aufmacherbild: Zbysiu Rodak / Unsplash

* Quelle: Bitkom

 

 

 

 

 

Nimm mich mit, lieber Chef, auf die Reise

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MPC-Review: Deutsche Presseakademie (depak) Fachtagung Interne Kommunikation und Staffbase Summit 2018.

Schon das Set-up der depak-Fachtagung Interne Kommunikation zeigte: Hier geht es um Veränderung. Man saß kompakt beieinander, keine frontale Beschallung sondern aktives Miteinander an runden Tischen, verstreut im Raum. 120 Teilnehmer hatten sich am 19. und 20. April in Berlin zum Leitthema „Employee Engagement im Changegetroffen.

Und wieder einmal wurde von den erfahrenen Rednern bestätigt: Führungskräfte und die Interne Kommunikation sind die wichtigsten Player in sich wandelnden Zeiten. Wenn der Unternehmensalltag von Berg- und Talfahrten bestimmt ist sind sie es, die für das nötige Gleichgewicht sorgen müssen.

Keynote-Speaker, Olympiasieger und Unternehmer Michael Groß skizzierte den neuen Digital Leader, der Machtverlust zulässt und Herausforderungen ganzheitlich begegnet. Die Interne Kommunikation ist sein wichtigstes Tool im Motivations-Koffer.

Erfrischend ehrlich war manch Best-Practice-Beispiel mit Mut zum „Reality-Case“. Hier wurde auch mal der mitunter steinige Weg eines Unternehmens inmitten von Veränderungen beschrieben: Dort haben wir angefangen und hier stehen wir heute. Dazwischen? Ein Weg voller Unwägbarkeiten und am Ende doch guten Entwicklungen. Dr. Christian Chua von der KfW beispielsweise kündigte seinen Beitrag mit den sympathischen Worten an: „Ich habe höchstens einen Okay-Case dabei.“ Und genau solche Okay-Cases machen anderen Mut, sich auf den Weg zu machen und nicht aufzugeben statt den Hochglanz-Beispielen hinterherzuhecheln.

Praktisch wurde es in den anschließenden Workshops. Die MontuaPartner Kollegen Andrea Montua und Heiko Sulimma näherten sich mit 70 Teilnehmern den Schmerzen einer Organisation in Veränderungssituationen und entwickelten Lösungen für deren Linderung. Beide zeigten sich beeindruckt von der großen Offenheit der Teilnehmer, die tiefgehende Diskussionen möglich machten.

Insgesamt eine extrem gelungene Veranstaltung, die intensiven Austausch in einem familiären Miteinander bot.

Staffbase Summit in Berlin: „Gib mir die Hand“

Familiär ging es auch beim Staffbase Summit 2018 in Berlin zu. Kunden und Kooperationspartner der App-Entwickler aus Chemnitz feierten den digitalen Handschlag: Die Mitarbeiter-App. Interessant vor allem die verschiedenen inhaltlichen Ansprüche, zum Beispiel eines Bostoner Kinderkrankenhauses, der Hüttenwerke Krupp oder T-Systems. Klar, sie alle wollen möglichst viele Mitarbeiter über ein zeitgemäßes Tool erreichen, aber ihre Strukturen und Bedürfnisse in Bezug auf eine App können unterschiedlicher nicht sein.

MontuaPartner Kollegin Gaby Neujahr war eingeladen worden, in ihrer Keynote das Thema „Kommunikative Begleitung von App-Einführungen“ zu öffnen. Dabei richtete sie den Fokus der Teilnehmer auf die strategischen Aspekte bei der Implementierung einer Mitarbeiter-App: Passt eine App zu meiner Unternehmenskultur? Was will ich erreichen und wie kann mich die Interne Kommunikation dabei unterstützen? Was oft vergessen wird: Die Einführung einer App ist ein Change. Auch deshalb ist es für einen langfristigen Erfolg der App ganz wichtig, dass die Geschäftsführung als aktiver Unterstützer mit im Boot sitzt.

Der rote Faden der zweitägigen Veranstaltung war besagter „Digital Handshake“. Eine App kann den Mitarbeitern die Hand reichen und sie auf viele Reisen mitnehmen, die Unternehmen heute machen müssen.

Randnotiz: Zwischen den Keynotes lernten die Teilnehmer anspruchsvolle analoge Handshakes und unsere Kollegin Carolin Winkelmann gewann sogar den abschließenden Contest. Übrigens: Wir sind auch im digitalen Händeschütteln ganz weit vorn: Testen Sie doch mal die MPC-App-Kompetenz.

Copyright Aufmacherbild: Noah Näf/Unsplash

 

 

 

 

Mit Intranet via App Mitarbeiter erreichen

Gewünscht haben wir uns das schon lange: Ein Intranet, das alle erreicht, intuitiv verstanden wird, einfach zu bedienen und auch für KMU geeignet ist. Am Besten als simple App. Wir wurden erhört.

Heute hatten wir hier bei uns im Büro Frank Wolf von Eyo zu Besuch. Er stellte uns die MitarbeiterApp vor, ein Content Management System (CMS) für mobile und stationäre Intranets. Ein echter Problemlöser, denn gerade wenn es um die interne Kommunikation in dezentral organisierten Unternehmen oder IK für gewerbliche Mitarbeiter geht, steht meist die Frage im Raum, wie diese Kollegen zuverlässig erreicht werden können.

Egal, ob die MitarbeiterApp direkt in ein bereits existierendes Intranet integriert wird, jenseits davon oder als alleiniges Intranet aufgebaut wird, das alles ist möglich. Eindeutige Zugriffsrechte schaffen Sicherheit, unterschiedliche Kanäle ermöglichen einen zielgruppenorientierten Informationsfluss und wenns einmal ganz besonders wichtig ist, können via Push-Nachricht flugs alle erreicht werden, die es wissen müssen. Schon jetzt nutzen die Busfahrer der Berliner Verkehrsbetriebe die MitarbeiterApp und verpassen keine wichtige IK-News mehr.

Wir sind begeistert!