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Die unerhörten Kollegen

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Es ist eine der großen Herausforderungen für die Interne Kommunikation: Wie erreiche ich die Kollegen ohne PC-Arbeitsplatz? Sie sind in der Regel physisch abgekoppelt und durch die oft gar nicht mal große Entfernung, aber eben räumliche Trennung weniger an das Geschehen in der Zentrale angebunden. Es besteht eine Distanz, die ein Miteinander, ein Wir-Gefühl und die Motivation nicht fördert. Absolut absurd, denn das Kerngeschäft des Unternehmens findet meist genau dort statt: In der Produktion, auf der Ladenfläche oder beim Kunden. So kommt es oft auch zu Unverständnis unter den Mitarbeitern, wenn der eine nicht weiß, was der andere tut und der Graben dazwischen größer und größer wird. Wie Parallelwelten können sich zwei Unternehmenskulturen entwickeln, die beide ihr Ding machen.

Senden ist nicht Erreichen

Um das zu verhindern, setzt die Interne Kommunikation meist ihre Klassiker ein: Das Schwarze Brett, gedruckte Newsletter und die Mitarbeiterzeitung. Damit diese Kanäle ihren Zweck erfüllen, braucht es aber auch immer ein funktionierendes, schnelles und verlässliches Verteilsystem. „Das hängt normalerweise die Frau Müller ans Brett und die ist seit gestern krank“, sind Sätze, die jeder IK-Verantwortliche kennt, der damit arbeitet. Und nicht jeder Mitarbeiter ist an das interne Postsystem angeschlossen oder kann täglich darauf zugreifen.

Die Ausrichtung der Medien an den Zielgruppen wird oft vernachlässigt. Computerterminals, Screens oder Tablets, die für alle nutzbar sind, funktionieren nur für einige wenige. Nicht zu vergessen: Was der Bürokollege so nebenbei fix liest, ist für den „Arbeiter“ nicht Teil seiner täglichen Arbeit und geht deshalb weniger leicht von der Hand. Darüber hinaus wäre es vermessen zu erwarten, dass Pausen damit verbracht werden, die Hausmitteilungen an einem Bildschirm aufzurufen. Die Mitarbeiterzeitung wird zwar gerne in die Hand genommen, ist aber oft sehr komplex und textlastig. Besteht eine Belegschaft aus vielen Nationalitäten, sollte die MAZ eher auf eine starke Bildsprache setzen.

Wer heute nach Lösungen sucht, um wirklich jeden zu erreichen, kommt fast automatisch auch zum Thema Mitarbeiter-App. Aber passt die immer und überall? Ja und Nein. Natürlich ist die Reichweite bei einer App sehr groß und die Akzeptanz heute deshalb so breit, weil es dem privaten Verhalten der Nutzer entspricht. 54 Millionen Deutsche ab 14 Jahren haben ein internetfähiges Mobiltelefon*, das entspricht 78 Prozent der Gesamtbevölkerung. Aber das private Device für den Job nutzen? Für viele ein Thema, vor allem, wenn das WLAN fehlt: „Die spinnen doch“. Außerdem sollten Sie zwischen dem Kollegen im Blaumann und dem im Außendienst, Vertrieb oder Verkauf unterscheiden. Die Bedürfnisse sind die gleichen – alle wollen informiert sein – aber die Arbeitsalltage unterscheiden sich. Bei einigen kommt erschwerend noch der Schichtdienst hinzu.

Herausfordernd, individuell, lösbar

Egal also, ob die Kollegen in der Produktion, im Außendienst, auf der Baustelle, im Lager, im Führerhaus oder in der Filiale arbeiten – für die IK ist es eine knifflige Aufgabe, die Mitarbeiter „draußen“ zu erreichen und sie wird nicht selten daran gemessen, ob es gelingt. Wir zeigen Ihnen ein paar Hebel, um die Kommunikation auf ein nahezu gleiches Niveau zu bringen.

  • Prüfen Sie die App-Lösung: Mit einer App können Sie Ihrer IK die Siebenmeilenstiefel verpassen, aber zunächst kostet sie Zeit und Geld. Deshalb sollten Sie sich vorab ein Stimmungsbild machen: Was sagen GF, IT, HR und Betriebsrat dazu und vor allem: die Mitarbeiter. Was ist ihnen wichtig? Was müsste eine App bieten? Was wäre ein Mehrwert? Holen Sie sich externe Hilfe für den Auswahl- und den Umsetzungsprozess, wenn das Votum positiv ausfällt.
  • Starten Sie den Dialog: Face-to-Face-Formate wie Townhalls, Stand-ups oder einfach nur regelmäßige Besuche machen ganz viel aus. Die Geschäftsleitung nimmt sich Zeit. Dieser Subtext ist so viel wertiger, als eine digitale Nachricht. Das muss gar nicht lange dauern. Einmal im Monat 30 Minuten beisammen stehen, erzählen und fragen: Das treibt uns um. Was steht an? Wie geht’s? Eine Routine, die verbindet und Halt gibt. Und nicht vergessen: Unterstützen Sie die Abwärtskommunikation mit einer Zusammenfassung des Gesagten.
  • Bieten Sie Support aktiv an: Die Führungskräfte der externen Kollegen sind deren wichtigste Informationsquelle. Gerade diese Gruppe sollte also bestens informiert sein und optimal unterstützt werden. Das kann in Form von fertigen Formulierungen geschehen, aber auch mit Hilfe eines Farbsystems, das die Inhalte kategorisiert: Vertraulich, zu kommunizieren ab / bis, mögliche Fragen, et cetera.
  • Drehen Sie den Spieß um: Bei größeren Anlässen wie der Betriebsversammlung, einem Fest oder einem Weihnachtsevent können die Bürokollegen sich auch mal auf den Weg „nach draußen“ machen. Neben der wertschätzenden Geste, entdeckt der ein oder andere vielleicht sogar sehenswertes Neuland. So kommt es nebenbei zum Austausch und zu interkultureller Verständigung.
  • Schaffen Sie ein Netzwerk: Mit einem Netz von Vertrauenspersonen am Standort können Sie viel erreichen. Zum einen verlängern Sie Ihr Ohr in die Belegschaft, zum anderen hilft es Ihnen, Informationen schnell und gezielt zu verteilen. Binden Sie diese Gruppe intensiv in relevante Prozesse ein, damit ganz selbstverständlich ein Geben und Nehmen entsteht. Auch ein redaktionelles Netzwerk ist Gold wert für die IK.

Gewerbliche Mitarbeiter tatsächlich zu erreichen, ist ein individuelles Unterfangen und hängt sehr davon ab, wie ein Unternehmen tickt. Genauso individuell wird Ihre Lösung aussehen. Lassen Sie sich nicht von Fehlversuchen entmutigen. Der Weg lohnt sich allemal und am Ziel wartet on top eine gestiegene Reputation der IK.

 

Hier ein älterer, aber immer noch relevanter Blogbeitrag zum Thema App.

Copyright Aufmacherbild: Zbysiu Rodak / Unsplash

* Quelle: Bitkom

 

 

 

 

 

Nimm mich mit, lieber Chef, auf die Reise

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MPC-Review: Deutsche Presseakademie (depak) Fachtagung Interne Kommunikation und Staffbase Summit 2018.

Schon das Set-up der depak-Fachtagung Interne Kommunikation zeigte: Hier geht es um Veränderung. Man saß kompakt beieinander, keine frontale Beschallung sondern aktives Miteinander an runden Tischen, verstreut im Raum. 120 Teilnehmer hatten sich am 19. und 20. April in Berlin zum Leitthema „Employee Engagement im Changegetroffen.

Und wieder einmal wurde von den erfahrenen Rednern bestätigt: Führungskräfte und die Interne Kommunikation sind die wichtigsten Player in sich wandelnden Zeiten. Wenn der Unternehmensalltag von Berg- und Talfahrten bestimmt ist sind sie es, die für das nötige Gleichgewicht sorgen müssen.

Keynote-Speaker, Olympiasieger und Unternehmer Michael Groß skizzierte den neuen Digital Leader, der Machtverlust zulässt und Herausforderungen ganzheitlich begegnet. Die Interne Kommunikation ist sein wichtigstes Tool im Motivations-Koffer.

Erfrischend ehrlich war manch Best-Practice-Beispiel mit Mut zum „Reality-Case“. Hier wurde auch mal der mitunter steinige Weg eines Unternehmens inmitten von Veränderungen beschrieben: Dort haben wir angefangen und hier stehen wir heute. Dazwischen? Ein Weg voller Unwägbarkeiten und am Ende doch guten Entwicklungen. Dr. Christian Chua von der KfW beispielsweise kündigte seinen Beitrag mit den sympathischen Worten an: „Ich habe höchstens einen Okay-Case dabei.“ Und genau solche Okay-Cases machen anderen Mut, sich auf den Weg zu machen und nicht aufzugeben statt den Hochglanz-Beispielen hinterherzuhecheln.

Praktisch wurde es in den anschließenden Workshops. Die MontuaPartner Kollegen Andrea Montua und Heiko Sulimma näherten sich mit 70 Teilnehmern den Schmerzen einer Organisation in Veränderungssituationen und entwickelten Lösungen für deren Linderung. Beide zeigten sich beeindruckt von der großen Offenheit der Teilnehmer, die tiefgehende Diskussionen möglich machten.

Insgesamt eine extrem gelungene Veranstaltung, die intensiven Austausch in einem familiären Miteinander bot.

Staffbase Summit in Berlin: „Gib mir die Hand“

Familiär ging es auch beim Staffbase Summit 2018 in Berlin zu. Kunden und Kooperationspartner der App-Entwickler aus Chemnitz feierten den digitalen Handschlag: Die Mitarbeiter-App. Interessant vor allem die verschiedenen inhaltlichen Ansprüche, zum Beispiel eines Bostoner Kinderkrankenhauses, der Hüttenwerke Krupp oder T-Systems. Klar, sie alle wollen möglichst viele Mitarbeiter über ein zeitgemäßes Tool erreichen, aber ihre Strukturen und Bedürfnisse in Bezug auf eine App können unterschiedlicher nicht sein.

MontuaPartner Kollegin Gaby Neujahr war eingeladen worden, in ihrer Keynote das Thema „Kommunikative Begleitung von App-Einführungen“ zu öffnen. Dabei richtete sie den Fokus der Teilnehmer auf die strategischen Aspekte bei der Implementierung einer Mitarbeiter-App: Passt eine App zu meiner Unternehmenskultur? Was will ich erreichen und wie kann mich die Interne Kommunikation dabei unterstützen? Was oft vergessen wird: Die Einführung einer App ist ein Change. Auch deshalb ist es für einen langfristigen Erfolg der App ganz wichtig, dass die Geschäftsführung als aktiver Unterstützer mit im Boot sitzt.

Der rote Faden der zweitägigen Veranstaltung war besagter „Digital Handshake“. Eine App kann den Mitarbeitern die Hand reichen und sie auf viele Reisen mitnehmen, die Unternehmen heute machen müssen.

Randnotiz: Zwischen den Keynotes lernten die Teilnehmer anspruchsvolle analoge Handshakes und unsere Kollegin Carolin Winkelmann gewann sogar den abschließenden Contest. Übrigens: Wir sind auch im digitalen Händeschütteln ganz weit vorn: Testen Sie doch mal die MPC-App-Kompetenz.

Copyright Aufmacherbild: Noah Näf/Unsplash

 

 

 

 

Mit Intranet via App Mitarbeiter erreichen

Gewünscht haben wir uns das schon lange: Ein Intranet, das alle erreicht, intuitiv verstanden wird, einfach zu bedienen und auch für KMU geeignet ist. Am Besten als simple App. Wir wurden erhört.

Heute hatten wir hier bei uns im Büro Frank Wolf von Eyo zu Besuch. Er stellte uns die MitarbeiterApp vor, ein Content Management System (CMS) für mobile und stationäre Intranets. Ein echter Problemlöser, denn gerade wenn es um die interne Kommunikation in dezentral organisierten Unternehmen oder IK für gewerbliche Mitarbeiter geht, steht meist die Frage im Raum, wie diese Kollegen zuverlässig erreicht werden können.

Egal, ob die MitarbeiterApp direkt in ein bereits existierendes Intranet integriert wird, jenseits davon oder als alleiniges Intranet aufgebaut wird, das alles ist möglich. Eindeutige Zugriffsrechte schaffen Sicherheit, unterschiedliche Kanäle ermöglichen einen zielgruppenorientierten Informationsfluss und wenns einmal ganz besonders wichtig ist, können via Push-Nachricht flugs alle erreicht werden, die es wissen müssen. Schon jetzt nutzen die Busfahrer der Berliner Verkehrsbetriebe die MitarbeiterApp und verpassen keine wichtige IK-News mehr.

Wir sind begeistert!