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Dienst nach Fortschritt

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Warum die Interne Kommunikation in den Öffentlichen Dienst verstärkt Einzug hält

Wer früher in den Öffentlichen Dienst ging, der wollte vor allem eines: Sicherheit. Das mag sich geändert haben, denn auch „der öffentliche Dienst“ ist ein durchaus heterogenes Feld von Arbeitgebern, Arbeitnehmern und Aufgaben. Aber dennoch finden sich in Unternehmen des Öffentlichen Dienstes deutlich mehr sicherheitsorientierte Menschen als in der Privatwirtschaft. Und mehr noch: Die Ansprüche vieler Arbeitnehmer gehen auch dort oft viel weiter: Sie wollen Projektarbeit statt starrer Hierarchien und Strukturen. Sie wollen ihre Ideen einbringen können und nicht an einem „das haben wir schon immer so gemacht“ abprallen. Sie wollen auch mal verändern und optimieren dürfen, wahrgenommen werden und sich weiterentwickeln. In einer Kultur, die sich über Jahrzehnte an Sicherheit und klaren Regeln ausgerichtet hat, wird Motivation nicht gerade groß geschrieben. Eine offen hinterfragende oder gar kritische Kultur ist bisher nach wie vor kaum vorhanden – warum also intern kommunizieren?

Die Antwort fällt leicht: Weil auch hier längst die Transparenz eingezogen ist und Institutionen viel stärker dem medialen Druck und öffentlicher Bewertung ausgesetzt sind. Der Bürger redet mit und möchte sehen, dass „seine“ Steuergelder sinnvoll und effizient eingesetzt werden. Dafür braucht es gute Mitarbeiter und die wollen nicht den „Muff“ eines Amtes, sondern die Entfaltung im Job. Sie wollen sich zugehörig, akzeptiert und geschätzt fühlen. Das geht uns allen so – dann sind wir motiviert, kommunikativ, ideenreich und froh. Gute Interne Kommunikation leistet genau das. Ob und wie groß der Nachholbedarf im Öffentlichen Dienst ist, haben wir Professor Dr. Bodo Klein gefragt, Dozent an der Hochschule des Bundes für Öffentliche Verwaltung in Bonn.

MPC: Professor Klein, wie steht es um die Interne Kommunikation im Öffentlichen Dienst?

BK: Einer Behörde, egal ob auf Bundes-, Landes- oder Kommunalebene, ist das Thema IK realtiv fremd. Natürlich passiert Kommunikation, aber eben nicht strukturiert und zielgerichtet. Die externe Kommunikation ist bei den meisten sehr stark und professionalisiert, auch in den sozialen Medien. Die Mitarbeiter erfahren also sehr viel, wahrscheinlich folgen sie auch den Feeds ihrer Einrichtung, aber kaum etwas erreicht sie vorab und intern. Das führt zu wenig Begeisterung und es entsteht der Eindruck, dass der Leitung die interne Information völlig egal ist. Im Kern bedeutet das, dass die IK im Öffentlichen Dienst schon immer wichtig gewesen ist, aber heute eben umso wichtiger, weil man auch hier mit dem demografischen Wandel umgehen muss. Und wenn ich in schwierigen Zeiten neue und gute Köpfe an mich binden will, dann kann ich dies nur durch Wertschätzung tun. Eine CEO-Kommunikation ist in Behörden noch unbekannt, aber immer mehr wollen etwas adäquates. Und das braucht es auch, um Herausforderungen zu bewältigen.

MPC: Wie viel Prozent des Öffenlichen Dienstes hat bereits eine IK?

BK: Wenn man ein Intranet als IK definiert, dann nahezu 100 Prozent. Wenn man aber etwas fortschrittlicheres wie ein Social Intranet meint, angepasst an die Social Media-Aktivitäten der Behörde und die kulturellen Bedingungen sowie Zielsetzungen der Behördenleitung, dann ein verschwindend geringer Teil im einstelligen Prozentbereich. Auch die Führungskräfte-Kommunikation steckt hier oftmals noch in den Kinderschuhen. Und wie in jedem Unternehmen gilt: je mehr Filter ich verwende, desto dünner wird mein Kaffee.

MPC: Was schlagen Sie vor, was wäre ein erster sinnvoller Schritt?

BK: Ich muss zunächst einmal eine Analyse durchführen. Dazu gehört es auch zu fragen, was getan werden muss, dass die Mitarbeiter sich im Rahmen ihrer Kompetenzen entfalten können – zum Vorteil des Gesamtsystems. Die IK muss so analysiert und entwickelt werden, dass sie zur Kultur und zu den herrschenden Meinungen passt. IK heißt nämlich nicht: wir schleifen alles glatt und verpassen uns einen schönen Anstrich. Das nimmt die Menschen nicht mit. Ich muss mit den Unterschieden umgehen können und diese unter einem Dach vereinen. Langfristig kann ich die Instrumente der IK dann auch nutzen, um einen Kulturwandel herbeizuführen.

MPC: Warum ist gesteuerte IK so wichtig?  

BK: Weil alle Mitarbeiter letztendlich Pressesprecher der Behörde sind. Da ist es wichtig, dass die Guten motiviert sind und bleiben. Das schaffe ich durch gute, gesteuerte Interne Kommunikation. Sie muss aber auch hier von oben gewollt sein und dabei reicht es nicht zu sagen: Ich, als Behördenleiter, will das. Zielgerichtete und strukturierte Kommunikation braucht Zeit und ist nicht nebenbei machbar. Von außen sieht es leicht aus, ist tatsächlich aber mühsam und erfordert erfahrene Mitarbeiter. Im Öffentlichen Dienst muss ich anders kommunizieren: Evolutionär, nicht revolutionär. Die Instrumente der freien Wirtschaft können nicht 1:1 übernommen werden.

MPC: Welche Hürde müssen IK-Verantwortliche nehmen?

BK: Viele. Ganz grundsätzlich gibt es im Öffentlichen Dienst eine größere Angst vor der Hierarchie, als anderswo. Deshalb muss man Wege schaffen, um offener und transparenter zu kommunizieren. Weg vom Flurfunk, hin zu strukturierter und gesteuerter Interner Kommunikation.

Wenn Sie mehr wollen für die Kommunikation in Ihrer Behörde, Ihrem Ministerium, Amt oder Institut, können wir helfen: Gemeinsam mit der Hochschule des Bundes für Öffentliche Verwaltung bietet MontuaPartner ein IK-Audit für öffentliche Einrichtungen an. Wir analysieren Ihre Interne Kommunikation systematisch über fünf Handlungsfelder hinweg, fassen die Ergebnisse grafisch zusammen und geben Ihnen umfassende Empfehlungen für künftige strategische und operative Entscheidungen und Entwicklungen. Das Ergebnis sind eine Standortbestimmung und individuelle, ganz konkrete, Vorschläge, um Ihren IK-Alltag zu verbessern und zu gestalten. Das Audit hat die Besonderheit, dass es genau die Bedürfnisse und die Ökologie des Systems Öffentlicher Dienst berücksichtigt.

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Copyright Aufmacherbild: pan xiaozhen / Unsplash

Mit Intranet via App Mitarbeiter erreichen

Gewünscht haben wir uns das schon lange: Ein Intranet, das alle erreicht, intuitiv verstanden wird, einfach zu bedienen und auch für KMU geeignet ist. Am Besten als simple App. Wir wurden erhört.

Heute hatten wir hier bei uns im Büro Frank Wolf von Eyo zu Besuch. Er stellte uns die MitarbeiterApp vor, ein Content Management System (CMS) für mobile und stationäre Intranets. Ein echter Problemlöser, denn gerade wenn es um die interne Kommunikation in dezentral organisierten Unternehmen oder IK für gewerbliche Mitarbeiter geht, steht meist die Frage im Raum, wie diese Kollegen zuverlässig erreicht werden können.

Egal, ob die MitarbeiterApp direkt in ein bereits existierendes Intranet integriert wird, jenseits davon oder als alleiniges Intranet aufgebaut wird, das alles ist möglich. Eindeutige Zugriffsrechte schaffen Sicherheit, unterschiedliche Kanäle ermöglichen einen zielgruppenorientierten Informationsfluss und wenns einmal ganz besonders wichtig ist, können via Push-Nachricht flugs alle erreicht werden, die es wissen müssen. Schon jetzt nutzen die Busfahrer der Berliner Verkehrsbetriebe die MitarbeiterApp und verpassen keine wichtige IK-News mehr.

Wir sind begeistert!

 

 

 

5 Kommunikationstipps für Ihr neues Social Intranet

 

Unternehmen, die ein Social Intranet einführen, begeben sich auf eine längere, spannende Reise. Sie starten nicht nur ein modernes Kommunikations- und Kollaborationswerkzeug, sondern in den allermeisten Fällen auch einen Kulturwandel. Was ist also in der begleitenden Kommunikation besonders zu beachten?

  1. Kommunikationsmaßnahmen langfristig anlegen

Kulturveränderungen brauchen einen langen Atem und eine fortlaufende Kommunikation. Die gilt ganz besonders auch für die Einführung eines Social Intranets. Den Umgang mit dem neuen Medium ausprobieren, immer wieder in unterschiedlichen Medien und Formen zu erfahren, welche Ziele mit der Einführung verfolgt, welche Erwartungen für den Umgang an die Mitarbeiter gerichtet werden und was wie das Neue funktioniert, all das sollte immer wieder – gern auch angereichert mit praktischen Bespielen und „live“-Übungseinheiten – über mehrere Monate hinweg über verschiedene Kanäle kommuniziert werden.

  1. Crossmedial vorgehen

Nutzen Sie die gesamte Klaviatur Ihrer Kommunikationsinstrumente. Vor dem Start können Gesamtprojekt, Hintergründe und Funktionen via Print und online Medien vorgestellt werden. Events zum Start schaffen Aufmerksamkeit und unterstreichen die Relevanz. Regelmäßige „Sprechstunden“ mit ansprechbaren „Socializern“, die an PC-Terminals Nutzer life beraten, Fragen beantworten und Hilfestellungen geben, positioniert an aufmerksamkeitsstarken Treffpunkten wie z.B. in der Kantine, bauen Nutzungsschwellen ab.

  1. Spielerische Elemente zum Kennenlernen

Ob virtuelle Schnitzeljagden, im neuen Netz versteckte Botschaften und Begriffe oder auch über die neuen Tools hinweg verteilte Bilderrätsel: Spielerische Elemente helfen, die Funktionen des neuen Intranets zu entdecken, auszuprobieren und auf entspannte Weise kennenzulernen. Zusätzliche Anreize können durch die Verlosung von Incentives für die „Spieler“ gesetzt werden. Ziel ist dabei immer, die neue Welt und deren Mehrwert für sich selbst spielerisch zu entdecken.

  1. Führungskräfte gewinnen

Als erste Ansprechpartner der Mitarbeiter sind Führungskräfte (FK) für die erfolgreiche Einführung essentiell. Deshalb sollte eine frühzeitige und die FK in ihrer Multiplikatorenrolle unterstützende Kommunikation aufgesetzt werden. Besonders bewährt haben sich zudem Einzel-Trainings für FKs durch junge, internetaffine Mitarbeiter, sogenannte Digital Natives.

  1. Nutzer beteiligen

Social Intranets leben von und mit der aktiven Beteiligung der Nutzer. Beteiligen Sie die Nutzer an Entwicklung und Evolution Ihres Social Intranets und kommunizieren Sie dies regelmäßig. Dies sichert längerfristig die Nutzungsbereitschaft, weil auf die Bedürfnisse der Nutzer eingegangen wird. Obendrein verbessert sich durch das Nutzer-Feedback auch die Alltagstauglichkeit Ihrer Plattform.