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Raus aus dem Dschungel, rein ins digitale Unternehmen

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Es wird eine App! Lesen Sie hier den zweiten Teil unseres Gesprächs mit MPC-App-Expertin Gaby Neujahr.

Der Bedarf ist geprüft, die Geschäftsführung beteiligt und die potentiellen Nutzer sind befragt (siehe Interview Teil I). Die Testgruppe hat sich für eine Unternehmens-App ausgesprochen und Sie wissen, was die App bieten muss, um gern und häufig genutzt zu werden. Jetzt geht es in die Umsetzungsphase, in der die Test- in eine Pilotphase übergeht.

Wen habe ich jetzt mit an Bord?

GN: Spätestens jetzt sollte das Projektteam erweitert und Kollegen aus dem Betriebsrat, dem Datenschutz, gern auch aus dem Personalbereich sowie dem Marketing an den Tisch geholt werden. Zudem müssen wichtige Kriterien festgelegt werden: Der finanzielle Rahmen, die Einpassung in die technische Infrastruktur und der Schutz der Mitarbeiterrechte.

Wie finde ich jemanden, der mich bei der Auswahl des Anbieters unabhängig berät?

GN: Das ist schwierig, denn unabhängige Berater gibt es kaum. Schauen Sie darauf, dass Sie eine Beratung finden, die unabhängig agiert und nicht mit einem System/Anbieter „verbandelt“ ist. Wichtig zu wissen: Es gibt immer mehr Anbieter, die in Europa hosten, was aus Datenschutzgründen sehr wichtig ist. Die weiteren Kriterien sind recht simpel, nämlich: Wer erfüllt die Ansprüche meiner Nutzergruppen? Passt das Tool in meine IT-Landschaft? Passt der Preis zu unserem Budget?

Sollte ich nicht mit der IT beginnen, die in meinem Haus genutzt wird?

GN: Besser starten wir mit den Zielen und Bedürfnissen der Nutzer. Dann recherchieren wir, welche Anbieter diese erfüllen können und dann klären wir, was zu unserer IT passt. Starten wir dagegen bei unseren IT-Systemen, limitieren wir uns ja von Beginn an. Dennoch ist es selbstverständlich wichtig, die IT-Kollegen auch bei der Zielfindung bereits mit am Tisch zu haben und ihre Bedürfnisse aufzunehmen.

Wichtige Suchkriterien sollten zudem Nutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung sein. Aus Sicht der IK ist wichtig, dass die App gut zu befüllen ist und ich auch mal einzelne Zielgruppen oder Standorte schnell und direkt erreichen kann. Alles, was viel meiner Zeit frisst, nervt. Ich muss Texte einfach und schnell formatieren, Bildtexte einfügen, skalieren und indexieren können. Zudem sollten wir Weiterentwicklungen von Anfang an mitdenken. Heute will ich vielleicht noch keine Filme einbinden, morgen aber vielleicht schon. Services des Unternehmens wie Sozialdienste oder Kita-Notfalldienste sollten auch nachträglich noch anzubinden sein.

Kann ich das alles selbst herausfinden?

GN: Ich würde eine IT-Beratung sowie eine Unterstützung für die kommunikative Begleitung  hinzuziehen. Jeder kennt das Szenario, dass neue Software angeschafft wird und die User durch entsprechende Schulungen gejagt werden. Das funktioniert heute nicht mehr. Unsere Arbeitsabläufe sind einfach so eng getaktet und digitalisiert, dass ich eine App komplett intuitiv nutzen können muss. Als IK muss ich deshalb einen klaren und starken Standpunkt gegenüber der IT vertreten, damit die Usability hinterher gewährleistet ist. Je einfacher die App, desto besser. Der Erfolg von Apps beruht genau auf dieser Tatsache: App öffnen und sofort wissen, worum es geht. Ich muss meinen Arbeitgeber erkennen und unmittelbar loslegen wollen. Und bitte: Nicht mit Features und Infos vollstopfen!

Aber ein Mehrwert muss da sein, oder?

GN: Der größte Mehrwert ist erst einmal, dass ich Informationen schnell zur Verfügung habe, schnell interagieren kann: Telefonbuch, Verzeichnis der Kollegen, alles da und leicht zu finden.

Wer stellt die Redaktion für alle Inhalte?

GN: Hier fährt man am besten mit einem Mix an Kollegen. Es gibt Themen, da sollte ein professionelles Team aus der Kommunikation die Lufthoheit haben und Texte freigeben. Das betrifft zum Beispiel die Unternehmensstrategie, Geschäftszahlen oder Services, die Wahrheits- und Vertrauensstandards entsprechen müssen.

Infos aus Bereichen, Projekten und Teams dagegen können auch dort generiert und verbreitet werden. Das Coaching von Redakteuren kann Sinn machen. In diesem Mix ist es aber auch wichtig, die Autoren von Texten sichtbar zu machen. So können die Nutzer sehen, wer was verfasst hat und daraus die persönliche Relevanz selbst ableiten.

Gut und begrüßenswert ist auch, wenn Standorte ihre eigene Sprache leben können. Wichtig ist dabei nur, dass man das vorab festlegt und entsprechend kommuniziert. Damit hat jeder die Möglichkeit, die unterschiedlichen Inhalte einzuschätzen. Wir haben in den vergangenen Jahren erlebt, dass die Fülle an Informationen in vielen User-generated-Intranets, sprich Social Intranets, nicht bei den Nutzern ankommen, weil sie die Relevanz für sich nicht bewerten können. Kennen wir den Absender, haben wir zumindest eine Idee, was ihn oder sie zum eigenen Beitrag motiviert.

Wir sprechen oft davon, dass eine App ein Change ist. Was bedeutet das?

GN: Für die IK ist eine App insofern ein Wandel, als dass ich textlich noch viel knapper und präziser sein muss, als im Intranet oder in meiner Mitarbeiterzeitung. Deshalb bin ich auch ein Freund davon, ein Intranet nicht komplett abzulösen sondern zu überlegen, ob man die App nutzt, um Kurzinfos auszuspielen. Die entsprechende Langversion findet man bei Interesse im Intranet. App und Intranet miteinander verzahnen und ihre jeweiligen Stärken nutzen. Die IK hat dann die Aufgabe, die App in das Unternehmen zu tragen: Hier findet ihr bald (auch) eure Infos und so sehen sie aus.

Ein weitere, große Veränderung findet natürlich innerhalb der Belegschaft statt: Man wird plötzlich gesehen und gehört. Das ist neu. Diese „Angstphase“ dauert circa ein Jahr. Wenn viele jüngere Mitarbeiter und Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen, konstruktiv kritische Beiträge beisteuern, dann geht es schneller. Mehr Mitarbeiter werden schneller und vermehrt mitmachen. Aber: Es braucht Themen, die die Leute interessieren.

Welche sind die Top 3 Wünsche der Nutzer an die App?

GN: Die sind viel banaler als man denkt:

  1. Ein Kalender, zum Austausch gegenseitiger Verfügbarkeiten.
  2. Aktuelle Infos aus dem Unternehmen und den zentralen Projekten.
  3. Ein Telefonbuch, das auch über Erfahrungen und Funktionen Auskunft gibt.

Die Krux ist, dass alle personenbezogenen Daten von den Kollegen selber eintragen werden müssen. Als IK muss ich die Kollegen dazu bringen, dass sie Lust darauf haben, hier auskunftsfreudig zu sein.

Und wenn das alles geschafft ist, was passiert dann?

GN: Mit dem von der IK kommunikativ begleiteten Roll-out starten wir in die Begeisterungsphase, ganz besonders bei den Nutzern, die Lust auf schnelle Infos haben. Aber auch bei jenen, die bisher als Intranetmuffel alles Digitale ablehnen. Es ist diese spielerische Einfachheit von Apps, die selbst diese Kollegen begeistert.

Haben Sie weitere Fragen zum Thema Mitarbeiter-App? Dann erfahren Sie mehr über unsere strategische Begleitung Ihrer App-Einführung.

 

Copyright Aufmacherbild: rawpixel / Unsplash

Trendstudie Arbeitgeberattraktivität: Es zahlt sich aus

Intuitiv haben viele Unternehmen erkannt, dass ihre Attraktivität als Arbeitgeber für den Geschäftserfolg wichtig ist. Einen wissenschaftlichen Nachweis dafür liefert die Trendstudie Arbeitgeberattraktvität 2015. Der Studie zufolge liegt die Gesamtleistung der Mitarbeiter eines attraktiven Arbeitgebers um satte 16 Prozent über denen unattraktiver Unternehmen. Innovationskraft und Kundenbegeisterung liegen in attraktiven Unternehmen um immerhin 12 Prozent über den Werten unattraktiver Arbeitgeber. Ermittelt hat dies die Universität St. Gallen im Auftrag des Zentrums für Arbeitgeberattraktivität (zeag) für die aktuelle Top Job-Trendstudie 2015.

Spannender als das reine Zahlenwerk ist für uns interne Kommunikatoren jedoch, dass sich die Schweizer für die Studie nicht auf die Zielgruppe „neue Mitarbeiter“ konzentrierten, sondern die Auswirkungen der Arbeitgeberattraktivität auf bestehende Mitarbeiter betrachtet haben. Dabei differenzierten sie sowohl nach Geschlecht, als auch nach Generationenzugehörigkeit.

Erstaunliche Erkenntnis: Auf die Arbeitgeberattraktivität reagieren besonders Frauen und die Generation Y sensibel. Für beide Gruppen gilt: Empfinden sie ihren Arbeitgeber als unattraktiv, sind sie schneller bereit zu kündigen und sind stärker emotional erschöpft als Männer und die Mitarbeiter der Generation X.

Besonders hilfreich für den unternehmerischen Alltag sind die Erkenntnisse zu den Attraktivitätskillern. Zentralisierung, Altersdiskriminierung, die zunehmende Arbeitsverdichtung, interne Machtkämpfe und Mikropolitik richten erheblichen Schaden an. Auch hier differenziert die Studie nach Geschlecht und Generation und zeigt, worauf zu achten ist und wie gegengesteuert werden könnte.

Die komplette Trendstudie Arbeitgeberattraktivität 2015 finden Sie hier.

 

 

 

Mit Intranet via App Mitarbeiter erreichen

Gewünscht haben wir uns das schon lange: Ein Intranet, das alle erreicht, intuitiv verstanden wird, einfach zu bedienen und auch für KMU geeignet ist. Am Besten als simple App. Wir wurden erhört.

Heute hatten wir hier bei uns im Büro Frank Wolf von Eyo zu Besuch. Er stellte uns die MitarbeiterApp vor, ein Content Management System (CMS) für mobile und stationäre Intranets. Ein echter Problemlöser, denn gerade wenn es um die interne Kommunikation in dezentral organisierten Unternehmen oder IK für gewerbliche Mitarbeiter geht, steht meist die Frage im Raum, wie diese Kollegen zuverlässig erreicht werden können.

Egal, ob die MitarbeiterApp direkt in ein bereits existierendes Intranet integriert wird, jenseits davon oder als alleiniges Intranet aufgebaut wird, das alles ist möglich. Eindeutige Zugriffsrechte schaffen Sicherheit, unterschiedliche Kanäle ermöglichen einen zielgruppenorientierten Informationsfluss und wenns einmal ganz besonders wichtig ist, können via Push-Nachricht flugs alle erreicht werden, die es wissen müssen. Schon jetzt nutzen die Busfahrer der Berliner Verkehrsbetriebe die MitarbeiterApp und verpassen keine wichtige IK-News mehr.

Wir sind begeistert!

 

 

 

Interne Kommunikation, authentisch und glaubwürdig

Fortlaufende Jubelprosa mit aufgerüschten Success Stories macht blind für echte Erfolge oder wichtige Messages. Und sie ist teuer: Sie kostet Glaubwürdigkeit und Vertrauen. Ganz besonders gilt das für die Interne Kommunikation. Denn im Unternehmen gibt es immer Kollegen, die es aus eigener Erfahrung besser wissen und jede allzu steile Behauptung mühelos widerlegen können. Auf diesem Nährboden entstehen Gerüchte und schon floriert der Flurfunk.

Dabei lässt sich mit authentischer, glaubwürdiger Kommunikation viel gewinnen: Mitarbeiter nämlich, die internen Informationen, Botschaften und der eigenen Geschäftsführung vertrauen, sich mit dem Unternehmen identifizieren und als Markenbotschafter agieren.

Fünf Tipps für authentische IK online und offline

  1. Der Ton macht die Musik: Interner Umgang, Ton und gelebte Unternehmenskultur sollten sich in den Medien der IK wiederfinden. Passen Sie die Ausdrucksweise aber auch dem jeweils gewählten Kommunikationskanal an, denn die Sprache im Blog ist eine andere als in der Mitarbeiterzeitung.
  2. Echten Alltag abbilden: Statt Fotos aus Bilddatenbanken wie Fotolia zu verwenden, sollten Sie lieber so oft wie möglich im eigenen Betrieb fotografieren. Zeigen Sie Geschäftsführer und Kollegen in deren Alltag. Das schafft Nähe und Vertrauen gleichermaßen.
  3. Nicht unter den Teppich kehren: Unangenehme Wahrheiten gibt es überall. Gehen Sie proaktiv damit um. Unterstützen sie dabei, Führungskräfte in deren Rolle als interne Multiplikatoren frühzeitig zu informieren und sprachfähig zu machen, z.B. durch FAQs, einheitliche Sprachregelungen etc. Greifen sie kritische Themen in den internen Medien auf und richten Sie den Fokus auf Lösungen.
  4. Hürden gehören zum Leben: Erzählen Sie die ganze Geschichte. Wie aus Fehlern gelernt wird, welche Lösungen warum gewählt und welche verworfen wurden, das macht Ihre Story authentisch und nachvollziehbar.
  5. Verzicht auf Bullshit-Bingo: Lassen Sie sie einfach weg, all die Hohl-Phrasen, Schachtelsatz-Konstruktionen und abgenutzten Leerformeln. Im Zweifel bedeutet das auch, dass Sie bei Ihrer Recherche immer wieder nachfragen müssen. Das lohnt sich, denn so kann schließlich verstanden werden, was eigentlich gemeint ist.

Suchen Sie noch oder twittern Sie schon?

Sich mit Kollegen der internen Kommunikation vernetzen, aktuelle Fachinformationen recherchieren, Wissen gewinnen und austauschen und dabei Seismograph für die relevanten Schnittstellen in Ihrem Unternehmen sein: Der Microblogging-Dienst Twitter bietet unzählige Möglichkeiten und Vorteile – auch für uns interne Kommunikateure und die Kollegen aus dem HR-Bereich. Bei vielen ist die anfängliche Vorsicht oder gar Skepsis bereits gewichen und das Tool ist für sie zu einer wichtigen Info-Quelle geworden.

Sie haben den Einstieg zu Twitter bislang nicht gefunden? Es ist ganz einfach – wir haben Ihnen im Folgenden die wichtigsten Informationen zur Einrichtung und Nutzung eines eigenen Twitter-Accounts zusammengestellt: 

Einrichtung eines Accounts:

Was Sie dafür brauchen: ein Foto von Ihnen als Profilbild, ein Foto, das gut zu Ihnen passt, als Titelbild, eine E-Mail-Adresse und eine „knackige“ Kurz-Biografie.

Den Rest erledigen Sie ganz einfach mit der selbsterklärenden Anmeldung von Twitter.

Zeit für detailliertere Einstellungen (u.a. die Frage: „Will ich, dass meine Tweets automatisch auf meiner Facebook-Seite gepostet werden?“) bleibt später immer noch.

Vernetzung

Twitter ist ein dynamisches und sehr schnelles Medium voller aktueller Informationen, Microtrends und relevanten Quellen.

Um sich mit anderen Usern oder Unternehmens-Accounts zu vernetzen, gibt es drei Arten:

a) Suchen Sie nach Namen von Menschen, die Sie interessieren oder faszinieren

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b) Suchen Sie nach Themen, die Sie umtreiben

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c) Verzweigen Sie sich in Ihren Treffern weiter und lassen Sie sich treiben. Schauen Sie sich die Follower von gefundenen Usern (und deren Follower und deren Follower …) an, lesen Sie sich deren Beiträge durch, klicken Sie auf eingebettete Links und lassen Sie sich inspirieren von der Dynamik eines Microblogs, der Informationsgüte eines Wikipedia, der Informationsmenge eines Google und dem durchaus vorhandenen Esprit eines Bonmots in 140 Zeichen.

Begegnet Ihnen das „#“-Zeichen (Raute oder Hashtag), klicken Sie auf den Begriff dahinter. Mit der Verwendung eines Hashtags ordnet der User seinen Beitrag („Tweet“) einer Art Themenkategorie zu. Die Hashtags sind nicht fest vergeben, jeder von uns kann eigene Begriffe entwickeln und zum Einsatz bringen. Hashtags sollten allerdings so verwendet werden, dass andere Nutzer auf die Idee kommen können, den verwendeten Begriff auch zu suchen und selbst zu verwenden.

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Bitte folgen! Anders als in vielen anderen Netzwerken basiert Twitter nicht auf dem Grundsatz einer gegenseitigen Vernetzung, sondern kann auch einseitig sein. Wenn Sie jemandem folgen möchten, tun Sie das. Ihr digitales Gegenüber kann entscheiden, ob er Ihnen auch folgen möchte oder nicht. Das „Folgen“  bedarf keiner Zustimmung des Nutzers, die geposteten Inhalte sind frei verfügbar für jeden Interessenten.

Kommunikation

Auch wenn rund 40 Prozent der angemeldeten User Twitter ausschließlich passiv nutzen, dient das Tool primär der Kommunikation mit- und untereinander. Eine Besonderheit: Twitter ist eher ein Sende- denn ein Dialogmedium. Man twittert das, was man selbst für relevant hält und teilt es mit seinen Followern. Daraus können sich Dialoge und Kommentare ergeben, müssen es aber nicht.

Wenn Sie selbst einen Tweet auf Twitter formulieren möchten, stellen Sie sich die einfachen Fragen:

  • Würde ich als User den Beitrag mit Interesse lesen?
  • Gibt es eine Kategorie, der ich den Beitrag mit einem Hashtag zuordnen möchte?
  • Gibt es eine Quelle, auf die ich verlinken möchte, um weitere Informationen zu geben?

(ein bisschen) Glossar:

Tweets: Beiträge eines Twitter Users (Verb: twittern oder tweeten, dem englischen Wort für „zwitschern“ entlehnt)

Follower: Abonnenten der Beiträge eines Twitter-Users

Timeline: ständig aktualisierte Anzeige der Beiträge der Accounts, mit denen Sie vernetzt sind

Hashtag: Kategorisierung von Tweets

Mention: Erwähnung eines Users @username mitten in einem Beitrag (der User erhält darüber einen Hinweis). Dieser Beitrag wird allen mit Ihnen vernetzten Usern in deren Timeline angezeigt.

Retweet: ein gefundener Beitrag ist so lesenswert, dass er mit den eigenen Followern geteilt wird

Faven oder Favorisieren: wenn Ihnen ein Beitrag auf Twitter gut gefällt, Sie ihn aber nicht in Ihrem persönlichen Netzwerk mit einem Retweet teilen möchten, faven Sie ihn einfach als Zeichen der Wertschätzung für den Autor des gefundenen Beitrags.

Zitieren: ähnlich wie ein Retweet, aber Sie können den Beitrag noch zusätzlich mit einer persönlichen Anmerkung/ Einordnung ergänzen

140 Zeichen: mehr Zeichen stehen Ihnen beim Verfassen eines Tweets nicht zur Verfügung. Ihnen wird beim Verfassen eines Tweets angezeigt, wie viele Zeichen Ihnen noch zur Verfügung stehen. Die Anzeige sollte nicht rot werden, denn dann haben Sie zu viele Zeichen genutzt. Vorteil der Zeichenbeschränkung: Die begrenzte Zeichenmenge trägt zu pointierter Informationsvermittlung und Kommunikation bei.

So, und jetzt einfach mal loslegen 🙂 !

5 Kommunikationstipps für Ihr neues Social Intranet

 

Unternehmen, die ein Social Intranet einführen, begeben sich auf eine längere, spannende Reise. Sie starten nicht nur ein modernes Kommunikations- und Kollaborationswerkzeug, sondern in den allermeisten Fällen auch einen Kulturwandel. Was ist also in der begleitenden Kommunikation besonders zu beachten?

  1. Kommunikationsmaßnahmen langfristig anlegen

Kulturveränderungen brauchen einen langen Atem und eine fortlaufende Kommunikation. Die gilt ganz besonders auch für die Einführung eines Social Intranets. Den Umgang mit dem neuen Medium ausprobieren, immer wieder in unterschiedlichen Medien und Formen zu erfahren, welche Ziele mit der Einführung verfolgt, welche Erwartungen für den Umgang an die Mitarbeiter gerichtet werden und was wie das Neue funktioniert, all das sollte immer wieder – gern auch angereichert mit praktischen Bespielen und „live“-Übungseinheiten – über mehrere Monate hinweg über verschiedene Kanäle kommuniziert werden.

  1. Crossmedial vorgehen

Nutzen Sie die gesamte Klaviatur Ihrer Kommunikationsinstrumente. Vor dem Start können Gesamtprojekt, Hintergründe und Funktionen via Print und online Medien vorgestellt werden. Events zum Start schaffen Aufmerksamkeit und unterstreichen die Relevanz. Regelmäßige „Sprechstunden“ mit ansprechbaren „Socializern“, die an PC-Terminals Nutzer life beraten, Fragen beantworten und Hilfestellungen geben, positioniert an aufmerksamkeitsstarken Treffpunkten wie z.B. in der Kantine, bauen Nutzungsschwellen ab.

  1. Spielerische Elemente zum Kennenlernen

Ob virtuelle Schnitzeljagden, im neuen Netz versteckte Botschaften und Begriffe oder auch über die neuen Tools hinweg verteilte Bilderrätsel: Spielerische Elemente helfen, die Funktionen des neuen Intranets zu entdecken, auszuprobieren und auf entspannte Weise kennenzulernen. Zusätzliche Anreize können durch die Verlosung von Incentives für die „Spieler“ gesetzt werden. Ziel ist dabei immer, die neue Welt und deren Mehrwert für sich selbst spielerisch zu entdecken.

  1. Führungskräfte gewinnen

Als erste Ansprechpartner der Mitarbeiter sind Führungskräfte (FK) für die erfolgreiche Einführung essentiell. Deshalb sollte eine frühzeitige und die FK in ihrer Multiplikatorenrolle unterstützende Kommunikation aufgesetzt werden. Besonders bewährt haben sich zudem Einzel-Trainings für FKs durch junge, internetaffine Mitarbeiter, sogenannte Digital Natives.

  1. Nutzer beteiligen

Social Intranets leben von und mit der aktiven Beteiligung der Nutzer. Beteiligen Sie die Nutzer an Entwicklung und Evolution Ihres Social Intranets und kommunizieren Sie dies regelmäßig. Dies sichert längerfristig die Nutzungsbereitschaft, weil auf die Bedürfnisse der Nutzer eingegangen wird. Obendrein verbessert sich durch das Nutzer-Feedback auch die Alltagstauglichkeit Ihrer Plattform.