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Zukunftsweisende Zusammenarbeit

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Die digitale Transformation verändert unsere Arbeitswelt. Künstliche Intelligenz, neue Cloud-Strategien und vernetzte Maschinen revolutionieren ganze Unternehmensprozesse. Intelligente Analysen sorgen für mehr Produktivität im Unternehmen. Aber nicht nur reibungsloser Informations- und Datenaustausch sind gefragt. Auch Kommunikationsstrukturen verändern sich und passen sich den neuen technischen Gegebenheiten an.

Was Unternehmen heute brauchen ist ein individueller Digital Workplace und ein Social Intranet, das die Kollaboration im Unternehmen vorantreibt. Denn Zusammenarbeit 4.0 entscheidet heute ebenso über Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen wie die Vernetzung von Maschinen. Die Weitergabe und das Management von Wissen sind dabei ein wesentlicher Bestandteil. Damit dies reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen ohne Hemmungen und mit viel Engagement die neue Technik annehmen. Erst dann wird das Intranet erfolgreich genutzt, Zusammenarbeit gefördert und Wissen generationsübergreifend geteilt. Schafft es das Management, diese Hürde zu nehmen und eine Unternehmenskommunikation von unten nach oben zu etablieren, steht der neuen Zusammenarbeit 4.0 nichts mehr im Wege. Wie das gelingt? Vier Faktoren für ein erfolgreiches Intranet:

  1. Organisation: Erst der Mensch, dann die Technik

Möchten Unternehmen ein Intranet erfolgreich einführen, sollten sie die Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen. SharePoint kann viel und Office 365 trumpft mit ständig neuen Features und Updates auf. Die zahlreichen Möglichkeiten können Nutzer jedoch schnell überfordern. Deshalb sollten bei der Einführung von Intranets die Informationsansprüche der Mitarbeiter ausschlaggebend sein. Ein Intranet ist nur dann erfolgreich, wenn die User den Mehrwert erkennen, tägliche Arbeitsprozesse vereinfacht wiederfinden und Zugriff auf alle nötigen Informationen erhalten.

 

  1. Kommunikation: Neue Arbeitsweisen vorleben

Der Wandel von stringent durchgeplanten Projekteinheiten hin zu einer offenen Kommunikationsstruktur ist nicht ganz einfach. Deshalb sollten Führungskräfte anfangs die Kommunikation über das Intranet vorantreiben und mit gutem Beispiel vorangehen. Die Vorteile der schnellen Informationssuche, Dokument-Sharing und Streaming, kombiniert mit bekannten Kommunikationsstrukturen über E-Mail erleichtern den Einstieg. Auch der Zugang via App über mobile Endgeräte erlaubt eine Kommunikation und Zusammenarbeit von überall ohne Medienbrüche.

 

  1. Qualifikation: Kommunikation kommt von der Basis

Sind die ersten Gehversuche geglückt – Strukturen und neue Kommunikationswege angenommen – gilt es, die Kommunikation von oben nach unten in ein Zusammenarbeiten von unten nach oben zu verwandeln. Kommentarfunktionen, Wikis, interne Webinare und Onboardingprozesse, all das hilft, um den Informationsaustausch der Mitarbeiter untereinander anzukurbeln und wertvolles Wissen zu teilen.

 

  1. Motivation: Am Ball bleiben

Ein cooles Design, gewinnbringende Features und vor allem eine einfache Handhabung sorgen dafür, dass das Intranet gern genutzt wird. Stellen Sie Foren für eine gegenseitige Hilfestellung bereit und regen Sie Kommentare an, denn auch Interaktion und Feedback motivieren.

 

Digitale Strategie führt zu mehr Produktivität

„Die Wertschöpfung, beispielsweise im produzierenden Gewerbe, orientiert sich zukünftig vor allem an der besten Idee und der weitreichendsten Vernetzung, mit der diese Idee weltweit marktreif umgesetzt wird. Wir werden demnächst alle noch mehr – digital – miteinander arbeiten, Wissen austauschen und Erlöse teilen!“

Keine Frage: Michael Scheibe, CEO und SharePoint-Evangelist der aXon GmbH, ist ein großer Fürsprecher des allumfassenden Digital Workspace. Seine Erfahrungen zeigen, dass nicht allein die Technologie zählt – vor allem eine strategische Herangehensweise und das richtige Change-Management sind essenzielle Voraussetzungen. Denn erst, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Mehrwert ihres Digital Workplace erkennen und Spaß an der Zusammenarbeit haben, wird alles geteilt und die Produktivität nachhaltig gesteigert. „Uns stehen spannende Zeiten bevor“, ist Scheibe überzeugt.

Die Einschätzung teilt auch Andrea Montua, Geschäftsführerin von MontuaPartner Communications – der Agentur für Interne Kommunikation und Change. Die bereichernde Kooperation von aXon mit MontuaPartner bietet daher ein starkes strategisches Team, das nicht nur innovative Kommunikationstechnologien liefert, sondern den gesamten Change-Prozess aktiv und agil im Unternehmen etabliert. Auf dass die kommunikative Zukunft lebendig bleibt.

 

Autorin des Gastbeitrags: Silke Drüke, Social Marketing Managerin Unternehmenskommunikation der aXon GmbH

 

Copyright Aufmacherbild: Ian Schneider, Unsplash

Interne Kommunikation? Relevant!

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„Relevanz“ ist in einer Zeit täglich tausender medialer Reize ein Wert, über den das Nachdenken und Diskutieren lohnt. Und war deshalb das perfekte Leitthema des zweitägigen Kommunikationskongresses Ende September in Berlin. Neben vier Keynote Speakern gaben rund 150 Referenten aus Medien und Wirtschaft anhand unterschiedlichster Best-Practice-Beispiele einen Einblick, wie sie und ihre Unternehmen den Begriff interpretieren und umsetzen. Und was andere daraus an Impulsen ableiten könnten.

Die Fragestellungen und Themenkomplexe spiegelten bereits im Vorfeld, dass sich die Kommunikationsbranche in einer gänzlich neuen (Be-)Deutungs-Ära befindet. Welchen Medien vertraut die Öffentlichkeit? Welchen Daten und Kanälen glauben Mitarbeiter und Führungskräfte? Wie relevant sind Kommunikatoren in ihrer Rolle für Unternehmen? Welche Art der Kommunikation ist überhaupt essentiell – und mit welchen Maßnahmen kann sie möglicherweise gesteigert werden?

Im Fokus: Social Media und Design Thinking

Zum 5. Mal war auch MontuaPartner Communications auf dem Kongress zu Gast und wählte die für die Hamburger Beratungsagentur passenden IK- und Change-Vorträge aus. Keine leichte Aufgabe. „Vor allem hat mich die enorm große Bedeutung gefreut, die der Internen Kommunikation mittlerweile beigemessen wird“, betont MontuaPartner-Geschäftsführerin Andrea Montua. Aber: „Es war gar nicht so einfach, aus der Vielzahl an guten Vorträgen die für uns relevantesten herauszufiltern.“

Entschieden hatte sie sich dann unter anderem für den Vortrag von Philipp Wachholz, Director Corporate Affairs bei McDonald’s Deutschland. Er stellte gemeinsam mit der begleitenden Agentur deren 2016er-Kampagne Live@McDonald’s vor: 12 Stunden Live-Content, der durch alle Social-Media-Kanäle gespielt wurde. Eine beeindruckende Aktion, die zeigte, wie man mit zeitgemäßen Mitteln zugleich Mitarbeiter, Franchisenehmer, Kunden und potenzielle Neukunden mit einbeziehen kann.

Aber auch Bernd Engeliens Vortrag zum Thema „Design Thinking in der Unternehmenskommunikation bei der Zurich Gruppe“ machte Lust auf mehr – mehr Beteiligung der Kommunikationskollegen in kreativen Veränderungsprozessen, auf mehr „anders denken und handeln“ und Lust auf mehr innovative Arbeitsmethoden.

Neue Gedanken und Ideen zu Themen wie Disruption und Digitalisierung – Mitbringsel eines Rechercheausflugs ins Silicon Valley – stellte schließlich auch Daniel Brandt von Hirsch Maschinen vor. Seine Einblicke und Impulse zu den Auswirkungen dieser Themen auf Unternehmen sowie ihre Kommunikatoren fanden großes Gehör im Publikum.

Neues Dreamteam: IK, HR und Strategie

Am Folgetag beeindruckten vor allem der Vortrag des MDAX-Unternehmens KION sowie die Präsentation von Christian H. Bahlmann, Leiter Unternehmenskommunikation bei Bahlsen. KION demonstrierte, wie das Zusammenspiel aus HR, Strategie und Kommunikation die erfolgreiche Umsetzung einer neuen Unternehmensstrategie nach innen befördert. Christian Bahlmann hingegen zeigte, wie es Unternehmen gelingen kann, sich zugleich auf Tradition und Familie zu besinnen und dabei eine komplett neue Art zu entwickeln, Projekte anzugehen, ja sich sogar selbst neu zu erfinden – für zufriedene Kunden und engagierte Mitarbeiter.

Das Resümee der beiden Kongresstage? Ganz große Überraschungen gab es nicht. Absolut bemerkenswert war aber, dass auf breiter Ebene viele jener Entwicklungen sichtbar werden, die die Kollegen von MontuaPartner Communications schon lange proklamieren und einfordern. Eben weil sie notwendig und wichtig sind. Allen voran sind das die verstärkte Zusammenarbeit von HR und Kommunikation sowie die zunehmende Bedeutung von strategischem Vorgehen in der IK.

IK-Tipps: Das ist wichtig

Trends sind und bleiben zudem die Themen Storytelling (dazu finden Sie im Oktober einen eigenen Beitrag in unserem Blog), integrierte Kampagnen und ein starker Fokus auf soziale Netzwerke und Bewegtbild-Kommunikation. Insgesamt stellte sich einmal mehr als zukunftsweisende Methodik für Kommunikationsabteilungen heraus, in ganzheitlichen Kampagnen zu denken, statt viele Einzelmaßnahmen auf den Weg zu bringen.

Die Learnings für Andrea Montua aus den beiden Tagen: „Wenn ich Konzernen zusammenfassend etwas mitgeben wollte, wäre das tatsächlich: Lernt von den agilen und wendigen Start-ups. Jeder Arbeitsschritt wird dort auf seine Effizienz hin geprüft, jede Arbeitsmethode auf Wendigkeit und Passgenauigkeit für eben jenen Arbeitsschritt bewertet. Kommunikation ist für diese Form der Unternehmen – und ergo für ihre Mitarbeiter und Führungskräfte – eine Selbstverständlichkeit, sowohl nach innen wie nach außen. Hierarchien sind praktisch nicht mehr vorhanden. Das spart Zeit, Geld und jede Menge Nerven. In Sachen Kooperation und Grenzen-sprengen sind hier vorbildliche Pioniere unterwegs.

Familienunternehmen würde ich raten, was bei Bahlsen wunderbar gelungen scheint: eine Besinnung auf die Wurzeln, auf Tradition und Gemeinschaftsgefühl. Denn das sind einmalige Stärken, die als solche wahrgenommen gehören. Und am besten folgerichtig kombiniert mit neuen und disruptiven Methoden und Wegen in der Arbeitsweise und der Art, mit der Zukunft im Fokus zu denken. Das heißt, Trends als Zielmarken zu definieren, Mitarbeitern Raum zu geben und über das Netzwerken innovative Ideen für die tägliche Arbeit zu entwickeln.

Weniger einfach sind die Learnings für Start-ups zu definieren. Vielleicht ist es das Thema Nachhaltigkeit: Denkt nicht nur in Sprints und seht mehr als die Methodik und die vordergründige Effizienz. Denn ein Unternehmen langfristig auf gesunde und funktionierende Beine zu stellen bedeutet, den Blick auch immer wieder weiter nach vorn zu richten. Auch und vor allem, wenn es um kommunikative Maßnahmen und Tool-Planungen geht. Hier können die Jungen noch viel von den Alten lernen.“

Copyright Aufmacherbild: Heidi Sandstrom, Unsplash