Beiträge

Welcome to the Jungle – wo geht’s zur App?

, ,

Bin ich aus der Zeit gefallen, wenn in meinem Unternehmen noch nicht per App informiert und kollaboriert wird? Wie gehe ich das Thema an, um für meine Arbeit zu klären, ob ich eine App brauche und will? Und wenn das Ergebnis ein „Nein“ ist, wie argumentiere ich gegenüber meiner Geschäftsführung (die das unbedingt wollte)? Wenn das Ergebnis ein „Ja“ zur App ist, wie finde ich mich im App-Dschungel zurecht? Wie starte ich den Prozess?

Unsere Expertin Gaby Neujahr hat viele Unternehmen auf dem Weg zur App begleitet, sie kennt die Weggabelungen, die mühsamen Streckenabschnitte aber auch die Freude darüber, das Ziel zu erreichen. Wir haben sie gefragt, wie man das Thema App am besten angeht.

Ich stehe am Anfang eines Weges, den ich eventuell gar nicht gehen muss. Wie fange ich an?

GN: Als IKler kläre ich zunächst mal meinen ganz eigenen Bedarf: Nehmen wir an, ich habe eine Mitarbeiterzeitung und ein aus dem 20. Jahrhundert stammendes Intranet. Damit fühle ich mich zwar ganz gut aufgestellt, aber dennoch leicht ergraut. Meine jungen Kollegen fragen mich, warum sie die Unternehmensnews nicht, wie sie das in allen anderen Interessensbereichen auch machen, morgens in der Bahn auf ihrem Smartphone anschauen können. Eine App, denke ich mir, könnte die Lösung sein. Mit dieser Idee gehe ich zu meiner Geschäftsführung und frage, wie die dazu steht. Dafür habe ich mich natürlich vorbereitet, habe mir angeschaut, wie das Unternehmen demografisch dasteht und was für den Arbeitsalltag meiner Kollegen wichtig ist.

Muss ich das Intranet anfassen, bevor ich über eine App nachdenke und ist es dann der nächste logische Schritt, es auch in eine mobile Lösung zu überführen?

GN: Der Erfolg von jedem Kommunikationswerkzeug, egal ob print oder online, ist erstmal, dass es dem Nutzer gefällt und hilft. Es reicht nicht, dass ich selbst davon begeistert bin. Rede mit denen, die Du erreichen möchtest! Und kläre, was mit der App erreicht werden soll. Ein Intranet oder eine App ist nur dann ein Geschenk, wenn es einfach zu benutzen ist. Und wenn ich finde, was ich suche – schnell und aktuell. Im besten Fall verzahne ich App und Intranet, weil im Intranet Features sein können, die ich über eine App nicht ausspielen darf oder möchte. Das können vertrauliche Personaldaten oder auch Infos über wichtige Projekte sein. Da Apps gern in öffentlichen Bereichen aufgerufen werden, in denen andere mitlesen können, sind da manche Informationen oder Anwendungen tabu.

Zurück zum Termin mit der Geschäftsführung – sollte hier schon eine Entscheidung fallen?

GN: Nein, hier hole ich mir erst einmal das „go“, um zur nächsten Weggabelung zu gehen. Wenn 10 Prozent der Mitarbeiter unter 30 sind kann ich sicherlich davon ausgehen, dass diese Gruppe eine App nutzen würde. Bei den anderen muss ich herausfinden, ob sie denn überhaupt Nachrichten auf Tablet oder Smartphone haben wollen. Wenn ich feststelle, dass ein Großteil kein Interesse und keine Lust auf eine App hat, dann fehlt der Bedarf.

Wie argumentiere ich gegenüber der Geschäftsführung, wenn diese mir die App quasi verordnet hat, meine Recherche aber genau das Gegenteil ergeben hat?

GN: Weil wir in den vergangenen Jahren sehr gute Erfahrungen mit Apps in der IK gesammelt haben, ist es einen Versuch wert,  einen Testlauf mit einer Pilotgruppe zu machen. Dabei zeigt sich meist fix, dass selbst zunächst ablehnende Kollegen die schnelle Information „to go“ doch gern nutzen. Ist das nicht der Fall, sind die doch recht ordentlichen Kosten für Einführung, Betrieb und Redaktion durchaus Argumente, denen Geschäftsführungen sich nicht verschließen.

 Wie groß muss so eine Pilotgruppe sein?

GN: Rund fünf Prozent der Mitarbeiterschaft reichen, aber sie sollten quer durch alle Hierarchie- und Altersstufen im Unternehmen verteilt sein. Der Querschnitt sollte das Unternehmen einigermaßen repräsentativ abbilden. Diese Gruppe frage ich dann auch nach ihren Interessen und Bedarfen, sprich: Was wollt ihr in der App tun und lesen? Dann kann ich schauen, was technisch machbar ist.

Ist man in dem Stadium noch allein als IK unterwegs oder schon im Team mit anderen?

GN: Da arbeiten wir idealerweise im Team mit IT, HR und jemandem aus dem engen Umfeld der Geschäftsführung, um die nötigen Strategen mit an Bord zu haben. Sinnvoll ist auch, frühzeitig den Datenschutz und den Betriebsrat mit abzuholen.

Wie befrage ich meine Gruppe?

GN: Ich würde immer empfehlen, Experten an Bord zu holen, die Erfahrung mit dem Aufbau von Kommunikationswerkzeugen haben. Mit ihrer Unterstützung sollten potenzielle Nutzer in einer Onlinebefragung, ergänzt durch Fokusgruppengespräche, nach ihren Wünschen und Bedürfnissen gefragt werden. In präzisierenden Workshops mit den Nutzern können die Ergebnisse dann verfeinert werden. Dabei zeigt sich dann, ob ich nur eine Informations-App oder auch soziale Features brauche, wie Austausch, Chat, Urlaubsantrag, und damit auch kollaborative Aspekte berücksichtigen sollte.

 

Das klingt nach mühsamer Forschungsarbeit – und das ist es auch. Aber sie macht tatsächlich sehr viel Freude und erzeugt nachhaltige Nähe zu den Kollegen, den Kunden der IK. Von dem entstandenen Netzwerk und den Erfahrungen werden Sie nachhaltig profitieren. Und jetzt ist der erste wichtige Schritt gemacht! Sie wissen, was Sie wollen – oder eben nicht wollen – und sind auf dem besten Weg, es umzusetzen. Kommende Woche geht es im zweiten Teil des Interviews um die Umsetzung Ihres Projektes. Vorfreude!

 

Copyright Aufmacherbild: Milan Seitler / Unsplash

Mit Intranet via App Mitarbeiter erreichen

Gewünscht haben wir uns das schon lange: Ein Intranet, das alle erreicht, intuitiv verstanden wird, einfach zu bedienen und auch für KMU geeignet ist. Am Besten als simple App. Wir wurden erhört.

Heute hatten wir hier bei uns im Büro Frank Wolf von Eyo zu Besuch. Er stellte uns die MitarbeiterApp vor, ein Content Management System (CMS) für mobile und stationäre Intranets. Ein echter Problemlöser, denn gerade wenn es um die interne Kommunikation in dezentral organisierten Unternehmen oder IK für gewerbliche Mitarbeiter geht, steht meist die Frage im Raum, wie diese Kollegen zuverlässig erreicht werden können.

Egal, ob die MitarbeiterApp direkt in ein bereits existierendes Intranet integriert wird, jenseits davon oder als alleiniges Intranet aufgebaut wird, das alles ist möglich. Eindeutige Zugriffsrechte schaffen Sicherheit, unterschiedliche Kanäle ermöglichen einen zielgruppenorientierten Informationsfluss und wenns einmal ganz besonders wichtig ist, können via Push-Nachricht flugs alle erreicht werden, die es wissen müssen. Schon jetzt nutzen die Busfahrer der Berliner Verkehrsbetriebe die MitarbeiterApp und verpassen keine wichtige IK-News mehr.

Wir sind begeistert!