Digital Workplace: So läuft’s nach Plan

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Zeig‘ mir Deinen Schreibtisch – und ich sage Dir, wer Du bist. In bunten Magazinen kann man so immer wieder unterhaltsame Typisierungen vornehmen: beispielsweise das Familientier (zig Fotos der süßen Kleinen) oder den Naturfreund (um den Bildschirm rankt ein Dschungel).

Zugegeben: Die Kriterien des digitalen Arbeitsplatzes – im Branchen-Sprech: Digital Workplace – weichen davon ein wenig ab. Und doch lässt sich aus dessen Ausgestaltung ebenfalls eine Menge herauslesen: Wie zukunftsorientiert das betreffende Unternehmen arbeitet, wie viel Wert es auf kollaborativen Workflow seiner Mitarbeiter und auf Wissenstransfer ohne Streuverluste legt. Kurz: Wie effektiv und produktiv es aufgestellt ist – und wie attraktiv es somit als Arbeitgeber ist.

Digitaler Arbeitsplatz löst Social Intranet ab

Auch aus Sicht der Internen Kommunikation ist der Digital Workplace ein unerlässliches Tool – in einem früheren Blog-Post haben wir ihn als einer der wichtigsten Trends für 2018 postuliert. Bevor Sie jetzt hektisch in Ihrem Hirn kramen, was genau sich eigentlich hinter einem Digital Workplace verbirgt – hier zunächst eine kurze Erläuterung: Gemeint ist eine digitale Arbeitsplattform, die zentral unternehmensinterne Informationen, Tools und Services zur Verfügung stellt und damit abteilungsübergreifend vernetzte Kommunikation, Wissensmanagement und Prozessoptimierung ermöglicht. Damit stellt der digitale Arbeitsplatz die logische Weiterentwicklung des Social Intranets dar, weil es nicht allein auf den hierarchiefreien Austausch der Mitarbeiter zielt, sondern vielmehr auf deren effektive Zusammenarbeit – durch die Bereitstellung sämtlicher dafür benötigter Werkzeuge.

Dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens an einem zentralen Ort zusammenarbeiten, ist mittlerweile die große Ausnahme. Viel häufiger ist die Belegschaft zwischen klassischen Schreibtischtätern, Non-Desk-Kollegen und Homeoffice-Arbeitern zerfasert – und somit auch deren Kommunikation. Die Bereitstellung einer gemeinsamen digitalen Plattform ist daher immens wichtig, um niemanden auszuschließen und Kollaboration aus einem strategischen Guss zu gewährleisten.

So ist der Digital Workplace eine zentrale Säule der digitalen Transformation und hat einen immensen Einfluss auf die Unternehmenskommunikation und -kultur. Damit der digitale Arbeitsplatz aber seine volle Wirkung entfalten kann, geben wir hier 3 Dos und 3 Dont’s an die Hand, die aus IK-Warte bei dessen Etablierung im Unternehmen zu beachten sind.

 

So geht’s:

Do 1: Employee Experience fokussieren 

Nicht nur die Unternehmenskommunikation sollte verinnerlicht haben: Die Produktivität eines Betriebs steht und fällt stets auch mit Information, Motivation und Engagement seitens seiner Mitarbeiter. Ein Großteil dieser Mitarbeiter wird künftig von den Digital Natives gestellt, deren Bedürfnisse eng an den digitalen Fortschritt gekoppelt sind. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, diesen Ansprüchen auch am Arbeitsplatz gerecht zu werden – mit modernsten, (sozial) vernetzten und mobilen Tools, die allen Kollegen selbstbestimmt orts- und hierarchieunabhängig Zugang zu den relevanten Unternehmens- und Kommunikationsprozessen garantieren.

 

Do 2: Strategie etablieren 

Ohne Plan verfehlt der Digital Workplace sein Ziel. Sprich: Die Bedürfnisabfrage bei den unterschiedlichen Unternehmenszielgruppen sowie die Definition von verschiedenen Anwendungsfällen hat erste Priorität bei der Entwicklung einer langfristigen Strategie. Die IK sollte bei diesem Prozess nicht nur die in- und externen Erkenntnisse der Mitarbeiter berücksichtigen und deren kontinuierliches Feedback einfordern, sondern auch die (oberste) Führungsriege mit einbinden, um durch deren Präsenz die Akzeptanz zu stärken.

 

Do 3: Gefühle investieren 

Auch wenn es oberflächlich betrachtet um Technologie geht: Der Digital Workplace ist ein Tool von und vor allem für Menschen – und soll deren berufliches Miteinander verbessern. Daher sollte der IK-gesteuerte Fokus darauf liegen, herauszufinden, von welchen neuen Formen der Kollaboration die Mitarbeiter am meisten profitieren. Als besonders geeignet für diese Change-Schritte haben sich agile Methoden wie Design Thinking* erwiesen. Erzielen daraus entwickelte Pilotprojekte sichtbaren Erfolg, motivieren sie die Belegschaft zu weiteren Anwendungen. Unabdingbar sind hier auch unternehmensinterne Influencer bzw. Multiplikatoren, die die Begeisterung für das neue Tool in die breite Belegschaft tragen. Hilfreich sind zudem interne Medien wie Erklärvideos oder Gamification-Lösungen, also die Integration spielerischer Elemente in Anwendungen.

*Design Thinking ermöglicht neue Formen der Zusammenarbeit, fördert und fordert kollaborative Kreativität, um Fragestellungen ganzheitlich, nutzerorientiert und unkonventionell zu lösen.

 

…und so geht’s eher nicht:

Don’t 1: Tools aufsummieren 

Gerade in gewachsenen Unternehmen entsteht oft ein regelrechter Dschungel an digitalen Lösungen, da verschiedene Abteilungen auf differente Insellösungen bauen. Wer den Wildwuchs nicht beizeiten kappt, riskiert, dass Mitarbeiter den Überblick verlieren und im Zweifel auf die private Schatten-IT ausweichen. Die unternehmensübergreifende Einführung eines Digital Workplace bietet daher immer auch die Chance, dem digitalen Chaos ein Ende zu bereiten und mit einer einheitlichen Lösung einen strukturierten Neustart zu schaffen.

 

Don’t 2: Wenig experimentieren 

Verwunderlich, wie viele Transformationen am mangelnden Mut in der Findungsphase scheitern. Wer nach der absolut perfekten Lösung für seinen Digital Workplace sucht, muss zwangsläufig scheitern. Denn ohne Ausprobieren, das auch Stolpern miteinschließt, geht kein nachhaltig funktionierender digitaler Prozess vonstatten. Vor allem die User Experience ist von unschätzbarem Wert, so dass die IT und Interne Kommunikation im engen Schulterschluss Pilotgruppen begleiten sollten, deren Feedback unmittelbar in die Anwendungen einfließt.

 

Don’t 3: Inselentscheidungen akzeptieren 

Einer für alle – und alle für einen. Wenn der Digital Workplace Erfolg haben soll, müssen alle unternehmensrelevanten Abteilungen an einem strategischen Strang ziehen. Einsame Entscheidungen aus der Chefetage sind unerwünscht. Sprich: Geschäftsleitung, in- und externe Kommunikation, HR, IT und ggf. das Change-Management müssen nach einer für alle Abteilungen passenden Lösung suchen – und sie anschließend auch (vor-)leben.

Copyright Aufmacherbild: Mpho Mojapelo, Unsplash

 

 

 

Hier bloggt auch der Chef

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Nicht jedem Trend hinterherjagen, aber dennoch immer am Puls bleiben. Das gilt auch für interne Kommunikationsprofis: Das Social Intranet ist und bleibt ein unerlässliches Tool für zeitgemäßen Mitarbeiterdialog. Warum? Es entspricht unserem heutigen Kommunikationsverhalten, ist intuitiv und informativ. Die Interne Kommunikation wird dadurch einfacher, schneller und direkter, ohne Hierarchiehürden. Ein Social Intranet ist wie ein kleinster gemeinsamer Nenner, der es allen erlaubt mitzumachen. Fast nebenbei und fast überall.

Immer noch nicht überzeugt? Sechs gute Gründe für ein Social Intranet – und warum sich auch Ihre Interne Kommunikation dafür stark machen sollte:

 

  1. Unternehmenskultur leben: Es gibt keine passendere Plattform, um unternehmerische Leitlinien und Werte tagtäglich zu gestalten. Diese beinhalten vielleicht Absichten wie: Wir wollen Dialog, wir wollen Wissenstransfer. Bestens! Ein Social Intranet sagt: Lasst uns reden. Hier gibt es Austausch. Hier können wir teilen. Denn wie häufig bleiben die propagierten Werte und Missionen sonst im Verborgenen? Ziemlich oft. Zwar in geschliffene Worte verpackt und schön gestaltet, aber eben nicht im Alltag spürbar. Mit einem auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnittenen Social Intranet können Sie all das ans Licht und ins Leben holen.
  2. Führung zeigen: Für das Kommunikationsteam gehört der Austausch mit der Chefetage zum Joballtag. Doch gerade in größeren Unternehmen kennen die meisten Mitarbeiter die Führungsriege nur vom Hörensagen. Für 90 Prozent der Kollegen sind diese Menschen kaum mehr als ein Foto auf der Website. Das Social Intranet verleiht allen Unternehmensakteuren gleichberechtigt eine Stimme – vom Azubi bis zum Geschäftsführer. Und lässt sie antihierarchisch miteinander in den Dialog treten. Warum nicht mal einen wöchentlichen Geschäftsführer-Chat ausprobieren?
  3. Mitarbeiter aktivieren: Digitale Dialogformen nutzt nahezu jeder – zumindest im privaten Umfeld. Die Hürde zum Social Intranet ist für die meisten deshalb eher gering. Schafft es die Interne Kommunikation mit guten Inhalten die Partizipation anzufeuern und Berührungsängste gar nicht erst entstehen zu lassen, läuft der Dialog. Ein Social Intranet ermuntert so auch Mitarbeiter zur Interaktion, die bislang keine Plattform hatten. So können unterschiedliche Standorte näher zusammenrücken. Gerade für Kollegen, die räumlich entfernt oder mobil unterwegs sind, bietet es einen direkten Draht zum Headquarter.
  4. Stimmungsbarometer: Wie ticken wir als Unternehmen derzeit? Ein Social Intranet hilft, Stimmungen zu erkennen und zu verstehen, Entwicklungen abzulesen und Defizite rechtzeitig aufzudecken. Ist die Präsenz der IK entsprechend hoch, wird der Mehrwert groß sein. Sie können mit Ihren Mitteln reagieren und Missstände schnell und gezielt beheben.
  5. Know-how für Fortgeschrittene: Wissensmanagement wird im Social Intranet einfacher und gezielter. Inhalte, die in vielen Intranets verschollen scheinen und auch der Suchfunktion ein Rätsel bleiben, sind hier schnell auffindbar. Projektteams arbeiten effektiver und vernetzter, indem sie ihre Informationen mit allen relevanten Personen und Abteilungen teilen. Der direkte Austausch von Dokumenten hält alle stets auf dem aktuellen Stand. Das erleichtert auch das Onboarding neuer Kollegen.
  6. Shitstorm? Nein, danke! Natürlich braucht es auch intern ein paar allgemeingültige (Anstands-)Regeln, damit die Form gewahrt bleibt und der Austausch nicht zum Ventil für wird. Ein Social Intranet ist kein Kummerkasten 4.0. Es ist Aufgabe der Internen Kommunikation und der Führungskräfte zu zeigen, wie man wertschätzend und konstruktiv kommuniziert. Und wenn die Stimmung digital doch einmal hochkocht, müssen die Kommunikationsexperten steuernd und empathisch zur Stelle sein. Nur dann wird das Social Intranet dauerhaft zum wertvollen Tool für alle Mitarbeiter.

 

Sie haben noch nicht genug? Hier und hier finden Sie unsere früheren Beiträge zum Thema Social Intranet.

 

Copyright Aufmacherbild: Gez Xavier Mansfield, Unsplash

 

Die 7 wichtigsten IK-Trends für 2018

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Digitalisierung, Demografiewandel und Dauerpräsenz sägen permanent am Status quo unseres Arbeitslebens – das macht auch vor der Unternehmenskommunikation nicht Halt. Niemals zuvor mussten IK-Abteilungen häufiger und schneller auf neue Trends und Themen reagieren und diese entsprechend in ihren Strategien berücksichtigen. In kurzen Verschnaufpausen, oft zum Auftakt eines neuen Jahres, mag sich da manch einer die Frage stellen: Chatbots, Content, Charisma – und was davon ist jetzt wirklich relevant…? Für alle, die nicht auf Eintagsfliegen setzen wollen, haben wir für 2018 die sieben wichtigsten und spannendsten Trends der Internen Kommunikation zusammengetragen: Von der Rückbesinnung aufs Analoge bis hin zu neuen Zielgruppenstrategien.

1. Mit Apps zu einer neuen Kommunikationskultur

Vor allem tradierte Unternehmen tun sich schwer mit den Veränderungsprozessen, die der technische Fortschritt mit sich bringt – insbesondere in der Kommunikationskultur, die zukünftig an Apps nicht vorbeikommt. Zunehmend dezentral und mobil agierende Mitarbeiter und der Einzug agiler Arbeitsmethoden zwingen allerdings zum Umdenken. Und das ist gut so: Apps fördern Interaktion und den wichtigen Dialog auf Augenhöhe und können starre Hierarchiegefüge aufbrechen, die oft als Lähmfaktor für wichtige Innovationen gelten. Überdies stärken sie Loyalität und Wir-Gefühl. Doch damit auch wirklich ein Höhenflug daraus wird, müssen sowohl Einbindung in den unternehmenseigenen Kommunikationsmix als auch die Einführung des neuen Kanals strategisch erfolgen. Wem das nötige Know-how fehlt, sollte nicht zögern, auch externe Profis zu Rate zu ziehen.

2. Analog gewinnt wieder an Stärke

Auch wenn Prozesse, Strukturen und Abläufe immer mehr den Anforderungen der Digitalisierung angepasst werden – das Analoge verliert damit nicht an Bedeutung, im Gegenteil. Start-Ups im Silicon Valley machen es vor, hiesige Unternehmen ziehen nach: Ganz bewusst wird in der IK als Gegenbewegung die analoge Kommunikation und der persönliche Kontakt forciert. In Meetings, Vier-Augen-Gesprächen oder beim Business-Lunch manifestiert sich die Wertschätzung für die Mitarbeiter – die der realen Person und nicht allein deren Arbeitskraft gilt. Ins gleiche Horn stößt auch die aktuelle Mindfulness-Bewegung, die in Zeiten latenter Burnout-Bedrohung auf Achtsamkeitsprogramme für Führungskräfte und Mitarbeiter setzt. Stichwort Aufmerksamkeitsökonomie: Der Fokus liegt hier mehr auf dem „Warum“ und dem „Wie“ der Aufgaben – nicht ausschließlich auf dem „Was“. Damit soll Stress vermindert, Mitgestaltung und Motivation gestärkt werden. (Sie wollen mehr zum Thema erfahren? Dann bitte hier weiterlesen.)

3. Führen heißt Machtverzicht

Was zeitgemäße Führung 2018 leisten muss, bringt manch einen Vorgesetzten an seine eigenen Grenzen: Im Dauerfeuer zahlloser Transformationen komplexe Projekte und Prozesse zu steuern, die laufend neue Priorisierung erfordern – das hat mit klassischem Abteilungschef-Sein nicht mehr viel gemein. Die Gefahr: Eine Generation von Führungskräften, die aus Überforderung in alte Muster wie Top-Down-Mechanismen verfällt. Was also tun? Der Schlüssel liegt nicht im sozialverträglichen Personalabbau durch die HR-Abteilung, sondern vielmehr in der konsequenten Hinführung der klassisch konditionierten Vorgesetzten zu einem agilen, partizipativen Führungsstil mit Anleihen an die Positive-Leadership-Prinzipien seitens der Internen Kommunikation. Nach diesem Ansatz übernehmen cross-funktionale, überwiegend autonom agierende Teams viele der klassischen Führungsaufgaben – und die Chefs begleiten die Prozesse motivierend, vernetzend und befähigend statt anordnend. (Was Führung 4.0 ausmacht, lesen Sie ausführlich in unserer Echolot-Kolumne auf pressesprecher.com.)

4. Digital ist das neue Social

Bis vor kurzem sollte in Unternehmen am Puls der Zeit alles möglichst „social“ sein. Natürlich sind Mitarbeiter nach wie vor dazu angehalten, sich im betriebsinternen Intranet zu informieren, zu kommentieren, zu teilen – 2018 aber erfährt das Social Intranet seine effiziente Weiterentwicklung im Digital Workplace, den die IK maßgeblich forcieren sollte. Dieser stellt Anwendungen, Informationen und Services bereit, die ortsunabhängig über mobile Zugänge erreichbar sind, um Workflow und kollaborative Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen zu fördern. Unternehmensprozesse werden so transparenter und effektiver, Insellösungen einzelner Bereiche überflüssig und der Wissenstransfer erleichtert. Vernetzte Kommunikation als lebendiger Best-Practice-Case. (Mehr zum Thema finden Sie auch hier.)

5. Content kommt von innen

Stichwort Apps und Social Intranets: Damit die Ideen und das Wissen der Mitarbeiter nicht nur in definierten Projekten zum Tragen kommen, nutzen zukunftsorientierte Unternehmen dieses Potenzial immer häufiger für die Erstellung von Content für Mitarbeiter-relevante Kommunikationskanäle. Die IK kann diesen Prozess durch Befragungen anstoßen und sollte ihn nach Möglichkeit begleiten, um mit den generierten Inhalten die verschiedenen internen Medien sinnvoll zu bespielen. Im Zuge dieser Entwicklung fällt auch die Zunahme von Bewegtbild ins Auge: Via Youtube hat sich das Erklärvideo seinen Weg in die Mitarbeiterkommunikation gebahnt, welches anschaulich, persönlich und direkt eine lebendige Kommunikation unterstützt.

6. Intelligent, effektiv – seelenlos

Im Kundenservice bereits etabliert, in der Unternehmenskommunikation noch in den Kinderschuhen, aber klar auf dem Vormarsch: Chatbots finden ihren Einsatz als digitale Assistenten bislang vor allem in standardisierten Prozessen mit klar definierten Kontexten wie Reisekostenabrechnung oder Dokumentenmanagement. Denkbar sind allerdings auch komplexere Prozesse wie Onboarding-Programme oder Informationsagenten, die Recherche-Aufgaben ausführen. Doch auch hier gilt: Die analoge, humane Kommunikation bleibt wichtigster Co-Partner des digitalen Fortschritts. (Einen ausführlichen Blog-Beitrag zum Thema finden Sie übrigens hier.)

7. Gießkanne ist gestrig

Eine Information für alle? Wer im neuen Jahr seine Mitarbeiter adäquat mit wichtigen News versorgen will, sollte auf die entsprechende Zielgruppenrelevanz achten: Es gilt, noch mehr direkte Informationen für die diversen Zielgruppen im Unternehmen bereitzustellen. Dadurch werden Kommunikationsstrategien immer komplexer und müssen viele Variablen beachten. Umso wichtiger, dass die Interne Kommunikation ihre Adressaten vorab ganz klar definiert und ihr Informationsbedürfnis analysiert.

 

Copyright Aufmacherfoto: Drew Graham, Unsplash

 

Guter Vorsatz für 2018: Digital fit werden!

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Die Digitalisierung ist und bleibt das zentrale Thema für Kommunikations-Experten – auch 2018. Nicht etwa, weil den IK-Abteilungen die Ideen für neue Fragestellungen ausgehen würden. Sondern, weil der digitale Wandel noch immer nicht fest genug im Arbeitsalltag der Kommunikatoren verankert ist, geschweige denn, ausreichend forciert wird. Und nicht zuletzt, weil das Thema trotz aller Präsenz noch immer bei vielen Akteuren angstbesetzt ist. Das positiv zu verändern, ist und bleibt daher wichtigste Aufgabe der Internen Kommunikation.

Berührungsängste abbauen

Die Studie zur Digital Fitness 2017 – Ist die Unternehmenskommunikation fit für die Digitalisierung? zeichnet dazu ein ebenso klares wie ernüchterndes Bild: Mehr als 50 Prozent aller befragten Kommunikations-Profis zählen demnach noch zu den „Beginnern“ oder „Followern“ – den zwei niedrigsten Kompetenz-Kategorien von insgesamt vier, die die Macher der Studie identifiziert haben. Was im Umkehrschluss bedeutet, dass weniger als die Hälfte als so genannte „Experten“ bzw. „Enabler“ einzustufen sind – eben als diejenigen, die die Digitalisierung in den Unternehmen integrieren und gezielt vorantreiben.

Dabei wäre die große Mehrheit der Befragten bei der Digitalisierung gern viel weiter. Im Schulterschluss mit den Empfehlungen der Studien-Verantwortlichen plädiert daher auch MPC-Geschäftsführerin Andrea Montua dafür, dass Kommunikationsabteilungen 2018 gezielt daran arbeiten, diese Lücke zwischen Wunsch und Wirklichkeit zu schließen, um möglichst viele Mitarbeiter in Zukunft digital fit(ter) zu machen. Und – mit erster Priorität – die Berührungsängste im Umgang mit Social Intranets, Apps oder agilen Arbeitsmethoden abzubauen, denn:

Die Digitalisierung bietet immenses Potenzial, Mitarbeiter und Führungskräfte effektiv in Unternehmensprozesse einzubinden – und sie so zu motivierten und engagierten Kollegen zu machen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass Best-Practice-Unternehmen mit einer gelernten und akzeptierten digitalen Infrastruktur langfristig erfolgreicher sind – und die zufriedeneren Mitarbeiter haben.

Aus dieser Überzeugung leiten sich in Einklang mit den Studienergebnissen drei Handlungsempfehlungen ab.

Digitalstrategie entwickeln

Kaum jemand bezweifelt noch, dass die Digitalisierung die Rahmenbedingungen für die Interne Kommunikation grundlegend verändern wird – und doch fehlt in vielen Unternehmen eine entsprechende Strategie. Oder das Verständnis für deren Notwendigkeit. Ein grundlegendes Problem scheint dabei der oft diffuse Veränderungsbedarf zu sein: Die grundsätzliche Bereitschaft zum digitalen Wandel ist vorhanden, aber was das konkret bedeutet, können die wenigstens benennen. Und ergo auch nicht in einer fundierten Strategie festschreiben. Die Entwicklung digitaler Kompetenzen – und damit der digitalen Weiterentwicklung des gesamten Unternehmens – setzt aber eine systematische Analyse von Ist und Soll voraus. Es ist Sache der Führungsebene, diesen Prozess schleunigst anzustoßen und aus den gewonnenen Erkenntnissen zielführende Empfehlungen für die Digitalisierung der Kommunikationsstrategie abzuleiten. Nur planvoll gesteuert kann der digitale Wandel nachhaltige Vorteile für jedes Unternehmen bringen.

Digitale Eckpfeiler etablieren

Die technologische Fitness der Kommunikationsabteilungen ist gegenüber allen anderen Aspekten am geringsten ausgeprägt. Das bedeutet: Zwar nutzen gut die Hälfte der befragten Abteilungen die gängigen Kanäle wie Facebook oder Twitter – eigene digitale Plattformen hingegen kommen selten oder gar nicht zum Einsatz. Hier besteht dringend Nachrüstungsbedarf! Denn Best-Practice-Unternehmen, die Social Intranets, Apps oder agile Methoden erfolgreich implementiert haben, berichten von überdurchschnittlichem Engagement und deutlich gesteigerter Loyalität seitens ihrer Mitarbeiter. (Wie effektiv soziale Kollaborationstools sind, können Sie in früheren Blogbeiträgen hier und hier detaillierter nachlesen.) Die Dringlichkeit einer solchen Nachrüstung ist den Beteiligten der Studie durchaus klar: Unter den Projekt-Prioritäten der kommenden zwölf Monate rangiert die Einführung interner Kollaborations-Tools auf Platz 2. Auch hier ist die Führungsriege gefragt, bekräftigt Andrea Montua: „Damit solche Plattformen ins (Arbeits-)Leben finden, müssen auf höchster Ebene die notwendigen Budgets bereitgestellt werden und generell die Ressourcen auf dringliche Digitalprojekte verschoben werden.“

Qualifizierungs-Angebote schaffen

Die Krux: Viele Mitarbeiter wollen digital dazulernen, nur wenige können. Denn das entsprechende Weiterbildungsangebot der meisten Unternehmen ist übersichtlich bis schlichtweg nicht vorhanden. Wichtig wäre, hier nicht nur in Basis-Trainings zu investieren, sondern entsprechend den unterschiedlichen Kompetenz-Kategorien auch Workshops für digital bereits fortgeschrittene Mitarbeiter ins Programm aufzunehmen. Nur so kann gewährleistet werden, dass Unternehmen immer am Puls bleibe, denn gerade die Digitalisierung kennzeichnet sich durch permanenten Wandel und Weiterentwicklung. Hier – und generell in allen Fragen der Digitalisierung –  lohnt das Invest in einen Digital Manager, der das Großprojekt Digitalisierung konzeptioniert, steuert und laufend evaluiert. Denn die Erfahrung lehrt uns in allen Fachbereichen: Es ist immer von Vorteil, einen Profi ans Werk zu lassen.

Unterstützung in Sachen digitaler Weiterbildung bietet übrigens die Hamburger IK-Akademie. Beim Schwerpunkt-Seminar „Digitalisierung meets IK“ vermitteln erfahrene Referenten, wie die Kommunikatoren die Digitalisierung in Unternehmen gezielt forcieren können, wie Social Media in der IK eingesetzt wird und ganz generell die Kommunikationskompetenz mit sozialen Medien.

Sie haben Interesse an der kompletten Studie von Lauterbach Sass und PRCC? Zum Download klicken Sie einfach hier.

Copyright Aufmacherbild: Kristopher Roller, Unsplash

Digital killt analog? Besser nicht!

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Wenn die Digitalisierung unseres Arbeitslebens maßlos wird, ist gut gemeint nicht immer gleichbedeutend mit gut gelöst. Stichwort Kommunikation – warum persönlich mit dem Büronachbarn reden, wenn es Chats und Social Intranets gibt? Warum sich mit Kollegen zum Business-Talk treffen, wenn die digitale Realität von Skype und Co stets nur zwei Clicks entfernt ist? Doch spätestens hier sollte sich auch die Frage stellen: Verändert die Macht der Technik unsere Kommunikation wirklich zum Besseren…? Um es kurz zu machen: Ja. Und nein. Ein klassisches „Jein“-Dilemma – das sich bei kluger Handhabung seitens der Kommunikation aber positiv lösen lässt.

Digitalisierung hält vom Denken ab

Dass innovativ nicht immer auch zwangsläufig effektiv bedeutet, machte jüngst jedenfalls die EY-Studie „Renaissance des Analogen“ sehr deutlich: Annähernd die Hälfte aller 800 befragten Führungskräfte gab an, dass die fortschreitende Digitalisierung für sie mehr Stress als Bereicherung bedeute. Warum? Weil die permanente Erreichbarkeit sie beispielsweise vom intensiven Denken abhalte. Da werden vermeintlich produktive Tools – möglichst viel möglichst schnell parallel organisieren/abstimmen/bewerten – zum Killer für effiziente Arbeit. Und erreichen so das Gegenteil von dem, wofür sie eigentlich eingesetzt werden. Vor allem die tägliche Email-Flut hat die Studie als Produktivitäts-Hemmer Nummer 1 identifiziert: Wer im Minutentakt seinen Account auf neue Mails checkt, kann sich nicht tief genug in ein Thema versenken, um zu innovativen Lösungen zu gelangen. Die aber für den langfristigen Unternehmenserfolg unabdingbar sind. Was also tun? (Für sehr Eilige: Am Textende finden Sie 5 hilfreiche Tipps zum besseren Umgang mit digitaler Kommunikation.)

Es menschelt so schön

Die simple Antwort der Studie – und aller IK-Abteilungen, die nicht komplett der Digitalhysterie verfallen sind: Wieder mehr Analoges wagen! Denn die Kommunikationsform, die im Zuge der Digitalisierung zum Stiefkind zwischenmenschlicher Dialoge degradiert wurde, hat noch lange nicht ausgedient. Und daran wird sich so schnell auch nichts ändern.

„Aus 13 Jahren IK-Erfahrung können wir eines mit Gewissheit sagen: Nichts motiviert Mitarbeiter so sehr wie das persönliche Gespräch – ganz gleich, ob mit Vorgesetzten oder Kollegen. Digitale Kommunikationsformen können das sinnvoll ergänzen, nie aber komplett ersetzen!“

MontuaPartnerCommunications-Geschäftsführerin Andrea Montua bestätigt damit nur die Quintessenz der Studie:

„Die gute, analoge Kommunikation in Form von Meetings, Brainstormings oder Innovations-Workshops hat nicht nur für die befragte Führungsriege immense Bedeutung – ganz generell ist sie der Kitt, der Unternehmen dauerhaft zusammenhält!“

Denn der persönliche Kontakt von Angesicht zu Angesicht wird als viel wertiger, ja: wertschätzender wahrgenommen, als digitale Kommunikationsformen. Chats und Co. werden häufig einfach nebenbei abgehandelt – ein echtes Gespräch hingegen erfordert viel mehr konzentrierte Zeit und Aufmerksamkeit. Eine wichtige Erkenntnis, die im zukunftsorientierten Silicon Valley bereits zum einhelligen Grundverständnis innovativen Arbeitens zählt: Mögen die dortigen StartUps noch so digital durchkonzeptioniert sein – sie legen extremen Wert auf räumliche Nähe und den persönlichen Kontakt ihrer Mitarbeiter untereinander.

Gleichgewicht halten!

Dieses Denken sollten sich hiesige Kommunikations-Abteilungen auch zu eigen machen: Es geht nicht darum, die eine durch die andere Kommunikationsform zu ersetzen, sondern vielmehr darum, beide sinnvoll miteinander in Einklang zu bringen. Wie viel Digitales oder Analoges jedes Unternehmen letztlich braucht, ist eine sehr individuelle Entscheidung, die die Interne Kommunikation im strategischen Schulterschluss mit der Geschäftsführung entscheiden muss. Oftmals ist das eine Entwicklung, die nicht von heute auf morgen passiert und vielleicht sogar mit einer Change-Begleitung einhergehen muss. Wichtig ist nur, solche Tools und Dialogformen zu identifizieren, die zum Unternehmen und den Mitarbeitern passen – und adäquat genutzt werden. Denn kein noch so gut gemeintes Meeting macht Sinn, wenn die Teilnehmer darin keinen Mehrwert erkennen. Haben Sie den Mut, verschiedene Dialogformate auszuprobieren, selbst wenn Sie mit manchen Versuchen scheitern oder es etwas Zeit braucht, bis die Formate anerkannt und gern genutzt werden. Am Ende des Prozesses steht ein Kommunikations-Mix, der das Unternehmen nach innen und außen stärker macht.

 

5 Tipps zur besseren Balance von analog und digital

 

  • Begrenzen Sie den Check ihrer Emails auf einmal stündlich – Sie werden sich wundern, wie viel konzentrierter Sie plötzlich arbeiten
  • Strukturieren Sie Ihren Tagesablauf – planen Sie täglich festgelegte Zeiten für analoge und digitale Kommunikationsnutzung
  • Beherzigen Sie die simple Regel „Eine Sache zur Zeit“ – nichts geht schneller/besser/organisierter, wenn parallel gechattet, telefoniert, gesurft wird
  • Initiieren Sie wiederkehrend Brainstormings zur Ideenfindung – die erfolgreichsten Lösungen finden sich meist gemeinsam im Team
  • Nehmen Sie regelmäßig analoge Zusatz-Angebote wahr – Workshops, Coachings oder Hackathons sind echte Innovationstreiber

 

Copyright Aufmacherbild: Priscilla Du Preez, Unsplash

Zukunftsweisende Zusammenarbeit

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Die digitale Transformation verändert unsere Arbeitswelt. Künstliche Intelligenz, neue Cloud-Strategien und vernetzte Maschinen revolutionieren ganze Unternehmensprozesse. Intelligente Analysen sorgen für mehr Produktivität im Unternehmen. Aber nicht nur reibungsloser Informations- und Datenaustausch sind gefragt. Auch Kommunikationsstrukturen verändern sich und passen sich den neuen technischen Gegebenheiten an.

Was Unternehmen heute brauchen ist ein individueller Digital Workplace und ein Social Intranet, das die Kollaboration im Unternehmen vorantreibt. Denn Zusammenarbeit 4.0 entscheidet heute ebenso über Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen wie die Vernetzung von Maschinen. Die Weitergabe und das Management von Wissen sind dabei ein wesentlicher Bestandteil. Damit dies reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen ohne Hemmungen und mit viel Engagement die neue Technik annehmen. Erst dann wird das Intranet erfolgreich genutzt, Zusammenarbeit gefördert und Wissen generationsübergreifend geteilt. Schafft es das Management, diese Hürde zu nehmen und eine Unternehmenskommunikation von unten nach oben zu etablieren, steht der neuen Zusammenarbeit 4.0 nichts mehr im Wege. Wie das gelingt? Vier Faktoren für ein erfolgreiches Intranet:

  1. Organisation: Erst der Mensch, dann die Technik

Möchten Unternehmen ein Intranet erfolgreich einführen, sollten sie die Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen. SharePoint kann viel und Office 365 trumpft mit ständig neuen Features und Updates auf. Die zahlreichen Möglichkeiten können Nutzer jedoch schnell überfordern. Deshalb sollten bei der Einführung von Intranets die Informationsansprüche der Mitarbeiter ausschlaggebend sein. Ein Intranet ist nur dann erfolgreich, wenn die User den Mehrwert erkennen, tägliche Arbeitsprozesse vereinfacht wiederfinden und Zugriff auf alle nötigen Informationen erhalten.

 

  1. Kommunikation: Neue Arbeitsweisen vorleben

Der Wandel von stringent durchgeplanten Projekteinheiten hin zu einer offenen Kommunikationsstruktur ist nicht ganz einfach. Deshalb sollten Führungskräfte anfangs die Kommunikation über das Intranet vorantreiben und mit gutem Beispiel vorangehen. Die Vorteile der schnellen Informationssuche, Dokument-Sharing und Streaming, kombiniert mit bekannten Kommunikationsstrukturen über E-Mail erleichtern den Einstieg. Auch der Zugang via App über mobile Endgeräte erlaubt eine Kommunikation und Zusammenarbeit von überall ohne Medienbrüche.

 

  1. Qualifikation: Kommunikation kommt von der Basis

Sind die ersten Gehversuche geglückt – Strukturen und neue Kommunikationswege angenommen – gilt es, die Kommunikation von oben nach unten in ein Zusammenarbeiten von unten nach oben zu verwandeln. Kommentarfunktionen, Wikis, interne Webinare und Onboardingprozesse, all das hilft, um den Informationsaustausch der Mitarbeiter untereinander anzukurbeln und wertvolles Wissen zu teilen.

 

  1. Motivation: Am Ball bleiben

Ein cooles Design, gewinnbringende Features und vor allem eine einfache Handhabung sorgen dafür, dass das Intranet gern genutzt wird. Stellen Sie Foren für eine gegenseitige Hilfestellung bereit und regen Sie Kommentare an, denn auch Interaktion und Feedback motivieren.

 

Digitale Strategie führt zu mehr Produktivität

„Die Wertschöpfung, beispielsweise im produzierenden Gewerbe, orientiert sich zukünftig vor allem an der besten Idee und der weitreichendsten Vernetzung, mit der diese Idee weltweit marktreif umgesetzt wird. Wir werden demnächst alle noch mehr – digital – miteinander arbeiten, Wissen austauschen und Erlöse teilen!“

Keine Frage: Michael Scheibe, CEO und SharePoint-Evangelist der aXon GmbH, ist ein großer Fürsprecher des allumfassenden Digital Workspace. Seine Erfahrungen zeigen, dass nicht allein die Technologie zählt – vor allem eine strategische Herangehensweise und das richtige Change-Management sind essenzielle Voraussetzungen. Denn erst, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Mehrwert ihres Digital Workplace erkennen und Spaß an der Zusammenarbeit haben, wird alles geteilt und die Produktivität nachhaltig gesteigert. „Uns stehen spannende Zeiten bevor“, ist Scheibe überzeugt.

Die Einschätzung teilt auch Andrea Montua, Geschäftsführerin von MontuaPartner Communications – der Agentur für Interne Kommunikation und Change. Die bereichernde Kooperation von aXon mit MontuaPartner bietet daher ein starkes strategisches Team, das nicht nur innovative Kommunikationstechnologien liefert, sondern den gesamten Change-Prozess aktiv und agil im Unternehmen etabliert. Auf dass die kommunikative Zukunft lebendig bleibt.

 

Autorin des Gastbeitrags: Silke Drüke, Social Marketing Managerin Unternehmenskommunikation der aXon GmbH

 

Copyright Aufmacherbild: Ian Schneider, Unsplash

Digitale Mitarbeiterkommunikation geht steil

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Das Thema Social Intranet und Apps für die Interne Kommunikation bewegt derzeit viele Kommunikationsverantwortliche. Anders lassen sich die Rekord-Anmeldezahlen für das letzte Treffen des DPRG-Arbeitskreises „Interne Kommunikation, Change und Leadership Communication“ in diesem Jahr wohl nicht erklären. Kein Wunder: Digitale Mitarbeiterkommunikation gewinnt thematisch immer weiter an Höhe, hat seinen Zenit noch lange nicht erreicht. Einziger Wermutstropfen des Arbeitskreises: Bei 50 Anmeldungen war Schluss, alle weiteren Interessenten mussten vertröstet werden. Kein Grund für Trübsal: Am Ende des Beitrags kann man sich direkt für den nächsten Arbeitskreis anmelden.

Gilt mobile first?

In den Räumen der Union Investment in Frankfurt am Main gab es einen Tag lang intensiven Wissensaustausch rund um die digitale Mitarbeiterkommunikation am klassischen Büro-PC, vor allem aber auch an mobilen Endgeräten. Viele Diskussionen unter den Teilnehmern folgten: Gibt es eine „Mobile first“-Strategie oder wird Kommunikation zuerst noch für große Bildschirme konzipiert? Gibt es native Kommunikations-Apps oder mobile, idealerweise responsive Webseiten für die Mitarbeiter-Kommunikation, also solche, die sich an die Größe des Tablets oder Smartphones anpassen? Gibt es derartige Lösungen nur für Dienstgeräte, über die oft nicht alle Mitarbeiter verfügen oder auch für private Endgeräte, Stichwort „Bring Your Own Device“? Fragen über Fragen, die auch die Referenten dieses Arbeitskreises sehr unterschiedlich beantworteten.

Nichts geht ohne Content-Strategie

Zunächst erläuterte Gastgeber Stefan Kantzenbach, Leiter Unternehmenskommunikation bei der Union Asset Management Holding AG, Organisation und Strategie seiner internen Kommunikation. Er zeigte, wie wichtig es ist, weg von einer Sender- und Botschaften-Denke hin zur Betrachtung einer Leserreise zu kommen, die fragt, was für den Leser wann und wo relevant ist. Die so identifizierten Inhalte werden bei der Union Investment in vier Kategorien eingeteilt, die jeweils über eigene Kanäle kommuniziert werden: Maßgebliches (hier geht es um die Befähigung von Führungskräften in einem eigenen Intranet-Bereich und via Newsletter), Aktuelles (Online-Nachrichten), Interessantes (Online-Storytelling) und Hintergrund (in einer gedruckten Zeitschrift).

Das zeigt schon, dass auch die Themen Intranet und App nicht ohne eine Content-Strategie gedacht werden können und umgesetzt werden sollten. Und dass jedes Unternehmen Besonderheiten aufweist, die die Kommunikation berücksichtigen muss. Bei der Union Investment etwa hängt der Erfolg einer Information noch stark davon ab, ob sie per Push oder nur per Pull angeboten wird. Für Ersteres wurde ein Relevanzfilter geschaffen: eine Auswahl der wichtigsten Inhalte wird per Mail und App an die 2900 Mitarbeiter gepusht, wodurch sich eine große Reichweite, messbar über Conversion Rates, erzielen lässt.

Immer noch beste Freunde: analog und digital

Anschließend stellte Holger Gläser, Leiter Interne Kommunikation der DB Fernverkehr, die Kommunikationsmaßnahmen der Deutschen Bahn für eine ganz andere Mitarbeiter-Zielgruppe vor: für Zugbegleiter, Lokführer, Servicepersonal für die Gastronomie und andere, mithin für Menschen, die viel unterwegs und kaum oder gar nicht über einen PC-Arbeitsplatz erreichbar sind. Auch hierfür wurden zunächst Kommunikations-Kategorien festgelegt, für die man anschließend die bestmöglichen Kanäle ausgewählt hat. Der Dreiklang bei der DB Fernverkehr lautet: thematisieren (über ein digitales Magazin), informieren (über eine Nachrichten-App), diskutieren (über „analoge“ Veranstaltungen).

Interessant also, dass die DB Fernverkehr auf einen Mix aus Information und Dialog von Angesicht zu Angesicht bzw. digital vermittelt setzt. Das eine muss das andere nicht ausschließen, im Gegenteil. Deutlich wurde auch, dass sowohl analoge als auch digitale Formate über großes Potenzial verfügen, aber für beide auch jeweils spezifische Hürden zu überwinden sind: damit eine Veranstaltung besucht werden kann, müssen Schichtpläne angepasst werden; damit eine Plattform genutzt werden kann, müssen Login-Prozesse möglichst einfach gehalten werden – alles lösbar, aber eben bereits bei der Konzeption zu berücksichtigen.

Facebook trifft WhatsApp trifft Mitarbeiter

Die Perspektive weitete dann abschließend Gläsers Kollege Jens Appelt, der beim Mutterkonzern, der Deutschen Bahn AG, die Multimedia-Kommunikation leitet und das Social Intranet „DB Planet“ vor rund einem halben Jahr eingeführt hat. „So etwas wie Facebook und WhatsApp für knapp 200.000 Bahn-Mitarbeiter etablieren“, lautete der Auftrag. Klingt einfach? Ist es aber nicht. Denn erstens mussten die Inhalte des klassischen Intranets integriert werden. Und zweitens galt es dabei, einen Technologiewechsel zu meistern, weg von Microsofts SharePoint hin zu einer Lösung des kleineren Anbieters Coyo, vor allem um dem Anspruch Mobile first gerecht zu werden.

Das Ergebnis kann sich sehen lassen und ist nach wie vor work in progress. Schon 5000 Gruppen gibt es innerhalb des Social Networks und als zentralen Einstieg einen Newsfeed, den sich jeder Mitarbeiter selbst konfigurieren, über den die Interne Kommunikation aber auch zentrale Botschaften senden kann. Und auch für andere Kanäle hat die Digitalstrategie Auswirkungen: Die Mitarbeiterzeitschrift DB Welt etwa wird sich stark verändern und ab nächstem Jahr seltener und mit Schwerpunktausgaben zu bestimmten Themen erscheinen.

Jede Menge Fragen gab es an die Referenten, so dass die beiden Arbeitskreis-Leiter Andrea Montua und Christian Buggisch sich nur um eines Sorgen machen mussten: das Zeitmanagement. Doch falls Fragen offen geblieben sein sollten: neues Jahr, neue Arbeitskreis-Treffen, bei denen mit Sicherheit auch digitale Themen wieder eine Rolle spielen werden. Der erste Termin steht übrigens schon fest: Am 26. Januar trifft sich der Arbeitskreis in Berlin zum Thema „Change-Prozesse und Interne Kommunikation“. Anmelden können Sie sich dafür schon jetzt hier.

 

Autor: Christian Buggisch, Leiter Corporate Publishing bei DATEV

 

Foto-Credit: 301+Kim, Unsplash

App nach vorn!

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Die hauseigene Kultur ist die DNA eines jeden Unternehmens und Grundvoraussetzung für langfristigen Erfolg. Aber welchen Einfluss hat die Unternehmenskultur noch angesichts eines konstanten wirtschaftlichen Wandels? Welchen Wert und Bestand hat sie in einem Umfeld, in dem Start-Ups angestammte Märkte erobern, Change-Maßnahmen zum Dauerzustand werden, Krisen keine Seltenheit mehr sind? Und welche Kulturmerkmale sind für die positive Entwicklung eines Unternehmens ausschlaggebend?

Kulturmultiplikator App

Antworten auf diese Fragen suchen diverse Studien, unter anderem von der Bertelsmann Stiftung (s. Link am Textende). Doch was diese Untersuchungen noch zu oft vernachlässigen, ist der lohnenswerte Einsatz von Apps – maßgeblich geplant und gesteuert durch die Interne Kommunikation. Denn wie kaum ein anderes Tool schaffen Apps eine Kultur der Integration, fördern Loyalität, Engagement und Produktivität. So hat deren passgenauer Einsatz auch einen immensen Einfluss auf die Kommunikationskultur. Apps bieten die Möglichkeit, starre Hierarchien und Sprachbarrieren aufzulösen und führen Top-Down-Routinen hin zur kollaborativer Kommunikation. Sie helfen nicht nur, sich mit Unternehmen und Kollegen verbunden zu fühlen. Apps verleihen Mitarbeitern auch eine Stimme, die gehört werden kann. Fakt ist: Best-Practice-Unternehmen, die Apps und Social Intranets erfolgreich integriert haben, berichten von überdurchschnittlichem Input und Engagement seitens ihrer Mitarbeiter.

Relevanz rules

Das kann Chris Apitius, Division Manager App Integration bei MontuaPartner Communications, nur bestätigen. Er begleitet Kunden beratend durch den spannenden Prozess der App-Implementierung: Welche App-Lösung ist gefragt, welche Use-Cases und Channels? Was soll das Tool bewirken und in welchem Zeitrahmen? Der Kern der App-Integration allerdings ist immer ganz klar Inhalt:

„Aktueller und relevanter Content ist das A und O!“ 

Das kann nicht nachdrücklich genug betont werden, findet Apitius. Und weiter: „Apps können ein sehr mächtiges Tool der IK sein, aber diese Kommunikationsstärke verpufft, wenn die Inhalte nicht stimmen.“ Es ist daher Aufgabe der IK, Apps auf die jeweiligen Zielgruppen abzustimmen und mit dem passenden Content zu füllen.

Ganz gleich, ob es sich dabei ums „Culture-Boarding“, dem Einarbeiten in die Unternehmenskultur, um Projektarbeit mit der Kanban-Methode oder die Analyse interner Kommunikationsmaßnahmen handelt: In zukunftsorientierten Unternehmen haben sich Apps ihre Nischen in der Organisation und vor allem in der Internen Kommunikation erobert. Doch damit aus dem Randdasein ein Platz im Rampenlicht wird, braucht es mancherorts noch mehr Innovationsfreude, Neugier und Flexibilität. Und das lohnt: „Unsere Erfahrungen zeigen, dass sich Mitarbeiter loyaler gegenüber ihrem Unternehmen verhalten, weil Apps ein Wir-Gefühl über Standorte hinweg erzeugen und dieses Zusammengehörigkeitsgefühl zu mehr Schlagkraft führt“, resümiert Chris Apitius abschließend. Es wäre doch beinahe sträflich, dieses Potenzial nicht zu nutzen.

Dieser Post bedient sich in einigen Auszügen eines früheren Blog-Beitrags von Gaby Neujahr.

Und hier geht’s zur Studie der Bertelsmann-Stiftung.

Copyright Aufmacherfoto: Aaron Burden, Unsplash

Gutes wird besser: Das Mitarbeitermagazin

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Content ist King (und König wird es bleiben). Was früher der journalistische oder journalistisch orientierte Artikel in Printmedien war, hört heute meist auf den Namen Content und wird zusehends crossmedial dargeboten. Ob Verlagshäuser oder Unternehmensmedien: Geschriebenes wandert sowohl in den Druck als auch ins (Intra-)Netz und vice versa. Deshalb gilt es nicht, eine Lanze für den Verbleib der Mitarbeiterzeitschrift zu brechen. Nein. Die MAZ bleibt Queen – die kontinuierlich aufpoliert und neu interpretiert wird, um so mehr Zielgruppen als bisher zugängig gemacht zu werden.

 

Print sorgt für Identifikation

Die Mitarbeiterzeitschrift als Institution der Internen Kommunikation steht zwar nicht mehr allein im Rampenlicht der Leseraufmerksamkeit. Apps, Social Intranet, Events ­­– die vielfältigen Medien-Kanäle und kommunikativen Maßnahmen in Unternehmen und Organisationen glänzen jede für sich mit individuellen Vorteilen und Absichten. Aber die Mitarbeiterzeitschrift ist noch immer das beliebteste Medium, hat das IK-Magazin „Beyond“ in einem MAZ-Special seiner 8. Ausgabe ermittelt:

„Das gedruckte Mitarbeitermagazin ist in deutschen Unternehmen nach wie vor das beliebteste Medium für die interne Kommunikation. 88 Prozent aller Mitarbeitermagazine sind Printmedien. Vorrangig sollen sie die Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen fördern, Hintergründe erklären sowie Wertschätzung ausdrücken und Motivation schaffen.“

Die Zukunft der institutionalisierten Internen Kommunikation sieht Unkenrufen zum Trotz also rosig aus. Was muss sie dennoch beachten, um folgende drei Kernaufgaben weiterhin und sogar besser zu erfüllen? (*siehe am Ende des Beitrags: Welche Kanäle dienen welchen Zweck?)

  • Mitarbeiter informieren
  • Mitarbeiter aktivieren
  • Mitarbeiter motivieren

Ein wesentlicher Teil der Antwort lautet: Gute, sprich: relevante Inhalte generieren, eine ansprechende, berührende Gestaltung sicherstellen und last not least alle Register des 360-Grad-Storytellings ziehen. So wird die MAZ weiterhin dafür sorgen, dass Zielgruppen für ihre Themenwelten interessante Informationen schnell, verständlich und gezielt aufnehmen können.

 

Die ideale MAZ achtet folgende 5 Prinzipien:

  1. Offenheit: Interne Medien sollten interne Themen offen und ehrlich thematisieren und auch Sujets von außen immer wieder kritisch beleuchten, die für das Unternehmen von Relevanz sind.
  2. Authentizität: Das Unternehmen und die Mitarbeiter positionieren sich zu Themen, beziehen persönlich Haltung und vertreten zugleich abstrakte Unternehmenswerte.
  3. Spannung: Gute Mitarbeiterzeitschriften setzen bekannte Themen in einen neuen Kontext.
  4. Interaktivität: Gute Artikel setzen Anreize zur inneren Teilnahme, laden ein zum Nachdenken, zu Gesprächen unter Kollegen und zur nachfolgenden Recherche in anderen Medien.
  5. Reichweite: Ein breit angelegtes Themenspektrum und das 360°-Storytelling (z. B. über Apps und Social-Media-Verschränkungen) geben dem Magazin einen Image-Boost, der es über den Kreis der Mitarbeiter hinaus attraktiv macht. So kann aus einem rein internen Medium eines werden, das auch externe Zielgruppen erreicht und anspricht.

Finden also bei der Konzeption der Mitarbeiterkommunikation analoge und elektronische Kanäle harmonisch und gezielt zueinander, sind für die nahe Zukunft des Medienportfolios in der Internen Kommunikation folgende Prognosen denkbar:

 

  • Intranet als „Corporate Daily“: Die Startseite wird zum prominenten Aufschlags-Platz für aktuelle Unternehmensnachrichten.
  • Soziale Medien und soziales Intranet als Corporate Community: Sie gewinnen abhängig von der Unternehmenskultur weiter an Bedeutung.
  • Unternehmensmagazin (MAZ) als Corporate Journal: Die Publikation wird zum medialen „Lagerfeuer“ mit viel Image-Appeal für sowohl interne als auch externe Zielgruppen.

 

* Welche IK-Kanäle dienen welchem Zweck?

 

Informations-Medien

… vermitteln Neuigkeiten …

… und stellen sicher, dass relevante Informationen jeden Mitarbeiter aktuell und gut verständlich erreichen.

 

Aktivierungs-Medien

… ermöglichen Austausch und Dialog zwischen allen Mitarbeitern auf einer technischen Plattform sowie durch institutionalisierte Angebote zum persönlichen „Gespräch“ …

… überwinden Hierarchie-Ebenen und …

… schaffen „Gleichzeitigkeit“ und Diskurs.

 

Motivations-Medien

… geben Orientierung …

… vermitteln komplexe Inhalte und Hintergrundinformationen sachgerecht und kompetent auf unterhaltsame und emotional ansprechende Art und Weise. Der Mitarbeiter steht im Fokus, der Emotionsregler auf Vollausschlag.

 

Copyright Aufmacherfoto: Giulia Bertelli, Unsplash