Tagst Du noch oder veränderst Du schon?

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Der Hashtag des Change Congress 2018 in Berlin glüht, unter #ChangeC18 überschlagen sich Keynote-Zitate von Reinhold Messner mit begeisterten Zitaten und Kommentaren von und zu den inspirierenden Vorträgen. Veränderung elektrisiert die Berliner Luft im historischen Güter- und Postbahnhof, wo vom 19. bis 22. November rund 800 Kommunikationsexperten zu diesem einen Thema zusammengekommen sind. Längst ist Change nicht mehr Ausnahmesituation im Unternehmensalltag, sondern die Regel. Händeringend wird nach Wegen gesucht, um damit umzugehen – in der Kommunikation, in der Organisationsentwicklung, in der Führung. Schnell wird auch hier klar, dass es sie nicht geben kann, die eine Lösung. Aber Best Practice, mutige Inspirationen, kraftvolle Netzwerke – die gibt es und aus ihrer Kraft kann jeder seinen eigenen Weg mit nach Hause nehmen.

Die Relevanz des Themenfeldes Change / New Work / (Interne) Kommunikation spiegelt sich im November in der Dichte von Ereignissen: Drei Tagungen, dreimal Berlin, fast zwei Wochen Input am Stück, mehr als 2000 Teilnehmer. Vergangene Woche die 15. Tagung Interne Kommunikation mit dem Schwerpunkt „Change“. Dann das PR Report Camp von Profis für den Nachwuchs der Branche. Und seit vorgestern der Change Congress des Handelsblatt Fachmedien Verlages. Das Themenfeld ist komplex, emotional aufgeladen und von zahlreichen mittelständischen und kleinen Unternehmen gut umgesetzt. Die Deutsche Bahn, Swisscom und SAP sind nur drei Beispiele für beste Praxis, die hier präsentiert wurde. Vielleicht gibt es ihn ja doch, den erfolgreichen Weg der Veränderung, nach dem wir alle suchen?

MPC-Geschäftsführerin Andrea Montua, die gemeinsam mit Geschäftspartner Heiko Sulimma im Rahmen der depak Tagung und des PR Report Camps zum Thema „Kulturwandel durch Führung und Kommunikation“ referierte, ist begeistert: „Unsere Branche ist gerade von einer besonderen Dynamik erfüllt, die einfach nur ansteckt. Was mich besonders glücklich macht ist die Tatsache, dass Interne Kommunikation endlich als Teil der DNA eines Unternehmens anerkannt ist. Für diese Überzeugung stehen wir seit vielen Jahren ein und auf.“

In unserer nächsten Echolot-Kolumne auf pressesprecher.com steigen wir am 28. November tiefer in die Beziehung zwischen New Work und Interner Kommunikation ein. Bleiben Sie dran!

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Wer nicht fragt, bleibt dumm

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Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es heraus. Anders in Unternehmen: Dort wird oft und viel in den Mitarbeiter-Wald hineingerufen, aber es schallt recht wenig heraus. Vielleicht kennen Sie das aus Ihrem Arbeitsalltag: Einzelne Abteilungen werden angewiesen, gute Ergebnisse, Erfolge oder positive Ereignisse in die Unternehmenswelt hinauszurufen – aber diese verhallen leider ungehört. Häufigste Ursache: Die Absender haben keine Idee davon, was die Kollegen interessiert und wie man es vermittelt. Und wenn dann obendrein vielleicht auch noch die Botschaft unklar bleibt, ist mangelndes Interesse die Reaktion:

  • Ist die Information relevant für mich?
  • Wo ist mein Mehrwert?
  • Folgt aus dieser Information eine Aktion?

Dennoch: Lieber ein selbstzufriedenes „weiter so“, als ein kritisches „Kommt das an?“. Unreflektiertes Senden hat schnell etwas Überhebliches und gefällt meist nur denen, die Interne Kommunikation zum Selbstzweck betreiben (lassen). Richtig wäre es, Meldungen und Geschichten in eine Gesamtstrategie einzubetten und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abzustimmen.

Da macht es ab und zu Sinn, sich in die Rolle der Empfänger zu versetzen. Wir lesen privat ja auch nur die Dinge, die notwendig sind, Spaß machen oder von denen wir profitieren. Was genau für Sie in diese Kategorien passt, ist Ihnen vermutlich klar. Wie es jedoch bei den Anderen aussieht, gilt es erst einmal herauszufinden. Dabei ist die Angst vor dem Empfänger völlig fehl am Platz. Mitarbeiter sind Ihre Kunden und deren Zufriedenheit sollte für Sie an oberster Stelle stehen.

Am besten starten Sie mit einer Umfrage: Online, über Fokusgruppen oder auf dem kleinen Dienstweg beim Mittagessen. Der Aufwand variiert zwar von gering bis groß, der Nutzen ist dafür immer immens.

Wie fast immer braucht es auch hier die Unterstützung „von oben“. Fingerspitzengefühl ist dann gefragt, wenn Vorgesetzte sich selbst gerne ins Zentrum der Botschaften stellen. Diesen dann zu sagen, dass das vermutlich keinen interessiert, kommt in der Regel nicht so gut an. Die Fragen müssen immer Antworten auf das „wie und warum wollen wir kommunizieren“ liefern. Damit lassen sich dann auch die Chefs kommunikativ viel besser positionieren.

Zudem ist es sinnvoll, ein paar belegbare Fakten zur Argumentation parat zu haben. Das könnten die mauen Klickraten des Newsletters oder die hohe Makulatur der Mitarbeiterzeitung sein. Wenn Sie das Vertrauen Ihres Chefs nicht genießen, dann suchen Sie sich Verbündete:

Führungskräfte anderer Bereiche, Kollegen der Personalabteilung oder des Betriebsrates. Eben solche, die nah an den Mitarbeitern sind. Im ersten Schritt geht es ja keineswegs darum, alles von Grund auf zu verändern oder den Chef in seiner Kommunikation einzuschränken. Es geht lediglich darum, zu erfahren, was die Kollegen für relevant halten. Nur so werden wir in der Internen Kommunikation Dinge produzieren, die strategischen Mehrwert haben – und vielleicht sogar Spaß machen.

Sie wollen gleich loslegen? Hier die 5 Schritte im Überblick, mit denen Sie Ihren Empfängern näherkommen:

  • Harte Fakten wie maue Klickzahlen oder fehlende Reaktionen helfen, den Entscheidungsträgern zu vermitteln, dass eine Befragung wichtig ist.
  • Anschließend gilt es, das richtige Befragungsformat zu wählen.
  • Immer die Augen fest aufs Ziel: Wenn Sie wissen, was Sie herausfinden möchten, dann wissen Sie auch, wen und was Sie fragen müssen.
  • Informieren Sie zeitnah nach der Befragung die Kollegen im Unternehmen, was sie ergeben hat – und was daraus nun folgt.
  • Nach der Befragung ist vor der Befragung: Eine Wiederholung nach einigen Monaten zeigt, ob die veränderte Kommunikation zu einer verbesserten Empfängerlaune beigetragen hat.

Noch mehr von MPC zum Thema Befragung? Gibt es HIER.

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Haben Sie Lust?

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Vernetzen, interagieren, austauschen, kollaborieren – viele Tools der neuen Arbeitswelt basieren auf menschlichem Miteinander in digitalen Kontexten. Das New Work-Konzept hat in den letzten Jahren einiges verändert und bewegt. Die Meisten von uns arbeiten heute schon nicht mehr so, wie sie es vielleicht vor fünf Jahren getan haben. Dass insbesondere die Zusammenarbeit mehr in den Fokus rückt, sorgt für neue Ideen, Innovationen, neue Verbindungen, schnellere Problemlösungen. Die digitale Kommunikation ist dabei ein starker Treiber.

Co-Creation ist eines dieser Tools, das die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen im Schulterschluss mit dem Kunden beschreibt. Sie hat ein einziges Ziel: den maximalen Mehrwert für den Kunden zu schaffen. Auch wir bei MPC haben uns ein solches Ziel gesetzt und Co-Creation soll dabei unser Werkzeug sein, um Ihnen einen möglichst großen Mehrwert zu bieten.

Lassen Sie uns gemeinsam ein neues Produkt kreieren!

Wir möchten in Zukunft noch vernetzter mit Ihnen zusammenarbeiten und deshalb Ihre Fragen zu Interner Kommunikation und Change in kurzen Videos beantworten. Entstehen soll dabei die „MPC-Sprechstunde“. Kein Wartezimmer, keine Termine, dafür Lösungen im regelmäßigen Rhythmus. Auch wir vergeben Rezepte, mit denen Sie ganz konkret die Schmerzpunkte in Ihrem Arbeitsalltag beheben werden. So kommt unsere MPC-Kompetenz zu Ihnen – regelmäßig, gebührenfrei und mitten aus der Praxis.

Mehrwert heißt maximale Relevanz

Relevanz definieren nicht die Sender, sondern immer die Empfänger. Deshalb wollen wir die MPC-Sprechstunde auch gemeinsam mit Ihnen entwickeln, möchten Ihre Themen, Fragen und Impulse einsammeln. Dafür gehen wir frei nach der Design Thinking Methode vor und setzen der Kreativität keine Grenze, sprich: Je mehr Input wir von Ihnen bekommen, desto besser! Schreiben Sie uns Ihre Meinung zu einem Youtube-Kanal, auf dem wir regelmäßig einen Beitrag der „MPC-Sprechstunde IK & Change“ veröffentlichen und geben Sie uns erste Fragen auf, die Sie im Job-Alltag bewegen. Für die Video-Antworten kombinieren wir das Wissen unseres interdisziplinären Teams mit den Erfahrungen von Einblicken in mehr als 200 Unternehmen.

Und jetzt Sie: Wir brauchen Ihr Feedback, um die MPC-Sprechstunde richtig gut zu machen. Bitte beantworten Sie anonym und spontan unseren kurzen Online-Fragebogen.

Wir freuen uns auf das entstehende Format und lassen uns gern von Ihren Ideen überraschen.

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Echolot-Kolumne: Und, wie war’s für dich?

Die Mitarbeiterbefragung soll Licht ins große Dunkle bringen. Doch der Beziehungsstatus mit der Internen Kommunikation ist: kompliziert.

Da es unrealistisch scheint, dass sich die Unternehmen dieser Welt demnächst gesammelt von ihren liebgewonnenen Mammutbefragungen verabschieden, können zumindest die Kommunikationsabteilungen einen ersten Vorstoß in die schöne neue (Digital-)Welt wagen. Anlässe für Kurzbefragungen gibt es in der Internen Kommunikation genügend.

Lesen Sie mehr auf pressesprecher.com

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Dienst nach Fortschritt

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Warum die Interne Kommunikation in den Öffentlichen Dienst verstärkt Einzug hält

Wer früher in den Öffentlichen Dienst ging, der wollte vor allem eines: Sicherheit. Das mag sich geändert haben, denn auch „der öffentliche Dienst“ ist ein durchaus heterogenes Feld von Arbeitgebern, Arbeitnehmern und Aufgaben. Aber dennoch finden sich in Unternehmen des Öffentlichen Dienstes deutlich mehr sicherheitsorientierte Menschen als in der Privatwirtschaft. Und mehr noch: Die Ansprüche vieler Arbeitnehmer gehen auch dort oft viel weiter: Sie wollen Projektarbeit statt starrer Hierarchien und Strukturen. Sie wollen ihre Ideen einbringen können und nicht an einem „das haben wir schon immer so gemacht“ abprallen. Sie wollen auch mal verändern und optimieren dürfen, wahrgenommen werden und sich weiterentwickeln. In einer Kultur, die sich über Jahrzehnte an Sicherheit und klaren Regeln ausgerichtet hat, wird Motivation nicht gerade groß geschrieben. Eine offen hinterfragende oder gar kritische Kultur ist bisher nach wie vor kaum vorhanden – warum also intern kommunizieren?

Die Antwort fällt leicht: Weil auch hier längst die Transparenz eingezogen ist und Institutionen viel stärker dem medialen Druck und öffentlicher Bewertung ausgesetzt sind. Der Bürger redet mit und möchte sehen, dass „seine“ Steuergelder sinnvoll und effizient eingesetzt werden. Dafür braucht es gute Mitarbeiter und die wollen nicht den „Muff“ eines Amtes, sondern die Entfaltung im Job. Sie wollen sich zugehörig, akzeptiert und geschätzt fühlen. Das geht uns allen so – dann sind wir motiviert, kommunikativ, ideenreich und froh. Gute Interne Kommunikation leistet genau das. Ob und wie groß der Nachholbedarf im Öffentlichen Dienst ist, haben wir Professor Dr. Bodo Klein gefragt, Dozent an der Hochschule des Bundes für Öffentliche Verwaltung in Bonn.

MPC: Professor Klein, wie steht es um die Interne Kommunikation im Öffentlichen Dienst?

BK: Einer Behörde, egal ob auf Bundes-, Landes- oder Kommunalebene, ist das Thema IK realtiv fremd. Natürlich passiert Kommunikation, aber eben nicht strukturiert und zielgerichtet. Die externe Kommunikation ist bei den meisten sehr stark und professionalisiert, auch in den sozialen Medien. Die Mitarbeiter erfahren also sehr viel, wahrscheinlich folgen sie auch den Feeds ihrer Einrichtung, aber kaum etwas erreicht sie vorab und intern. Das führt zu wenig Begeisterung und es entsteht der Eindruck, dass der Leitung die interne Information völlig egal ist. Im Kern bedeutet das, dass die IK im Öffentlichen Dienst schon immer wichtig gewesen ist, aber heute eben umso wichtiger, weil man auch hier mit dem demografischen Wandel umgehen muss. Und wenn ich in schwierigen Zeiten neue und gute Köpfe an mich binden will, dann kann ich dies nur durch Wertschätzung tun. Eine CEO-Kommunikation ist in Behörden noch unbekannt, aber immer mehr wollen etwas adäquates. Und das braucht es auch, um Herausforderungen zu bewältigen.

MPC: Wie viel Prozent des Öffenlichen Dienstes hat bereits eine IK?

BK: Wenn man ein Intranet als IK definiert, dann nahezu 100 Prozent. Wenn man aber etwas fortschrittlicheres wie ein Social Intranet meint, angepasst an die Social Media-Aktivitäten der Behörde und die kulturellen Bedingungen sowie Zielsetzungen der Behördenleitung, dann ein verschwindend geringer Teil im einstelligen Prozentbereich. Auch die Führungskräfte-Kommunikation steckt hier oftmals noch in den Kinderschuhen. Und wie in jedem Unternehmen gilt: je mehr Filter ich verwende, desto dünner wird mein Kaffee.

MPC: Was schlagen Sie vor, was wäre ein erster sinnvoller Schritt?

BK: Ich muss zunächst einmal eine Analyse durchführen. Dazu gehört es auch zu fragen, was getan werden muss, dass die Mitarbeiter sich im Rahmen ihrer Kompetenzen entfalten können – zum Vorteil des Gesamtsystems. Die IK muss so analysiert und entwickelt werden, dass sie zur Kultur und zu den herrschenden Meinungen passt. IK heißt nämlich nicht: wir schleifen alles glatt und verpassen uns einen schönen Anstrich. Das nimmt die Menschen nicht mit. Ich muss mit den Unterschieden umgehen können und diese unter einem Dach vereinen. Langfristig kann ich die Instrumente der IK dann auch nutzen, um einen Kulturwandel herbeizuführen.

MPC: Warum ist gesteuerte IK so wichtig?  

BK: Weil alle Mitarbeiter letztendlich Pressesprecher der Behörde sind. Da ist es wichtig, dass die Guten motiviert sind und bleiben. Das schaffe ich durch gute, gesteuerte Interne Kommunikation. Sie muss aber auch hier von oben gewollt sein und dabei reicht es nicht zu sagen: Ich, als Behördenleiter, will das. Zielgerichtete und strukturierte Kommunikation braucht Zeit und ist nicht nebenbei machbar. Von außen sieht es leicht aus, ist tatsächlich aber mühsam und erfordert erfahrene Mitarbeiter. Im Öffentlichen Dienst muss ich anders kommunizieren: Evolutionär, nicht revolutionär. Die Instrumente der freien Wirtschaft können nicht 1:1 übernommen werden.

MPC: Welche Hürde müssen IK-Verantwortliche nehmen?

BK: Viele. Ganz grundsätzlich gibt es im Öffentlichen Dienst eine größere Angst vor der Hierarchie, als anderswo. Deshalb muss man Wege schaffen, um offener und transparenter zu kommunizieren. Weg vom Flurfunk, hin zu strukturierter und gesteuerter Interner Kommunikation.

Wenn Sie mehr wollen für die Kommunikation in Ihrer Behörde, Ihrem Ministerium, Amt oder Institut, können wir helfen: Gemeinsam mit der Hochschule des Bundes für Öffentliche Verwaltung bietet MontuaPartner ein IK-Audit für öffentliche Einrichtungen an. Wir analysieren Ihre Interne Kommunikation systematisch über fünf Handlungsfelder hinweg, fassen die Ergebnisse grafisch zusammen und geben Ihnen umfassende Empfehlungen für künftige strategische und operative Entscheidungen und Entwicklungen. Das Ergebnis sind eine Standortbestimmung und individuelle, ganz konkrete, Vorschläge, um Ihren IK-Alltag zu verbessern und zu gestalten. Das Audit hat die Besonderheit, dass es genau die Bedürfnisse und die Ökologie des Systems Öffentlicher Dienst berücksichtigt.

Mehr erfahren? HIER!

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„Kennzahlen sind nicht schlimm“ – KPI und Controlling in der Internen Kommunikation

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Ein Gastbeitrag von Christian Buggisch zum DPRG-Arbeitskreistreffen am 24. und 25. September 2018.

Wissen ist besser als nicht wissen. Klingt banal? Und doch wissen viele Verantwortliche in der Internen Kommunikation erstaunlich wenig darüber, ob und wie ihre Kommunikationsmaßnahmen wirken. Höchste Zeit daher für den DPRG-Arbeitskreis Interne Kommunikation, Change und Leadership Management, sich mit dem Thema „Kennzahlen und Controlling in der internen Kommunikation“ zu beschäftigen.

Zu Gast waren die rund 35 Besucher des Arbeitskreises bei der Gesobau, einer von sechs städtischen Wohnungsbaugesellschaften in Berlin. Die Kolleginnen der Gesobau berichteten anfangs über ein spannendes Change-Projekt, den Umzug aller Mitarbeiter an einen neuen Standort und die Begleitung des Projekts durch die Interne Kommunikation. Doch nicht nur die Kommunikation, auch das Kerngeschäft der Gesobau interessierte die Teilnehmer, befinden wir uns doch in Zeiten knappen Wohnraums und stetig steigender Mietpreise. Die Arbeitskreisleiter mussten die lebhafte Diskussion rund um diese Themen jedoch alsbald abkürzen, um das eigentliche Thema des Tages in den Fokus zu rücken.

Drei Experten näherten sich im Folgenden der Frage, wie man zu einer evidenzbasierten Internen Kommunikation kommen kann, wie sich also Wirkung und Erfolg der Maßnahmen objektiv messen lassen: Dr. Mark-Steffen Buchele von buchele cc, Martin Müller von Pulseshift und René Haller von Signum Communication.

Einen Standard-Kennzahlenkatalog für alle gibt es dabei nicht, machten alle Referenten deutlich. Zumal die Arbeit deutlich früher beginnt, bevor man versucht KPI – Key Performance Indicators – festzulegen. Die entscheidende Frage, die vor allen anderen gestellt werden muss, lautet: Warum machen wir überhaupt Kommunikation? Erst wenn sie beantwortet ist, kann man sich der Frage nähern, ob man dabei erfolgreich ist, sprich die gesetzten Ziele erreicht oder nicht.

Klingt schon wieder banal, fordert aber bei jeder Kommunikation ein Überprüfen, ob tatsächlich konkrete (!) Ziele definiert sind. „Wir sollen als IK den Kulturwandel im Unternehmen vorantreiben“, um nur ein Beispiel zu nennen, ist eben kein Ziel. Maßnahmen, die hierfür ergriffen werden, sind folglich nicht messbar, der Erfolg der Kommunikation bliebe in diesem Fall diffus und vage.

Hilfreich bei der Durchdringung des Themas ist das DPRG Wirkungsstufenmodell, das den AK-Besuchern vorgestellt wurde und beispielsweise hier ausführlich erklärt wird. Von Input (Ressourcen) über Output (Effizienz, Qualität, Reichweite, Wahrnehmung) und Outcome (Mediennutzung, Wissen über Unternehmen, Meinung, Verhalten) bis hin zu Outflow (Einfluss auf strategische Zielgrößen) reichen die Stufen und bieten reichlich Anlass, sich systematisch Gedanken über Wirkung und Erfolg von Kommunikation zu machen. Die möglichen Messgrößen sind dabei von Stufe zu Stufe sehr unterschiedlich und umfassen z. B. Reichweitenmessung bei der Output-Stufe oder Befragungen beim Outcome – auch hierfür bekamen die Arbeitskreis-Teilnehmer interessante Beispiele gezeigt, wie sich mit kompakten Befragungen und intelligentem Datenmanagement sehr elaborierte Auswertungen erhalten lassen.

Am Ende des Tages lässt sich auf Basis des Stufenmodells ein individuelles Reporting erarbeiten, das Entscheidungen auf Basis von Wissen ermöglicht. Und das sei auch gar nicht bedrohlich, wie vielleicht manche fürchten, so Mark-Steffen Buchele. Denn Kennzahlen sind kein Maßnahmen-Killer, die die etablierte Kommunikation zwangsläufig umkrempeln. Statt dessen bieten sie die Chance zur Reflexion und Modifikation. Oder in seinen Worten: „Kennzahlen sind nicht schlimm, sie sind ein Gesprächsanlass.“

 

Autor: Christian Buggisch, Leiter Corporate Publishing bei DATEV

Mehr Selbstbewusstsein in der Internen Kommunikation

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In der Theorie ist die Rolle der Internen Kommunikation uns allen klar. In der Praxis erleben wir immer noch große Unterschiede zwischen dem, was sein soll und dem, was ist. Trotz erworbener Qualifikation und Titel auf der Visitenkarte, ist der Druck zu leisten, zu liefern und sich zu beweisen, in der IK extrem hoch.

Vielleicht kennen Sie das: Sie haben eine gute Idee zur Internen Kommunikation – sie wird als überflüssig abgetan. Ein diffuser und unliebsamer Auftrag der Geschäftsleitung schwebt im Raum – das kann doch die Interne Kommunikation machen! Was ich damit sagen will: In dem Bemühen, die Bedeutung und Wirksamkeit von guter IK im Unternehmen zu manifestieren, gerät man schnell unter die Räder. Die strategische Weiterentwicklung bleibt auf der Strecke, weil das Tagesgeschäft mit diversen Aufgaben von unterschiedlichen Absendern gefüllt wird. Nur ein Beispiel von vielen – aber warum ist das oft so? Weil die IK ein Bereich ist, der sich weiterhin entwickelt und formt. Es erfordert viel Durchsetzungskraft und Erfolge seitens der Mitarbeiter, um der IK Anerkennung zu verschaffen. Sie gehört in vielen Unternehmen immer noch zu den Bereichen, die sich ihre eigene Notwendigkeit und Akzeptanz mit Beharrlichkeit erkämpfen muss.

Manchmal sind es sogar Führungskräfte oder Kollegen des direkten Umfeldes, die eine schwache Position der IK noch befördern. Da wird gerne mal reinregiert oder mit der falschen Brille korrigiert. Wie können wir als interne Kommunikatoren dem begegnen? Wichtigste Tools: Langer Atem und dickes Fell.

Die IK muss auch sich selbst kommunizieren

Tatsächlich erfordert eine erfolgreiche IK eine gute Strategie – nicht nur auf der operativen, sondern auch auf der Meta-Ebene. Das können Sie tun:

  • Bestehen Sie auf einem eigenständigem Kommunikationskonzept für die IK, mit dem Sie sich klar positionieren und im Zweifel auch abgrenzen können. Das bedeutet nicht, dass Sie autonom agieren wollen. Im Gegenteil: Ein ganzheitliches Kommunikationsmanagement sollte immer das übergeordnete Ziel und Ihre Basis sein. Aber wenn Ihre Strategie klar ist, dann lassen sich auch Aufgaben klar zuordnen.
  • Gute IK erfordert volles Commitment und Partizipation der Geschäftsleitung. Holen Sie sich im Vorfeld den Rückhalt für Ihre Konzepte, Strategien und Projekte ab, um dann mutig voranzuschreiten. Halten Sie Ihre Geschäftsführung auch über die Relevanz der Internen Kommunikation auf dem Laufenden. Es gibt ausreichend Studien und Best Practice-Beispiele, die ihre Wirksamkeit und positive Effekte belegen. Eine von Ihnen verfasste Management-Summary berücksichtigt das geringe Zeitbudget der Chefs und unterstreicht Ihr Engagement.
  • Erklären Sie, warum Sie so und nicht anders vorgehen wollen (und werden!). Vielen Ihrer direkten Kollegen werden die Mechanismen, das Wording und auch die Strategien der IK schlicht nicht bekannt sein, weil diese organisationsübergreifend funktionieren müssen. Je mehr Ihre Kollegen von der IK begreifen, desto wertschätzender werden sie agieren und Ihre Bemühungen unterstützen.
  • Fordern Sie ein adäquates Budget ein und belegen sauber, warum und wofür Sie das Geld einsetzen. Sparmaßnahmen bekommen die Mitarbeiter oft als erste zu spüren. Im Vergleich zu anderen Bereichen der Kommunikation, dem Marketing oder der Pressestelle, schneiden die IK-Etats dann relativ schwach ab. Das liegt in den seltensten Fällen an den besseren Argumenten der anderen, sondern an mangelndem Standing der IK. Oftmals werden Budgets auch einfach nur fortgeschrieben, statt sie an die aktuellen An- und Herausforderungen anzupassen.
  • Positionieren Sie sich als strategischer Partner der Geschäftsführung und der oberen Führungsebene – auf Augenhöhe mit der externen Kommunikation. Mit gut konzipierten Instrumenten aus Ihrer Feder unterstützen Sie diese aktiv in ihrer Internen Kommunikation. Ihr Know-how rückt in das Blickfeld der Führenden. Authentische und umfassende Führungskräftekommunikation ist das A&O jedes erfolgreichen Unternehmens mit motivierten Mitarbeitern. Ihr Wissen ist deshalb wertvoller, als viele denken.
  • Der Austausch mit einem professionellen Sparringspartner oder anderen internen Kommunikatoren hilft, stärkt und befähigt Sie, Ihre Position auszufüllen. Exakt Ihren Herausforderungen sind glücklicherweise auch schon andere begegnet. Im Rahmen von Kongressen oder Fortbildungen können Sie Ihr Netzwerk erweitern und vielleicht sogar einen regelmäßigen Austausch organisieren.

Der Wert der IK und der Menschen, die im Unternehmen dafür verantwortlich zeichnen, wird gerne unterschätzt. Dabei sind es genau diese Menschen, die mit Empathie nach innen schauen, Stimmungen wahrnehmen und zuhören, um maßgeschneidert darauf zu reagieren. Nachhaltige Wirkung der IK entsteht jedoch erst durch Kontinuität, durch Angebote, die an den Bedürfnissen der Mitarbeiter ausgerichtet sind und die Chance, diese Maßnahmen überhaupt erst zu ergreifen. In manchen Fällen muss diese eben beharrlich erarbeitet werden.

Tipp: Der DPRG-Arbeitskreis „Interne Kommunikation, Change und Leadership Communication“ vernetzt.

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Raus aus dem Dschungel, rein ins digitale Unternehmen

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Es wird eine App! Lesen Sie hier den zweiten Teil unseres Gesprächs mit MPC-App-Expertin Gaby Neujahr.

Der Bedarf ist geprüft, die Geschäftsführung beteiligt und die potentiellen Nutzer sind befragt (siehe Interview Teil I). Die Testgruppe hat sich für eine Unternehmens-App ausgesprochen und Sie wissen, was die App bieten muss, um gern und häufig genutzt zu werden. Jetzt geht es in die Umsetzungsphase, in der die Test- in eine Pilotphase übergeht.

Wen habe ich jetzt mit an Bord?

GN: Spätestens jetzt sollte das Projektteam erweitert und Kollegen aus dem Betriebsrat, dem Datenschutz, gern auch aus dem Personalbereich sowie dem Marketing an den Tisch geholt werden. Zudem müssen wichtige Kriterien festgelegt werden: Der finanzielle Rahmen, die Einpassung in die technische Infrastruktur und der Schutz der Mitarbeiterrechte.

Wie finde ich jemanden, der mich bei der Auswahl des Anbieters unabhängig berät?

GN: Das ist schwierig, denn unabhängige Berater gibt es kaum. Schauen Sie darauf, dass Sie eine Beratung finden, die unabhängig agiert und nicht mit einem System/Anbieter „verbandelt“ ist. Wichtig zu wissen: Es gibt immer mehr Anbieter, die in Europa hosten, was aus Datenschutzgründen sehr wichtig ist. Die weiteren Kriterien sind recht simpel, nämlich: Wer erfüllt die Ansprüche meiner Nutzergruppen? Passt das Tool in meine IT-Landschaft? Passt der Preis zu unserem Budget?

Sollte ich nicht mit der IT beginnen, die in meinem Haus genutzt wird?

GN: Besser starten wir mit den Zielen und Bedürfnissen der Nutzer. Dann recherchieren wir, welche Anbieter diese erfüllen können und dann klären wir, was zu unserer IT passt. Starten wir dagegen bei unseren IT-Systemen, limitieren wir uns ja von Beginn an. Dennoch ist es selbstverständlich wichtig, die IT-Kollegen auch bei der Zielfindung bereits mit am Tisch zu haben und ihre Bedürfnisse aufzunehmen.

Wichtige Suchkriterien sollten zudem Nutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung sein. Aus Sicht der IK ist wichtig, dass die App gut zu befüllen ist und ich auch mal einzelne Zielgruppen oder Standorte schnell und direkt erreichen kann. Alles, was viel meiner Zeit frisst, nervt. Ich muss Texte einfach und schnell formatieren, Bildtexte einfügen, skalieren und indexieren können. Zudem sollten wir Weiterentwicklungen von Anfang an mitdenken. Heute will ich vielleicht noch keine Filme einbinden, morgen aber vielleicht schon. Services des Unternehmens wie Sozialdienste oder Kita-Notfalldienste sollten auch nachträglich noch anzubinden sein.

Kann ich das alles selbst herausfinden?

GN: Ich würde eine IT-Beratung sowie eine Unterstützung für die kommunikative Begleitung  hinzuziehen. Jeder kennt das Szenario, dass neue Software angeschafft wird und die User durch entsprechende Schulungen gejagt werden. Das funktioniert heute nicht mehr. Unsere Arbeitsabläufe sind einfach so eng getaktet und digitalisiert, dass ich eine App komplett intuitiv nutzen können muss. Als IK muss ich deshalb einen klaren und starken Standpunkt gegenüber der IT vertreten, damit die Usability hinterher gewährleistet ist. Je einfacher die App, desto besser. Der Erfolg von Apps beruht genau auf dieser Tatsache: App öffnen und sofort wissen, worum es geht. Ich muss meinen Arbeitgeber erkennen und unmittelbar loslegen wollen. Und bitte: Nicht mit Features und Infos vollstopfen!

Aber ein Mehrwert muss da sein, oder?

GN: Der größte Mehrwert ist erst einmal, dass ich Informationen schnell zur Verfügung habe, schnell interagieren kann: Telefonbuch, Verzeichnis der Kollegen, alles da und leicht zu finden.

Wer stellt die Redaktion für alle Inhalte?

GN: Hier fährt man am besten mit einem Mix an Kollegen. Es gibt Themen, da sollte ein professionelles Team aus der Kommunikation die Lufthoheit haben und Texte freigeben. Das betrifft zum Beispiel die Unternehmensstrategie, Geschäftszahlen oder Services, die Wahrheits- und Vertrauensstandards entsprechen müssen.

Infos aus Bereichen, Projekten und Teams dagegen können auch dort generiert und verbreitet werden. Das Coaching von Redakteuren kann Sinn machen. In diesem Mix ist es aber auch wichtig, die Autoren von Texten sichtbar zu machen. So können die Nutzer sehen, wer was verfasst hat und daraus die persönliche Relevanz selbst ableiten.

Gut und begrüßenswert ist auch, wenn Standorte ihre eigene Sprache leben können. Wichtig ist dabei nur, dass man das vorab festlegt und entsprechend kommuniziert. Damit hat jeder die Möglichkeit, die unterschiedlichen Inhalte einzuschätzen. Wir haben in den vergangenen Jahren erlebt, dass die Fülle an Informationen in vielen User-generated-Intranets, sprich Social Intranets, nicht bei den Nutzern ankommen, weil sie die Relevanz für sich nicht bewerten können. Kennen wir den Absender, haben wir zumindest eine Idee, was ihn oder sie zum eigenen Beitrag motiviert.

Wir sprechen oft davon, dass eine App ein Change ist. Was bedeutet das?

GN: Für die IK ist eine App insofern ein Wandel, als dass ich textlich noch viel knapper und präziser sein muss, als im Intranet oder in meiner Mitarbeiterzeitung. Deshalb bin ich auch ein Freund davon, ein Intranet nicht komplett abzulösen sondern zu überlegen, ob man die App nutzt, um Kurzinfos auszuspielen. Die entsprechende Langversion findet man bei Interesse im Intranet. App und Intranet miteinander verzahnen und ihre jeweiligen Stärken nutzen. Die IK hat dann die Aufgabe, die App in das Unternehmen zu tragen: Hier findet ihr bald (auch) eure Infos und so sehen sie aus.

Ein weitere, große Veränderung findet natürlich innerhalb der Belegschaft statt: Man wird plötzlich gesehen und gehört. Das ist neu. Diese „Angstphase“ dauert circa ein Jahr. Wenn viele jüngere Mitarbeiter und Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen, konstruktiv kritische Beiträge beisteuern, dann geht es schneller. Mehr Mitarbeiter werden schneller und vermehrt mitmachen. Aber: Es braucht Themen, die die Leute interessieren.

Welche sind die Top 3 Wünsche der Nutzer an die App?

GN: Die sind viel banaler als man denkt:

  1. Ein Kalender, zum Austausch gegenseitiger Verfügbarkeiten.
  2. Aktuelle Infos aus dem Unternehmen und den zentralen Projekten.
  3. Ein Telefonbuch, das auch über Erfahrungen und Funktionen Auskunft gibt.

Die Krux ist, dass alle personenbezogenen Daten von den Kollegen selber eintragen werden müssen. Als IK muss ich die Kollegen dazu bringen, dass sie Lust darauf haben, hier auskunftsfreudig zu sein.

Und wenn das alles geschafft ist, was passiert dann?

GN: Mit dem von der IK kommunikativ begleiteten Roll-out starten wir in die Begeisterungsphase, ganz besonders bei den Nutzern, die Lust auf schnelle Infos haben. Aber auch bei jenen, die bisher als Intranetmuffel alles Digitale ablehnen. Es ist diese spielerische Einfachheit von Apps, die selbst diese Kollegen begeistert.

Haben Sie weitere Fragen zum Thema Mitarbeiter-App? Dann erfahren Sie mehr über unsere strategische Begleitung Ihrer App-Einführung.

 

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Echolot-Kolumne: Frieden schließen mit dem Flurfunk

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Hadern Sie manchmal mit Ihrem Flurfunk? Als strukturierte Interne Kommunikation wünscht man sich so manches Mal, ihm Redeverbot erteilen zu können. Versuchen Sie es mal mit dieser Strategie: Schließen Sie Frieden mit dem Flurfunk, nutzen Sie sein kommunikatives Potenzial und laden ihn mit guten Geschichten auf.

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Welcome to the Jungle – wo geht’s zur App?

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Bin ich aus der Zeit gefallen, wenn in meinem Unternehmen noch nicht per App informiert und kollaboriert wird? Wie gehe ich das Thema an, um für meine Arbeit zu klären, ob ich eine App brauche und will? Und wenn das Ergebnis ein „Nein“ ist, wie argumentiere ich gegenüber meiner Geschäftsführung (die das unbedingt wollte)? Wenn das Ergebnis ein „Ja“ zur App ist, wie finde ich mich im App-Dschungel zurecht? Wie starte ich den Prozess?

Unsere Expertin Gaby Neujahr hat viele Unternehmen auf dem Weg zur App begleitet, sie kennt die Weggabelungen, die mühsamen Streckenabschnitte aber auch die Freude darüber, das Ziel zu erreichen. Wir haben sie gefragt, wie man das Thema App am besten angeht.

Ich stehe am Anfang eines Weges, den ich eventuell gar nicht gehen muss. Wie fange ich an?

GN: Als IKler kläre ich zunächst mal meinen ganz eigenen Bedarf: Nehmen wir an, ich habe eine Mitarbeiterzeitung und ein aus dem 20. Jahrhundert stammendes Intranet. Damit fühle ich mich zwar ganz gut aufgestellt, aber dennoch leicht ergraut. Meine jungen Kollegen fragen mich, warum sie die Unternehmensnews nicht, wie sie das in allen anderen Interessensbereichen auch machen, morgens in der Bahn auf ihrem Smartphone anschauen können. Eine App, denke ich mir, könnte die Lösung sein. Mit dieser Idee gehe ich zu meiner Geschäftsführung und frage, wie die dazu steht. Dafür habe ich mich natürlich vorbereitet, habe mir angeschaut, wie das Unternehmen demografisch dasteht und was für den Arbeitsalltag meiner Kollegen wichtig ist.

Muss ich das Intranet anfassen, bevor ich über eine App nachdenke und ist es dann der nächste logische Schritt, es auch in eine mobile Lösung zu überführen?

GN: Der Erfolg von jedem Kommunikationswerkzeug, egal ob print oder online, ist erstmal, dass es dem Nutzer gefällt und hilft. Es reicht nicht, dass ich selbst davon begeistert bin. Rede mit denen, die Du erreichen möchtest! Und kläre, was mit der App erreicht werden soll. Ein Intranet oder eine App ist nur dann ein Geschenk, wenn es einfach zu benutzen ist. Und wenn ich finde, was ich suche – schnell und aktuell. Im besten Fall verzahne ich App und Intranet, weil im Intranet Features sein können, die ich über eine App nicht ausspielen darf oder möchte. Das können vertrauliche Personaldaten oder auch Infos über wichtige Projekte sein. Da Apps gern in öffentlichen Bereichen aufgerufen werden, in denen andere mitlesen können, sind da manche Informationen oder Anwendungen tabu.

Zurück zum Termin mit der Geschäftsführung – sollte hier schon eine Entscheidung fallen?

GN: Nein, hier hole ich mir erst einmal das „go“, um zur nächsten Weggabelung zu gehen. Wenn 10 Prozent der Mitarbeiter unter 30 sind kann ich sicherlich davon ausgehen, dass diese Gruppe eine App nutzen würde. Bei den anderen muss ich herausfinden, ob sie denn überhaupt Nachrichten auf Tablet oder Smartphone haben wollen. Wenn ich feststelle, dass ein Großteil kein Interesse und keine Lust auf eine App hat, dann fehlt der Bedarf.

Wie argumentiere ich gegenüber der Geschäftsführung, wenn diese mir die App quasi verordnet hat, meine Recherche aber genau das Gegenteil ergeben hat?

GN: Weil wir in den vergangenen Jahren sehr gute Erfahrungen mit Apps in der IK gesammelt haben, ist es einen Versuch wert,  einen Testlauf mit einer Pilotgruppe zu machen. Dabei zeigt sich meist fix, dass selbst zunächst ablehnende Kollegen die schnelle Information „to go“ doch gern nutzen. Ist das nicht der Fall, sind die doch recht ordentlichen Kosten für Einführung, Betrieb und Redaktion durchaus Argumente, denen Geschäftsführungen sich nicht verschließen.

 Wie groß muss so eine Pilotgruppe sein?

GN: Rund fünf Prozent der Mitarbeiterschaft reichen, aber sie sollten quer durch alle Hierarchie- und Altersstufen im Unternehmen verteilt sein. Der Querschnitt sollte das Unternehmen einigermaßen repräsentativ abbilden. Diese Gruppe frage ich dann auch nach ihren Interessen und Bedarfen, sprich: Was wollt ihr in der App tun und lesen? Dann kann ich schauen, was technisch machbar ist.

Ist man in dem Stadium noch allein als IK unterwegs oder schon im Team mit anderen?

GN: Da arbeiten wir idealerweise im Team mit IT, HR und jemandem aus dem engen Umfeld der Geschäftsführung, um die nötigen Strategen mit an Bord zu haben. Sinnvoll ist auch, frühzeitig den Datenschutz und den Betriebsrat mit abzuholen.

Wie befrage ich meine Gruppe?

GN: Ich würde immer empfehlen, Experten an Bord zu holen, die Erfahrung mit dem Aufbau von Kommunikationswerkzeugen haben. Mit ihrer Unterstützung sollten potenzielle Nutzer in einer Onlinebefragung, ergänzt durch Fokusgruppengespräche, nach ihren Wünschen und Bedürfnissen gefragt werden. In präzisierenden Workshops mit den Nutzern können die Ergebnisse dann verfeinert werden. Dabei zeigt sich dann, ob ich nur eine Informations-App oder auch soziale Features brauche, wie Austausch, Chat, Urlaubsantrag, und damit auch kollaborative Aspekte berücksichtigen sollte.

 

Das klingt nach mühsamer Forschungsarbeit – und das ist es auch. Aber sie macht tatsächlich sehr viel Freude und erzeugt nachhaltige Nähe zu den Kollegen, den Kunden der IK. Von dem entstandenen Netzwerk und den Erfahrungen werden Sie nachhaltig profitieren. Und jetzt ist der erste wichtige Schritt gemacht! Sie wissen, was Sie wollen – oder eben nicht wollen – und sind auf dem besten Weg, es umzusetzen. Kommende Woche geht es im zweiten Teil des Interviews um die Umsetzung Ihres Projektes. Vorfreude!

 

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