Stress reduzieren durch erfolgreiche IK? Funktioniert.

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Ein treuer Begleiter unserer digitalisierten Turbogesellschaft ist der Stress – insbesondere im Joballtag. Kommt Ihnen das Folgende auch bekannt vor? Gefordert sind Einsatz und permanente Erreichbarkeit – doch alles, was Sie gerade beisteuern können, sind Konzentrationsdefizite und Schlafstörungen wegen nächtlichen Kopfkinos mit dem Chef in der Hauptrolle. Fit und leistungsfähig fühlt sich anders an.

Wirtschaftlich tragbar übrigens auch: Laut einer Studie zum „Betrieblichen Gesundheitsmanagement“ (Link am Textende) fühlen sich neun von zehn Arbeitnehmern von der Arbeit gestresst. Macht summa summarum volkswirtschaftliche Kosten infolge stressbedingter Fehltage von satten 45,3 Milliarden Euro pro Jahr. Autsch! Spätestens hier sollten Personal- und Kommunikationsprofis aufhorchen und an den stressauslösenden Stellschrauben drehen.  Ihr Auftrag: Für ein gesundes, mitarbeiterfreundliches Arbeitsumfeld sorgen, das mehr auf Dialog denn auf Druck setzt.

Entspannte Chefs sind die halbe Miete

Eine zentrale Rolle als möglichen Stressoren kommt den Führungskräften zu: Ein empathischer Umgang mit den Mitarbeitern hilft, belastende Anforderungen abzupuffern. Produktive Arbeitsabläufe, Aufgabenverteilungen, die sich an individuellen Kompetenzen und Präferenzen der Mitarbeiter orientieren, sowie klare Zielvorgaben schaffen Stabilität und beugen typischen Stressauslösern vor. Führungskräfte-Coachings, Workshops und Trainings (u.a. von der Hamburger IK-Akademie) können korrigierend eingreifen und die wichtigsten Werte sowie Handlungsempfehlungen vermitteln.

Auch die Vorbildfunktion der Chefs ist nicht zu unterschätzen. Gönnt sich der Vorgesetzte selbst keine Pause, ist rund um die Uhr online und versendet auch nach Mitternacht noch Mails an seine Mitarbeiter, dann liegt die Messlatte (zu) hoch. Selbstreflexion ist genau wie Anerkennung, Lob und der Umgang mit Fehlern ein klares Merkmal von Führungsqualitäten und den im Unternehmen gelebten Leitbildern: Finden sich in den Unternehmenswerten keine entsprechenden Passagen, die auf das Wohlergehen der Mitarbeiter gemünzt sind, sollte hier als erstes nachgebessert werden. Selbstredend reichen druckreife Vorsätze nicht aus: Die Interne Kommunikation sollte dafür sorgen, dass diese Anti-Stress-Leitplanken im Alltag mit Leben gefüllt werden.

Mono- statt Multitasking

Ablenkung durch Zeitfresser wie häufige Unterbrechungen durch Kollegen oder Mail-Checks sind ineffizient und nervtötend. Hier kann Hilfe zur Selbsthilfe mehr Freiraum ermöglichen: Kurze Schulungen zu strukturierten Arbeitsmethoden schaffen Bewusstsein für die kleinen und großen Alltagshürden, die uns unterschwellig stressen. Dabei darf die Mär vom angeblich produktiven Multitasking direkt mit entsorgt werden: Dauerhaft paralleles Arbeiten ist und bleibt unwirksam. Besser bei einer Sache bleiben, störungsfreie Zeiten definieren, das Smartphone ausschalten und auch mal „Nein!“ sagen. Abgrenzen und die eigenen Bedürfnisse zum Ausdruck bringen ist gesund und sollte in der Unternehmenskultur entsprechend erwünscht sein.

Transparenz sorgt für Vertrauen

Befristete Verträge und hohe Anforderungen an Flexibilität, Mobilität und Komplexität schüren Zukunftsängste und überfordern die Mitarbeiter vielfach. Psychische Überlastung ist vorprogrammiert. Auch die ständigen Veränderungsprozesse können zu Orientierungslosigkeit und Sorgen führen. Hier sollte eine aufmerksame Unternehmenskommunikation – gern in enger Absprache mit der Geschäftsführung – transparent und kontinuierlich begleiten, um aufzuklären und negativen Stimmungen entgegen zu wirken. Mitarbeiterzeitung, Newsletter und Intranet sind geeignete Kanäle, um diese Themen zu platzieren: Widmen Sie doch einfach mal dem Thema „Angst vor der Ungewissheit“ einen Schwerpunkt in Ihrer nächsten internen Publikation – mit Hintergründen, Beiträgen und Beispielen.

Herausforderung vs. Überforderung

Fakt ist: Das Empfinden für Druck – und der Umgang damit – ist höchst subjektiv. Was dem einen Schweißausbrüche bereitet, lässt den nächsten völlig kalt. Es liegt also auch immer in der Verantwortung des Einzelnen, seine Arbeit danach auszurichten. Ganz ohne Stress würde unser Alltag übrigens ziemlich ins Stocken geraten, denn richtig dosiert, sorgt er für die Mobilmachung von Energie und spornt kurzzeitig zu Höchstleistungen an. Sprich: Positiver Stress ist ein unerlässlicher Motor unseres Lebens. Umso wichtiger sind also die Balance und die richtige Einschätzung von Belastungen. Herausforderung ja, Überforderung nein.

Für Kommunikationsprofis und Personalkollegen bedeutet das immer wieder, einen achtsamen Blick auf das Zusammenspiel von Arbeitsprozessen und den Bedürfnissen der Mitarbeiter zu haben. Sensibilisieren hilft, Burnout und anderen negativen Begleiterscheinungen vorzubeugen. Auch praktische Angebote zum Stressabbau, wie Betriebssport oder Anregungen für einen gemeinsamen, entspannten Ausgleich zum Arbeitsalltag, verhelfen zu mehr Ruhe, neuer Energie und einem gestärkten Wir-Gefühl.

Hier finden Sie einen früheren Blog zum Thema und zur vollständigen Studie „Betriebliches Gesundheitsmanagement 2016“ der pronovaBKK geht es hier.

Copyright Aufmacherbild: Krista McPhee, Unsplash

Wer kommuniziert, erfährt mehr Zuspruch

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Akzeptanz ist der unerlässliche Schmierstoff unseres Miteinanders – politisch, wirtschaftlich, sozial und vor allem kommunikativ. Unter dieser Prämisse lud die DPRG zum „DPRG Takeoff“ alle Mitglieder und Interessierten am 26. Januar zu einer Veranstaltung mit verbindendem Dachthema: „Akzeptanz durch Kommunikation“ bot in der Hauptstadt-Repräsentanz der Deutschen Telekom rund 200 Teilnehmern den Raum, das Thema aus Sicht der diversen DPRG Arbeitskreise eingehender zu beleuchten.

Der Arbeitskreis „Interne Kommunikation, Change und Leadership Communication“ unter der Leitung von Andrea Montua und Christian Buggisch konzentrierte sich in drei Impulsvorträgen auf die kommunikative Akzeptanz in Veränderungsprozessen. So referierten Daniela Elvers von der Deutschen Bank aus Konzernsicht zur „Entwicklung einer kommunikativ brauchbaren Vision und Strategie“, Kirsten Huthmann vom Blickwinkel eines Mittelständlers aus über Erfolgsfaktoren in konkreten Veränderungsprozessen und Christian Buggisch von DATEV legte seinen Schwerpunkt auf den Zusammenhang von Fehlerkultur und Changeprozessen in Unternehmen.

In den gut 40 Teilnehmern hatten die Referenten eine engagierte Zuhörerschaft, die sich auch bei der anschließenden Diskussionsrunde rege beteiligte. „Wir sind sehr zufrieden mit der Veranstaltung, zeigt sie doch einmal mehr die immer noch weiter wachsende Bedeutung von Interner Kommunikation und Veränderungsmanagement “, resümiert Andrea Montua von MontuaPartner Communications zufrieden. Zurecht: Abschließend gab es viele neue Interessenten für den IK & Change Arbeitskreis.

Der nächste Termin zum Thema Kulturwandel ist für Ende April in Hamburg geplant.

Sie hätten auch Interesse an dem Arbeitskreis? Dann melden Sie sich gern hier an.

 

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Mit Soft Skills im harten Business punkten

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Bis vor kurzem mögen vermeintlich schwammige Kompetenzen wie „Kritikfähigkeit“ oder „Kreativität“ in Bewerbungsschreiben noch zu freundlichem Schmunzeln unter Personalern geführt haben. Aber damit ist bald Schluss: Zukünftig werden HR-Abteilungen ihre neuen Mitarbeiter nach exakt diesen Kriterien löchern. Denn Soft Skills sind das neue Must-have auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt, so die Ergebnisse von zwei aktuellen Studien. Die Kommunikationsexperten von der Internen Kommunikation dürfte es freuen: Werden dabei doch so IK-immanente Qualifikationen wie Mitarbeiter- und Gesprächsführung in den Fokus gerückt.

Vor allem funktionsübergreifende Kompetenzen erfahren demnach in den kommenden zehn Jahren einen großen Bedeutungszuwachs. Das unterstreicht den zunehmenden Bedarf an Mitarbeitern, die kompetent kommunizieren können – mit Kollegen, Kunden und über Sprach- und Hierarchiegrenzen hinweg.

„Wir beobachten schon seit vielen Jahren, dass für Mitarbeiter und Führungskräfte verstärkt kommunikative Fähigkeiten ausschlaggebend sind – weil diese maßgeblich mitentscheiden, ob Projekte langfristig zum Erfolg führen oder nicht“, so Andrea Montua, Geschäftsführerin bei MontuaPartner Communications. „Essenziell sind daher regelmäßige Boxenstopps mit entsprechenden Analysen, um Bedarf und Ist-Zustand abzugleichen.“

(Für Eilige: Am Textende finden Sie 3 praxisnahe Tipps für die Unternehmenskommunikation zum intelligenten Umgang mit Soft und Hard Skills.)

Schon heute Mitarbeiter zukunftsfit machen

Laut der von LinkedIn in Zusammenarbeit mit Bitkom Research veröffentlichten Studie sieht die Verteilung der gefragten Soft Skills aktuell und in Zukunft folgendermaßen aus:

 

Soft Skills heute Soft Skills in zehn Jahren
1. Kritikfähigkeit 1. Funktionsübergreifende Kompetenzen
2. Entscheidungsfähigkeit 2. Gesprächs- & Verhandlungsführung
3. Gesprächs- & Verhandlungsführung 3. Mitarbeiterführung
4. Mitarbeiterführung 4. Kritikfähigkeit
5. Unternehmergeist 5. Interkulturelle Kompetenz
6. Kreativität 6. Entscheidungsfähigkeit
7. Funktionsübergreifende Kompetenz 7. Unternehmergeist
8. Interkulturelle Kompetenzen 8. Präsentieren und öffentliches Sprechen
9. Präsentieren und öffentliches Sprechen 9. Kreativität

 

Diese Auflistung ist vor allem hinsichtlich möglicher Qualifizierungsangebote für Mitarbeiter nicht uninteressant. Können doch IK-Abteilungen rechtzeitig und passgenau mögliche Weiterbildungsmaßnahmen an den gewünschten Kompetenzen ausrichten. So bietet die Hamburger IK-Akademie auf individuelle unternehmerische Bedürfnisse abgestimmte Seminare an, die sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte kompetent durch den kommunikativen Veränderungsprozess begleiten.

Mit Change Management zum Erfolg

Auch Hard Skills, die eher fachlich orientierten Kompetenzen, sind dem Wandel der Zeit unterworfen. Besonders interessant allerdings, was dazu eine aktuelle Studie von XING offenbart: Mit diesen Fähigkeiten profilieren sich vor allem Generation X und die vorangegangenen (Geburtenjahrgänge vor 1980), die tendenziell eher harte Facts wie „Change Management“ oder „Business Development“ ins Feld führen. Diese ältere Arbeitnehmer-Generation scheint davon überzeugt, dass durch Ausbildung oder Studium erlerntes Wissen ihr wesentliches Qualifizierungsmerkmal ist, wohingegen Soft Skills kaum eine Rolle spielen. Lediglich „Kommunikationsfähigkeit“ (Rang 6) schafft es ins Ranking.

Ganz anders die digitalkompetente Generation Y, die ihr Können fast ausschließlich in den Soft Skills sieht. Acht von zehn angegebenen Top-Fähigkeiten spiegeln hier vor allem weiche, oft persönlichkeitsbezogene Fähigkeiten wieder. Dennoch positionieren sich jüngere Arbeitnehmer als durchaus leistungsorientiert: „Verantwortungsbewusstsein“, „Selbständigkeit“ und „Belastbarkeit“ sind die Kompetenzen, die die nachrückende Generation charakterisieren.

Allerdings führt dieser Generationen-Gap zukünftig dazu, dass Hard Skills mehr und mehr in den Hintergrund rücken werden – und von Unternehmensseite verstärkt auf ein gesundes Gleichgewicht von Soft und Hard Skills geachtet werden muss. (Über den generellen Umgang mit verschiedenen Generationen innerhalb des Unternehmensgefüges lesen Sie hier einen früheren Blog-Beitrag zum Thema.)

Zur Verdeutlichung der Diskrepanzen der unterschiedlichen Generationen, hier das detaillierte von XING analysierte Kompetenz-Ranking:

 

Generation X und früher (vor 1980) Generation Y             (1980 – 1995)
1. Change Management 1. Prozessoptimierung
2. Prozessoptimierung 2. Kommunikationsfähigkeit
3. MS Office 3. Social Media
4. Key Account Management 4. Selbständigkeit
5. Business Development 5. Verantwortungsbewusstsein
6. Kommunikationsfähigkeit 6. Belastbarkeit
7. Kundenbetreuung 7. Lernbereitschaft
8. Personalführung 8. MS Office
9. Produktmanagement 9. Interkulturelle Kompetenz
10. Qualitätsmanagement 10. Kundenbetreuung

 

Für die Interne Kommunikation bedeutet das vor allem, diesen Umbruch strategisch zu begleiten. Denn zweifelsohne müssen auch fachliche Kompetenzen weiterhin im Fähigkeitsmix der Belegschaft berücksichtigt werden – durch lernbereite und belastbare Mitarbeiter allein kann ein Unternehmen dauerhaft nicht am Markt bestehen…

3 Tipps, wie die IK alle erforderlichen Skills integriert

  • Machen Sie die Kollegen von der HR zu Ihren Vertrauten: Nur im Schulterschluss mit den Personalverantwortlichen kann eine ausgewogene Mitarbeiterschaft – und damit die Abdeckung aller für Ihr Unternehmen relevanten Kompetenzen – garantiert werden. Achten Sie bei der Wahl der Mitarbeiter und Führungskräfte daher auf ein stimmiges Verhältnis der verschiedenen Generationen.
  • Führungskräfte und Mitarbeiter regelmäßig qualifizieren: Niemand ist ein Superman (respektive eine Superwoman). Damit Ihre Mitarbeiter mit den rasanten Entwicklungen am Arbeitsmarkt dauerhaft Schritt halten können, schulen Sie sie kontinuierlich an den unternehmerisch relevanten Skills – sei es eher fachlich motiviertes Digital-Know-how oder mehr sozial erforderliche interkulturelle Kompetenz.
  • Ran an die Unternehmenskultur: Sie wissen, dass Kritikfähigkeit und Entscheidungsfähigkeit zunehmend wichtiger werden? Dann stellen Sie Ihre Unternehmensleitbilder auf den Prüfstand, ob sie den Mitarbeitern überhaupt die Möglichkeit gewähren, diese Skills zu erlangen. Denn wenn eine offen gelebte Fehlerkultur und selbstbestimmtes Arbeiten in Ihrem Unternehmen nur eine untergeordnete Rolle spielen, werden es die Mitarbeiter sehr schwer haben, konstruktiv mit Kritik umzugehen oder gewichtige Entscheidungen zu fällen.

 

Hier geht’s übrigens zu den erwähnten Studien: Die Zusammenfassung der LinkedIn-Ergebnisse finden Sie hier, die XING-Analyse hier.

 

Copyright Aufmacherbild: Cody Davis, Unsplash

 

 

 

 

 

Echolot-Kolumne: Die MAZ und das Monopol

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Sie teilt den Ruf mit Queen Elizabeth II.: Ein wenig antiquiert zwar, aber nicht bereit abzutreten und eben auch eine Institution. Die Rede ist von der guten, alten Mitarbeiterzeitschrift, kurz MAZ genannt. Die Frage ist dennoch: Sägt nicht irgendwer (der App-Beauftragte?) oder irgendwas (die Digitalisierung?) doch an ihrem Thron?

In unserer aktuellen „Echolot“-Kolumne auf pressesprecher.com gehen wir ihrer aktuellen Daseinsberechtigung auf den Grund – und kommen zu drei wichtigen Gründen für den Erhalt ihres Monopols innerhalb der Internen Kommunikation.

Neugierig? Hier geht’s zur kompletten Kolumne. Und hier zu einem früheren Blog-Post zum Thema.

 

Die 7 wichtigsten IK-Trends für 2018

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Digitalisierung, Demografiewandel und Dauerpräsenz sägen permanent am Status quo unseres Arbeitslebens – das macht auch vor der Unternehmenskommunikation nicht Halt. Niemals zuvor mussten IK-Abteilungen häufiger und schneller auf neue Trends und Themen reagieren und diese entsprechend in ihren Strategien berücksichtigen. In kurzen Verschnaufpausen, oft zum Auftakt eines neuen Jahres, mag sich da manch einer die Frage stellen: Chatbots, Content, Charisma – und was davon ist jetzt wirklich relevant…? Für alle, die nicht auf Eintagsfliegen setzen wollen, haben wir für 2018 die sieben wichtigsten und spannendsten Trends der Internen Kommunikation zusammengetragen: Von der Rückbesinnung aufs Analoge bis hin zu neuen Zielgruppenstrategien.

1. Mit Apps zu einer neuen Kommunikationskultur

Vor allem tradierte Unternehmen tun sich schwer mit den Veränderungsprozessen, die der technische Fortschritt mit sich bringt – insbesondere in der Kommunikationskultur, die zukünftig an Apps nicht vorbeikommt. Zunehmend dezentral und mobil agierende Mitarbeiter und der Einzug agiler Arbeitsmethoden zwingen allerdings zum Umdenken. Und das ist gut so: Apps fördern Interaktion und den wichtigen Dialog auf Augenhöhe und können starre Hierarchiegefüge aufbrechen, die oft als Lähmfaktor für wichtige Innovationen gelten. Überdies stärken sie Loyalität und Wir-Gefühl. Doch damit auch wirklich ein Höhenflug daraus wird, müssen sowohl Einbindung in den unternehmenseigenen Kommunikationsmix als auch die Einführung des neuen Kanals strategisch erfolgen. Wem das nötige Know-how fehlt, sollte nicht zögern, auch externe Profis zu Rate zu ziehen.

2. Analog gewinnt wieder an Stärke

Auch wenn Prozesse, Strukturen und Abläufe immer mehr den Anforderungen der Digitalisierung angepasst werden – das Analoge verliert damit nicht an Bedeutung, im Gegenteil. Start-Ups im Silicon Valley machen es vor, hiesige Unternehmen ziehen nach: Ganz bewusst wird in der IK als Gegenbewegung die analoge Kommunikation und der persönliche Kontakt forciert. In Meetings, Vier-Augen-Gesprächen oder beim Business-Lunch manifestiert sich die Wertschätzung für die Mitarbeiter – die der realen Person und nicht allein deren Arbeitskraft gilt. Ins gleiche Horn stößt auch die aktuelle Mindfulness-Bewegung, die in Zeiten latenter Burnout-Bedrohung auf Achtsamkeitsprogramme für Führungskräfte und Mitarbeiter setzt. Stichwort Aufmerksamkeitsökonomie: Der Fokus liegt hier mehr auf dem „Warum“ und dem „Wie“ der Aufgaben – nicht ausschließlich auf dem „Was“. Damit soll Stress vermindert, Mitgestaltung und Motivation gestärkt werden. (Sie wollen mehr zum Thema erfahren? Dann bitte hier weiterlesen.)

3. Führen heißt Machtverzicht

Was zeitgemäße Führung 2018 leisten muss, bringt manch einen Vorgesetzten an seine eigenen Grenzen: Im Dauerfeuer zahlloser Transformationen komplexe Projekte und Prozesse zu steuern, die laufend neue Priorisierung erfordern – das hat mit klassischem Abteilungschef-Sein nicht mehr viel gemein. Die Gefahr: Eine Generation von Führungskräften, die aus Überforderung in alte Muster wie Top-Down-Mechanismen verfällt. Was also tun? Der Schlüssel liegt nicht im sozialverträglichen Personalabbau durch die HR-Abteilung, sondern vielmehr in der konsequenten Hinführung der klassisch konditionierten Vorgesetzten zu einem agilen, partizipativen Führungsstil mit Anleihen an die Positive-Leadership-Prinzipien seitens der Internen Kommunikation. Nach diesem Ansatz übernehmen cross-funktionale, überwiegend autonom agierende Teams viele der klassischen Führungsaufgaben – und die Chefs begleiten die Prozesse motivierend, vernetzend und befähigend statt anordnend. (Was Führung 4.0 ausmacht, lesen Sie ausführlich in unserer Echolot-Kolumne auf pressesprecher.com.)

4. Digital ist das neue Social

Bis vor kurzem sollte in Unternehmen am Puls der Zeit alles möglichst „social“ sein. Natürlich sind Mitarbeiter nach wie vor dazu angehalten, sich im betriebsinternen Intranet zu informieren, zu kommentieren, zu teilen – 2018 aber erfährt das Social Intranet seine effiziente Weiterentwicklung im Digital Workplace, den die IK maßgeblich forcieren sollte. Dieser stellt Anwendungen, Informationen und Services bereit, die ortsunabhängig über mobile Zugänge erreichbar sind, um Workflow und kollaborative Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen zu fördern. Unternehmensprozesse werden so transparenter und effektiver, Insellösungen einzelner Bereiche überflüssig und der Wissenstransfer erleichtert. Vernetzte Kommunikation als lebendiger Best-Practice-Case. (Mehr zum Thema finden Sie auch hier.)

5. Content kommt von innen

Stichwort Apps und Social Intranets: Damit die Ideen und das Wissen der Mitarbeiter nicht nur in definierten Projekten zum Tragen kommen, nutzen zukunftsorientierte Unternehmen dieses Potenzial immer häufiger für die Erstellung von Content für Mitarbeiter-relevante Kommunikationskanäle. Die IK kann diesen Prozess durch Befragungen anstoßen und sollte ihn nach Möglichkeit begleiten, um mit den generierten Inhalten die verschiedenen internen Medien sinnvoll zu bespielen. Im Zuge dieser Entwicklung fällt auch die Zunahme von Bewegtbild ins Auge: Via Youtube hat sich das Erklärvideo seinen Weg in die Mitarbeiterkommunikation gebahnt, welches anschaulich, persönlich und direkt eine lebendige Kommunikation unterstützt.

6. Intelligent, effektiv – seelenlos

Im Kundenservice bereits etabliert, in der Unternehmenskommunikation noch in den Kinderschuhen, aber klar auf dem Vormarsch: Chatbots finden ihren Einsatz als digitale Assistenten bislang vor allem in standardisierten Prozessen mit klar definierten Kontexten wie Reisekostenabrechnung oder Dokumentenmanagement. Denkbar sind allerdings auch komplexere Prozesse wie Onboarding-Programme oder Informationsagenten, die Recherche-Aufgaben ausführen. Doch auch hier gilt: Die analoge, humane Kommunikation bleibt wichtigster Co-Partner des digitalen Fortschritts. (Einen ausführlichen Blog-Beitrag zum Thema finden Sie übrigens hier.)

7. Gießkanne ist gestrig

Eine Information für alle? Wer im neuen Jahr seine Mitarbeiter adäquat mit wichtigen News versorgen will, sollte auf die entsprechende Zielgruppenrelevanz achten: Es gilt, noch mehr direkte Informationen für die diversen Zielgruppen im Unternehmen bereitzustellen. Dadurch werden Kommunikationsstrategien immer komplexer und müssen viele Variablen beachten. Umso wichtiger, dass die Interne Kommunikation ihre Adressaten vorab ganz klar definiert und ihr Informationsbedürfnis analysiert.

 

Copyright Aufmacherfoto: Drew Graham, Unsplash

 

Guter Vorsatz für 2018: Digital fit werden!

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Die Digitalisierung ist und bleibt das zentrale Thema für Kommunikations-Experten – auch 2018. Nicht etwa, weil den IK-Abteilungen die Ideen für neue Fragestellungen ausgehen würden. Sondern, weil der digitale Wandel noch immer nicht fest genug im Arbeitsalltag der Kommunikatoren verankert ist, geschweige denn, ausreichend forciert wird. Und nicht zuletzt, weil das Thema trotz aller Präsenz noch immer bei vielen Akteuren angstbesetzt ist. Das positiv zu verändern, ist und bleibt daher wichtigste Aufgabe der Internen Kommunikation.

Berührungsängste abbauen

Die Studie zur Digital Fitness 2017 – Ist die Unternehmenskommunikation fit für die Digitalisierung? zeichnet dazu ein ebenso klares wie ernüchterndes Bild: Mehr als 50 Prozent aller befragten Kommunikations-Profis zählen demnach noch zu den „Beginnern“ oder „Followern“ – den zwei niedrigsten Kompetenz-Kategorien von insgesamt vier, die die Macher der Studie identifiziert haben. Was im Umkehrschluss bedeutet, dass weniger als die Hälfte als so genannte „Experten“ bzw. „Enabler“ einzustufen sind – eben als diejenigen, die die Digitalisierung in den Unternehmen integrieren und gezielt vorantreiben.

Dabei wäre die große Mehrheit der Befragten bei der Digitalisierung gern viel weiter. Im Schulterschluss mit den Empfehlungen der Studien-Verantwortlichen plädiert daher auch MPC-Geschäftsführerin Andrea Montua dafür, dass Kommunikationsabteilungen 2018 gezielt daran arbeiten, diese Lücke zwischen Wunsch und Wirklichkeit zu schließen, um möglichst viele Mitarbeiter in Zukunft digital fit(ter) zu machen. Und – mit erster Priorität – die Berührungsängste im Umgang mit Social Intranets, Apps oder agilen Arbeitsmethoden abzubauen, denn:

Die Digitalisierung bietet immenses Potenzial, Mitarbeiter und Führungskräfte effektiv in Unternehmensprozesse einzubinden – und sie so zu motivierten und engagierten Kollegen zu machen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass Best-Practice-Unternehmen mit einer gelernten und akzeptierten digitalen Infrastruktur langfristig erfolgreicher sind – und die zufriedeneren Mitarbeiter haben.

Aus dieser Überzeugung leiten sich in Einklang mit den Studienergebnissen drei Handlungsempfehlungen ab.

Digitalstrategie entwickeln

Kaum jemand bezweifelt noch, dass die Digitalisierung die Rahmenbedingungen für die Interne Kommunikation grundlegend verändern wird – und doch fehlt in vielen Unternehmen eine entsprechende Strategie. Oder das Verständnis für deren Notwendigkeit. Ein grundlegendes Problem scheint dabei der oft diffuse Veränderungsbedarf zu sein: Die grundsätzliche Bereitschaft zum digitalen Wandel ist vorhanden, aber was das konkret bedeutet, können die wenigstens benennen. Und ergo auch nicht in einer fundierten Strategie festschreiben. Die Entwicklung digitaler Kompetenzen – und damit der digitalen Weiterentwicklung des gesamten Unternehmens – setzt aber eine systematische Analyse von Ist und Soll voraus. Es ist Sache der Führungsebene, diesen Prozess schleunigst anzustoßen und aus den gewonnenen Erkenntnissen zielführende Empfehlungen für die Digitalisierung der Kommunikationsstrategie abzuleiten. Nur planvoll gesteuert kann der digitale Wandel nachhaltige Vorteile für jedes Unternehmen bringen.

Digitale Eckpfeiler etablieren

Die technologische Fitness der Kommunikationsabteilungen ist gegenüber allen anderen Aspekten am geringsten ausgeprägt. Das bedeutet: Zwar nutzen gut die Hälfte der befragten Abteilungen die gängigen Kanäle wie Facebook oder Twitter – eigene digitale Plattformen hingegen kommen selten oder gar nicht zum Einsatz. Hier besteht dringend Nachrüstungsbedarf! Denn Best-Practice-Unternehmen, die Social Intranets, Apps oder agile Methoden erfolgreich implementiert haben, berichten von überdurchschnittlichem Engagement und deutlich gesteigerter Loyalität seitens ihrer Mitarbeiter. (Wie effektiv soziale Kollaborationstools sind, können Sie in früheren Blogbeiträgen hier und hier detaillierter nachlesen.) Die Dringlichkeit einer solchen Nachrüstung ist den Beteiligten der Studie durchaus klar: Unter den Projekt-Prioritäten der kommenden zwölf Monate rangiert die Einführung interner Kollaborations-Tools auf Platz 2. Auch hier ist die Führungsriege gefragt, bekräftigt Andrea Montua: „Damit solche Plattformen ins (Arbeits-)Leben finden, müssen auf höchster Ebene die notwendigen Budgets bereitgestellt werden und generell die Ressourcen auf dringliche Digitalprojekte verschoben werden.“

Qualifizierungs-Angebote schaffen

Die Krux: Viele Mitarbeiter wollen digital dazulernen, nur wenige können. Denn das entsprechende Weiterbildungsangebot der meisten Unternehmen ist übersichtlich bis schlichtweg nicht vorhanden. Wichtig wäre, hier nicht nur in Basis-Trainings zu investieren, sondern entsprechend den unterschiedlichen Kompetenz-Kategorien auch Workshops für digital bereits fortgeschrittene Mitarbeiter ins Programm aufzunehmen. Nur so kann gewährleistet werden, dass Unternehmen immer am Puls bleibe, denn gerade die Digitalisierung kennzeichnet sich durch permanenten Wandel und Weiterentwicklung. Hier – und generell in allen Fragen der Digitalisierung –  lohnt das Invest in einen Digital Manager, der das Großprojekt Digitalisierung konzeptioniert, steuert und laufend evaluiert. Denn die Erfahrung lehrt uns in allen Fachbereichen: Es ist immer von Vorteil, einen Profi ans Werk zu lassen.

Unterstützung in Sachen digitaler Weiterbildung bietet übrigens die Hamburger IK-Akademie. Beim Schwerpunkt-Seminar „Digitalisierung meets IK“ vermitteln erfahrene Referenten, wie die Kommunikatoren die Digitalisierung in Unternehmen gezielt forcieren können, wie Social Media in der IK eingesetzt wird und ganz generell die Kommunikationskompetenz mit sozialen Medien.

Sie haben Interesse an der kompletten Studie von Lauterbach Sass und PRCC? Zum Download klicken Sie einfach hier.

Copyright Aufmacherbild: Kristopher Roller, Unsplash

Echolot-Kolumne: 10 Thesen zu guter Führung

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Trends kommen, Trends gehen – ein Dauerbrenner der Kommunikationsabteilungen ist und bleibt das Thema gute Führung. Vor allem angesichts des aktuellen Kununu-Führungskräfte-Reports sollten Unternehmen schleunigst die (sozialen) Kompetenzen ihrer Führungsriege unter die Lupe nehmen: Denn laut der Studie erteilen Mitarbeiter ihren Chefs noch zu oft miese Noten – wegen stark hierarchisch geprägter Denkmuster und der mangelnden Fähigkeit, Mitarbeiter eigenverantwortlich agieren zu lassen.

Gute Gründe, das Thema in der jüngsten Folge unserer „Echolot“-Kolumne auf pressesprecher.com ausführlich zu behandeln: Unter dem Titel „Führung in Futur: 10 Thesen“ haben wir aus Sicht der Internen Kommunikation alles Wesentliche zusammengefasst, was gute Führungskräfte ausmacht – heute und in Zukunft.

Viel Spaß bei der Lektüre! Und vielleicht lässt sich daraus auch für Sie oder Ihr Unternehmen der ein oder andere Vorsatz für 2018 ableiten…

 

Copyright Aufmacherbild: Brooke Lark, Unsplash

 

Die Besserwisser-Roboter

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Es ist längst keine SciFi-Vision mehr: Chatbots – profan gesprochen: hirn- und seelenlose Roboter-Software – haben sich bereits jetzt ihre Nische in der externen und internen Kommunikation erobert. Aus dem Randdasein wird bald ein Platz im Rampenlicht, sind sich Experten einig. Chatbots sind die Zukunft der Kommunikationsbranche. Und bevor einem jetzt die Haare zu Berge stehen. Die tun nichts – die wollen nur helfen. Aber funktioniert das tatsächlich?

Hallo, wer spricht da, bitte…?

Der nette Chatbot von nebenan hat einen Namen und meist auch ein sympathisches Gesicht. Oft sind es Abbilder von Frauen, das sind wir von digitalen Sprachassistentinnen wie Siri, Alexa & Co. bereits gewöhnt. Frauen(-stimmen), wissen Forscher, kommen einfach besser an. Und so sind die virtuellen Helfer oft mit einer fiktiven weiblichen Persönlichkeit ausgestattet. Da fällt es manchmal schwer zu entscheiden: Ist das nun ein Bot oder eine reale Person am andere Ende? Und genau so soll es im Idealfall auch sein.

Chatbots erobern die Welt

2020 werden 80 Prozent aller Unternehmen Chatbots in ihrer Kundenkommunikation einsetzen, so eine Studie im Auftrag von Oracle, einem führenden Cloud-Anbieter. Denn im Kundenservice sind Chatbots bereits klar im Vorteil: Sie bearbeiten schneller als ihre menschlichen Kollegen die Flut an Anfragen. Das spart Zeit, Ressourcen und sorgt bestenfalls für zufriedenere Kunden. Dank fließenden Übergängen zur künstlichen Intelligenz sind Chatbots zudem (nahezu) lernfähig. Sie können erfolgreich zwischen standarisiert bearbeitbare Anfragen und Anfragen mit individuellem (menschlichen) Betreuungsbedarf trennen. Klar ist jedenfalls: Die Zukunft des Kundendienstes ist digital, wie wir bereits in einem früheren Blogbeitrag festgestellt haben.

Mein bester Freund und Helfer

Francisco Otto, Keynote-Speaker der Future Convention 2017, geht sogar noch einen Schritt weiter: In seiner Version der Zukunft hat jeder Mensch seinen persönlichen Chatbot, der alle Anliegen in unserem Interesse bearbeitet – oft auch vorausschauend. So skizziert Otto ein Szenario, in dem der Chatbot selbstständig per Messenger Bescheid gibt, dass er beispielsweise eine passende Stellenausschreibung entdeckt hat und auch schon Immobilienmarkt- und Kinderbetreuungssituation vor Ort geprüft hat.

Wichtiger Bestandteil dieser Vision ist ein bereits jetzt deutlich erkennbarer Trend: Wir nutzen immer weniger Apps, nur die Messenger halten sich konstant. So ergreifen mehr und mehr Unternehmen die Chance und integrieren ihre Angebote und Services in die Messenger, allen voran Facebook Messenger. Nutzer freuen sich hier insbesondere auf und über die Möglichkeit, unkompliziert Termine zu planen, Auskünfte zu erhalten oder Tickets zu buchen. Best-Practice-Beispiele von Unternehmen, die bereits erfolgreich mit Chatbots operieren, häufen sich mittlerweile: Besonders erwähnenswert ist der Facebook-Bot der niederländischen Fluggesellschaft KLM Royal Dutch Airlines, der alle wichtigen Daten rund um den Flug generiert. Und der britische Bot „Renters Union“ bietet sich als Rechtsberater für Mieterinnen und Mieter an.

Quo vadis, IK-Chatbot?

Auf der Hand liegt die Anwendung von Chatbots in der internen Kommunikation dort, wo sie auch in der externen ihre Anfänge hatte: im internen Kundenservice, beispielsweise als erste Anlaufstelle für Fragen an die HR-Kollegen. Wo liegt nochmal der Urlaubsantrag? Wie bekomme ich eine vermisste Abrechnung erneut ausgestellt? Noch weiter gedacht in Ottos Vision, würde jedem Angestellten eines Unternehmens in Zukunft ein Bot zur Seite gestellt, der fach- und hierarchieübergreifend Antworten liefern kann, weil er auf alle Daten Zugriff hat.

Schöne, neue Welt

Doch eine Umfrage im Auftrag des Digitalverbandes Bitkom (Link am Textende) zeigt auch die Grenzen von Chatbots auf: Derzeit können sich nur ein Viertel der Befragten vorstellen, einen Chatbot zu nutzen. Bei den eher Abgeneigten ist der häufigste Grund, nicht mit einem Computer sprechen zu wollen. Freundliche Stimme und attraktives Gesicht hin oder her: Vertrauen in eine Maschine fällt uns nicht so leicht, wie das in ein Gegenüber aus Fleisch und Blut. Im schlimmsten Fall entsteht Unsicherheit und Misstrauen.

Genau an dieser Schnittstelle liegt die Chance für IK-Chatbots: in einer ausgewogenen und transparenten Kombination aus effizienten, digitalen Angeboten und des zwischenmenschlichen Kontakts – den nichts und niemand ersetzen kann. Denn wie stets in der Internen Kommunikation geht es auch in dieser Fragestellung zwischen realem und künstlich-intelligentem Dialog um den passenden Kommunikationsmix – den richtigen Zeitpunkt dafür und ein stimmiges Mischungsverhältnis muss dabei jedes Unternehmen für sich selbst finden.

 

Hier finden Sie die eben erwähnte Bitkom-Studie.

 

Copyright Aufmacherbild: Jens Johnsson, Unsplash

Digital killt analog? Besser nicht!

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Wenn die Digitalisierung unseres Arbeitslebens maßlos wird, ist gut gemeint nicht immer gleichbedeutend mit gut gelöst. Stichwort Kommunikation – warum persönlich mit dem Büronachbarn reden, wenn es Chats und Social Intranets gibt? Warum sich mit Kollegen zum Business-Talk treffen, wenn die digitale Realität von Skype und Co stets nur zwei Clicks entfernt ist? Doch spätestens hier sollte sich auch die Frage stellen: Verändert die Macht der Technik unsere Kommunikation wirklich zum Besseren…? Um es kurz zu machen: Ja. Und nein. Ein klassisches „Jein“-Dilemma – das sich bei kluger Handhabung seitens der Kommunikation aber positiv lösen lässt.

Digitalisierung hält vom Denken ab

Dass innovativ nicht immer auch zwangsläufig effektiv bedeutet, machte jüngst jedenfalls die EY-Studie „Renaissance des Analogen“ sehr deutlich: Annähernd die Hälfte aller 800 befragten Führungskräfte gab an, dass die fortschreitende Digitalisierung für sie mehr Stress als Bereicherung bedeute. Warum? Weil die permanente Erreichbarkeit sie beispielsweise vom intensiven Denken abhalte. Da werden vermeintlich produktive Tools – möglichst viel möglichst schnell parallel organisieren/abstimmen/bewerten – zum Killer für effiziente Arbeit. Und erreichen so das Gegenteil von dem, wofür sie eigentlich eingesetzt werden. Vor allem die tägliche Email-Flut hat die Studie als Produktivitäts-Hemmer Nummer 1 identifiziert: Wer im Minutentakt seinen Account auf neue Mails checkt, kann sich nicht tief genug in ein Thema versenken, um zu innovativen Lösungen zu gelangen. Die aber für den langfristigen Unternehmenserfolg unabdingbar sind. Was also tun? (Für sehr Eilige: Am Textende finden Sie 5 hilfreiche Tipps zum besseren Umgang mit digitaler Kommunikation.)

Es menschelt so schön

Die simple Antwort der Studie – und aller IK-Abteilungen, die nicht komplett der Digitalhysterie verfallen sind: Wieder mehr Analoges wagen! Denn die Kommunikationsform, die im Zuge der Digitalisierung zum Stiefkind zwischenmenschlicher Dialoge degradiert wurde, hat noch lange nicht ausgedient. Und daran wird sich so schnell auch nichts ändern.

„Aus 13 Jahren IK-Erfahrung können wir eines mit Gewissheit sagen: Nichts motiviert Mitarbeiter so sehr wie das persönliche Gespräch – ganz gleich, ob mit Vorgesetzten oder Kollegen. Digitale Kommunikationsformen können das sinnvoll ergänzen, nie aber komplett ersetzen!“

MontuaPartnerCommunications-Geschäftsführerin Andrea Montua bestätigt damit nur die Quintessenz der Studie:

„Die gute, analoge Kommunikation in Form von Meetings, Brainstormings oder Innovations-Workshops hat nicht nur für die befragte Führungsriege immense Bedeutung – ganz generell ist sie der Kitt, der Unternehmen dauerhaft zusammenhält!“

Denn der persönliche Kontakt von Angesicht zu Angesicht wird als viel wertiger, ja: wertschätzender wahrgenommen, als digitale Kommunikationsformen. Chats und Co. werden häufig einfach nebenbei abgehandelt – ein echtes Gespräch hingegen erfordert viel mehr konzentrierte Zeit und Aufmerksamkeit. Eine wichtige Erkenntnis, die im zukunftsorientierten Silicon Valley bereits zum einhelligen Grundverständnis innovativen Arbeitens zählt: Mögen die dortigen StartUps noch so digital durchkonzeptioniert sein – sie legen extremen Wert auf räumliche Nähe und den persönlichen Kontakt ihrer Mitarbeiter untereinander.

Gleichgewicht halten!

Dieses Denken sollten sich hiesige Kommunikations-Abteilungen auch zu eigen machen: Es geht nicht darum, die eine durch die andere Kommunikationsform zu ersetzen, sondern vielmehr darum, beide sinnvoll miteinander in Einklang zu bringen. Wie viel Digitales oder Analoges jedes Unternehmen letztlich braucht, ist eine sehr individuelle Entscheidung, die die Interne Kommunikation im strategischen Schulterschluss mit der Geschäftsführung entscheiden muss. Oftmals ist das eine Entwicklung, die nicht von heute auf morgen passiert und vielleicht sogar mit einer Change-Begleitung einhergehen muss. Wichtig ist nur, solche Tools und Dialogformen zu identifizieren, die zum Unternehmen und den Mitarbeitern passen – und adäquat genutzt werden. Denn kein noch so gut gemeintes Meeting macht Sinn, wenn die Teilnehmer darin keinen Mehrwert erkennen. Haben Sie den Mut, verschiedene Dialogformate auszuprobieren, selbst wenn Sie mit manchen Versuchen scheitern oder es etwas Zeit braucht, bis die Formate anerkannt und gern genutzt werden. Am Ende des Prozesses steht ein Kommunikations-Mix, der das Unternehmen nach innen und außen stärker macht.

 

5 Tipps zur besseren Balance von analog und digital

 

  • Begrenzen Sie den Check ihrer Emails auf einmal stündlich – Sie werden sich wundern, wie viel konzentrierter Sie plötzlich arbeiten
  • Strukturieren Sie Ihren Tagesablauf – planen Sie täglich festgelegte Zeiten für analoge und digitale Kommunikationsnutzung
  • Beherzigen Sie die simple Regel „Eine Sache zur Zeit“ – nichts geht schneller/besser/organisierter, wenn parallel gechattet, telefoniert, gesurft wird
  • Initiieren Sie wiederkehrend Brainstormings zur Ideenfindung – die erfolgreichsten Lösungen finden sich meist gemeinsam im Team
  • Nehmen Sie regelmäßig analoge Zusatz-Angebote wahr – Workshops, Coachings oder Hackathons sind echte Innovationstreiber

 

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Zukunftsweisende Zusammenarbeit

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Die digitale Transformation verändert unsere Arbeitswelt. Künstliche Intelligenz, neue Cloud-Strategien und vernetzte Maschinen revolutionieren ganze Unternehmensprozesse. Intelligente Analysen sorgen für mehr Produktivität im Unternehmen. Aber nicht nur reibungsloser Informations- und Datenaustausch sind gefragt. Auch Kommunikationsstrukturen verändern sich und passen sich den neuen technischen Gegebenheiten an.

Was Unternehmen heute brauchen ist ein individueller Digital Workplace und ein Social Intranet, das die Kollaboration im Unternehmen vorantreibt. Denn Zusammenarbeit 4.0 entscheidet heute ebenso über Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen wie die Vernetzung von Maschinen. Die Weitergabe und das Management von Wissen sind dabei ein wesentlicher Bestandteil. Damit dies reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen ohne Hemmungen und mit viel Engagement die neue Technik annehmen. Erst dann wird das Intranet erfolgreich genutzt, Zusammenarbeit gefördert und Wissen generationsübergreifend geteilt. Schafft es das Management, diese Hürde zu nehmen und eine Unternehmenskommunikation von unten nach oben zu etablieren, steht der neuen Zusammenarbeit 4.0 nichts mehr im Wege. Wie das gelingt? Vier Faktoren für ein erfolgreiches Intranet:

  1. Organisation: Erst der Mensch, dann die Technik

Möchten Unternehmen ein Intranet erfolgreich einführen, sollten sie die Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen. SharePoint kann viel und Office 365 trumpft mit ständig neuen Features und Updates auf. Die zahlreichen Möglichkeiten können Nutzer jedoch schnell überfordern. Deshalb sollten bei der Einführung von Intranets die Informationsansprüche der Mitarbeiter ausschlaggebend sein. Ein Intranet ist nur dann erfolgreich, wenn die User den Mehrwert erkennen, tägliche Arbeitsprozesse vereinfacht wiederfinden und Zugriff auf alle nötigen Informationen erhalten.

 

  1. Kommunikation: Neue Arbeitsweisen vorleben

Der Wandel von stringent durchgeplanten Projekteinheiten hin zu einer offenen Kommunikationsstruktur ist nicht ganz einfach. Deshalb sollten Führungskräfte anfangs die Kommunikation über das Intranet vorantreiben und mit gutem Beispiel vorangehen. Die Vorteile der schnellen Informationssuche, Dokument-Sharing und Streaming, kombiniert mit bekannten Kommunikationsstrukturen über E-Mail erleichtern den Einstieg. Auch der Zugang via App über mobile Endgeräte erlaubt eine Kommunikation und Zusammenarbeit von überall ohne Medienbrüche.

 

  1. Qualifikation: Kommunikation kommt von der Basis

Sind die ersten Gehversuche geglückt – Strukturen und neue Kommunikationswege angenommen – gilt es, die Kommunikation von oben nach unten in ein Zusammenarbeiten von unten nach oben zu verwandeln. Kommentarfunktionen, Wikis, interne Webinare und Onboardingprozesse, all das hilft, um den Informationsaustausch der Mitarbeiter untereinander anzukurbeln und wertvolles Wissen zu teilen.

 

  1. Motivation: Am Ball bleiben

Ein cooles Design, gewinnbringende Features und vor allem eine einfache Handhabung sorgen dafür, dass das Intranet gern genutzt wird. Stellen Sie Foren für eine gegenseitige Hilfestellung bereit und regen Sie Kommentare an, denn auch Interaktion und Feedback motivieren.

 

Digitale Strategie führt zu mehr Produktivität

„Die Wertschöpfung, beispielsweise im produzierenden Gewerbe, orientiert sich zukünftig vor allem an der besten Idee und der weitreichendsten Vernetzung, mit der diese Idee weltweit marktreif umgesetzt wird. Wir werden demnächst alle noch mehr – digital – miteinander arbeiten, Wissen austauschen und Erlöse teilen!“

Keine Frage: Michael Scheibe, CEO und SharePoint-Evangelist der aXon GmbH, ist ein großer Fürsprecher des allumfassenden Digital Workspace. Seine Erfahrungen zeigen, dass nicht allein die Technologie zählt – vor allem eine strategische Herangehensweise und das richtige Change-Management sind essenzielle Voraussetzungen. Denn erst, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Mehrwert ihres Digital Workplace erkennen und Spaß an der Zusammenarbeit haben, wird alles geteilt und die Produktivität nachhaltig gesteigert. „Uns stehen spannende Zeiten bevor“, ist Scheibe überzeugt.

Die Einschätzung teilt auch Andrea Montua, Geschäftsführerin von MontuaPartner Communications – der Agentur für Interne Kommunikation und Change. Die bereichernde Kooperation von aXon mit MontuaPartner bietet daher ein starkes strategisches Team, das nicht nur innovative Kommunikationstechnologien liefert, sondern den gesamten Change-Prozess aktiv und agil im Unternehmen etabliert. Auf dass die kommunikative Zukunft lebendig bleibt.

 

Autorin des Gastbeitrags: Silke Drüke, Social Marketing Managerin Unternehmenskommunikation der aXon GmbH

 

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