Gutes wird besser: Das Mitarbeitermagazin

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Content ist King (und König wird es bleiben). Was früher der journalistische oder journalistisch orientierte Artikel in Printmedien war, hört heute meist auf den Namen Content und wird zusehends crossmedial dargeboten. Ob Verlagshäuser oder Unternehmensmedien: Geschriebenes wandert sowohl in den Druck als auch ins (Intra-)Netz und vice versa. Deshalb gilt es nicht, eine Lanze für den Verbleib der Mitarbeiterzeitschrift zu brechen. Nein. Die MAZ bleibt Queen – die kontinuierlich aufpoliert und neu interpretiert wird, um so mehr Zielgruppen als bisher zugängig gemacht zu werden.

 

Print sorgt für Identifikation

Die Mitarbeiterzeitschrift als Institution der Internen Kommunikation steht zwar nicht mehr allein im Rampenlicht der Leseraufmerksamkeit. Apps, Social Intranet, Events ­­– die vielfältigen Medien-Kanäle und kommunikativen Maßnahmen in Unternehmen und Organisationen glänzen jede für sich mit individuellen Vorteilen und Absichten. Aber die Mitarbeiterzeitschrift ist noch immer das beliebteste Medium, hat das IK-Magazin „Beyond“ in einem MAZ-Special seiner 8. Ausgabe ermittelt:

„Das gedruckte Mitarbeitermagazin ist in deutschen Unternehmen nach wie vor das beliebteste Medium für die interne Kommunikation. 88 Prozent aller Mitarbeitermagazine sind Printmedien. Vorrangig sollen sie die Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen fördern, Hintergründe erklären sowie Wertschätzung ausdrücken und Motivation schaffen.“

Die Zukunft der institutionalisierten Internen Kommunikation sieht Unkenrufen zum Trotz also rosig aus. Was muss sie dennoch beachten, um folgende drei Kernaufgaben weiterhin und sogar besser zu erfüllen? (*siehe am Ende des Beitrags: Welche Kanäle dienen welchen Zweck?)

  • Mitarbeiter informieren
  • Mitarbeiter aktivieren
  • Mitarbeiter motivieren

Ein wesentlicher Teil der Antwort lautet: Gute, sprich: relevante Inhalte generieren, eine ansprechende, berührende Gestaltung sicherstellen und last not least alle Register des 360-Grad-Storytellings ziehen. So wird die MAZ weiterhin dafür sorgen, dass Zielgruppen für ihre Themenwelten interessante Informationen schnell, verständlich und gezielt aufnehmen können.

 

Die ideale MAZ achtet folgende 5 Prinzipien:

  1. Offenheit: Interne Medien sollten interne Themen offen und ehrlich thematisieren und auch Sujets von außen immer wieder kritisch beleuchten, die für das Unternehmen von Relevanz sind.
  2. Authentizität: Das Unternehmen und die Mitarbeiter positionieren sich zu Themen, beziehen persönlich Haltung und vertreten zugleich abstrakte Unternehmenswerte.
  3. Spannung: Gute Mitarbeiterzeitschriften setzen bekannte Themen in einen neuen Kontext.
  4. Interaktivität: Gute Artikel setzen Anreize zur inneren Teilnahme, laden ein zum Nachdenken, zu Gesprächen unter Kollegen und zur nachfolgenden Recherche in anderen Medien.
  5. Reichweite: Ein breit angelegtes Themenspektrum und das 360°-Storytelling (z. B. über Apps und Social-Media-Verschränkungen) geben dem Magazin einen Image-Boost, der es über den Kreis der Mitarbeiter hinaus attraktiv macht. So kann aus einem rein internen Medium eines werden, das auch externe Zielgruppen erreicht und anspricht.

Finden also bei der Konzeption der Mitarbeiterkommunikation analoge und elektronische Kanäle harmonisch und gezielt zueinander, sind für die nahe Zukunft des Medienportfolios in der Internen Kommunikation folgende Prognosen denkbar:

 

  • Intranet als „Corporate Daily“: Die Startseite wird zum prominenten Aufschlags-Platz für aktuelle Unternehmensnachrichten.
  • Soziale Medien und soziales Intranet als Corporate Community: Sie gewinnen abhängig von der Unternehmenskultur weiter an Bedeutung.
  • Unternehmensmagazin (MAZ) als Corporate Journal: Die Publikation wird zum medialen „Lagerfeuer“ mit viel Image-Appeal für sowohl interne als auch externe Zielgruppen.

 

* Welche IK-Kanäle dienen welchem Zweck?

 

Informations-Medien

… vermitteln Neuigkeiten …

… und stellen sicher, dass relevante Informationen jeden Mitarbeiter aktuell und gut verständlich erreichen.

 

Aktivierungs-Medien

… ermöglichen Austausch und Dialog zwischen allen Mitarbeitern auf einer technischen Plattform sowie durch institutionalisierte Angebote zum persönlichen „Gespräch“ …

… überwinden Hierarchie-Ebenen und …

… schaffen „Gleichzeitigkeit“ und Diskurs.

 

Motivations-Medien

… geben Orientierung …

… vermitteln komplexe Inhalte und Hintergrundinformationen sachgerecht und kompetent auf unterhaltsame und emotional ansprechende Art und Weise. Der Mitarbeiter steht im Fokus, der Emotionsregler auf Vollausschlag.

 

Copyright Aufmacherfoto: Giulia Bertelli, Unsplash

 

 

IK heute: Superman lässt grüßen

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Digitalisierung, Globalisierung, Generationswechsel: Unternehmen sehen sich immer häufiger mit Change-Maßnahmen konfrontiert, die an den Grundpfeilern der Organisationsstruktur rütteln – und die ohne konsequente kommunikative Begleitung schnell an die Wand fahren.

Auch wenn essenzielle Veränderungen intern oft mit Argwohn betrachtet werden, sind die Konsequenzen doch meist begrüßenswert: Überholte Prinzipien wie Silo-Denken, starre Hierarchiemuster und Top-Down-Kommunikation können zugunsten abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und Dialog auf Augenhöhe endlich ad acta gelegt werden.

Ab in die Pole Position!

Allerdings braucht es an diesem Scheideweg einen fähigen – und befähigten – Moderator, der die Schnittstelle zwischen allen relevanten Unternehmensbereichen bildet und die nötigen Veränderungen planvoll und steuernd begleitet. Immer häufiger wird der Ruf laut, die Interne Kommunikation in diese „Pole Position“ zu rücken. Denn die Rolle der IK hat sich in der jüngeren Vergangenheit drastisch gewandelt und von der Schreibstube zum Strategie-Pool eine rasante Karriere hingelegt.

Fakt ist: Es geht mittlerweile um weitaus mehr als Planung und Umsetzung von Kommunikationstools. Im Fokus steht die kluge Inszenierung des Dreiklangs Strategie – Kultur – Instrumente. Längst agiert die IK dabei nicht mehr isoliert, sondern als Knotenpunkt zwischen allen strategisch wichtigen Abteilungen – von Organisationsentwicklung über HR bis hin zu externer Unternehmenskommunikation.

Killt die Einweg-Kommunikation!

In derart exponierter Stellung ist es für die Kommunikationsprofis wichtiger denn je, die Ziele nicht aus den Augen zu verlieren. Auch wenn die Digitalisierung eine Vielzahl neuer Kommunikationskanäle und ergo -möglichkeiten eröffnet, geht es primär um die Botschaften und ihre Zielgruppen. Der Medien-Mix kommt erst an zweiter Stelle, wenn je nach Intention der passende Kanal ausgewählt wird. Der Trend geht hier klar zu Dialogformaten wie Social Intranets, die Mitarbeiter zu Mitgestaltern werden lassen.

Eine der Kern-Botschaften an Mitarbeiter und Management sollte unabhängig vom Thema lauten: „Du kannst mitwirken und hast eine Stimme, die gehört wird.“ Das bedeutet für die IK, Einweg-Kommunikation zu eliminieren und den offenen Austausch auf allen Ebenen konsequent zu fördern und zu lenken. Dazu gehört, dass transparent und ehrlich über positive wie negative Entwicklungen kommuniziert wird und eine gelebte Fehlerkultur Konsens ist. So wird das Vertrauen der Belegschaft gefestigt und befähigt sie, zu identifizierten, engagierten und loyalen Mitarbeitern zu werden.

Bestärkt Eure Führungskräfte!

Klingt nach einer Mammutaufgabe? Ist es auch! Und damit eine, die die IK nicht allein stemmen sollte. Sie muss an die richtigen Stellen delegieren, um ihren Wirkungskreis maximal zu erweitern. Daher ist und bleibt die Führungskräftekommunikation eine wichtige Aufgabe der IK. Denn Vorgesetzte sind die im Arbeitsalltag wichtigsten Bezugspersonen für ihre Mitarbeiter, fungieren als Informationsquelle, Berater, Mediator. Um dieser anspruchsvollen Rolle gerecht werden zu können, muss die IK als starker Partner und Coach der Führungsebene handeln.

Vergesst das Gießkannenprinzip!

Unverzichtbar bei allen Aufgaben und Maßnahmen der IK ist eine umfassend abgestimmte Kommunikationsstrategie. Dafür müssen Botschaften aus der Unternehmensvision abgeleitet und Werte stetig mit Leben gefüllt werden. Aber bitte nicht nach dem Gießkannenprinzip „viel hilft viel“ agieren. Statt Masse nützt ein klarer Fokus: Welche Botschaft soll wen erreichen? Wer seine Zielgruppe überfordert, verliert sie.

Zugegeben: Die neue Rolle der IK scheint eine Art Superhelden-Saga. Allzeit und überall im Einsatz für die gute Unternehmenssache, vorausschauend, stark, für jedes Problem die passende Lösung parat. Da sei die Frage gestattet: Kann das eine IK-Abteilung ohne Super(wo)man-Kräfte wirklich leisten? Yip, sie kann! Wenn sie das passende Konzept hat und sich klar als strategischer Berater von Management und Organisationsentwicklung und nicht als deren Handlanger positioniert. Wie das geht…?

In fünf Schritten zum Super-Job!

  1. Empowerment erfahren: Wenn die IK als „Leader of the Pack“ agieren soll, muss sie von oben befähigt sein. Trägt die Unternehmensstrategie diesen Führungsanspruch mit? Sonst muss hier als erstes nachgebessert werden.
  2.  Nachhaltig netzwerken: Die IK sollte alle relevanten Abteilungen an einen Tisch bringen – und dauerhaft über Projekte und Teamwork miteinander verbinden. Effektive Zusammenarbeit entsteht erst durch Kontinuität.
  3. Strategie sondieren: Sie ist das Herz aller IK-Maßnahmen und muss dynamisch bleiben. Einmal jährlich sollte die Strategie daher einem gründlichen Check-Up unterzogen werden.
  4. Wiederholungstäter werden: Eine Rolle muss gelebt werden, permanent. Die IK sollte daher ihren Führungsanspruch immer wieder bestätigen und durch Leistung überzeugen.
  5. Adressaten auswählen: Zielgruppen sind das A und O der IK – aber sind sie noch aktuell und die ihnen zugedachten Botschaften relevant? Wer seine Belegschaft als proaktive Gestalter wünscht, sollte zudem die passenden Kommunikationstools für die jeweilige Zielgruppe haben.

 

Dieser Blog-Post erschien zuerst auf pressesprecher.com: MontuaPartner Communications schreibt dort im 6-Wochen-Turnus die brandneue Kolumne „Echolot“ zu drängenden IK- und Change-Themen.

 

Copyright Aufmacherfoto: XX, Unsplash

 

Grüße aus dem Glashaus: Von Doppelmoral und Entrüstungs-Ritualen

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Diesel-Gate, Dezibel-Diskussion, Kartellverdacht: Die Skandale der Automobilbranche lassen aktuell die Medienwellen hochschlagen. Und wie üblich widmet sich fast jedes Entrüstungsritual dem Vordergründigen: Unternehmen, die tricksen, lügen, schummeln und betrügen. Was leider, leider kaum überrascht. Denn um maximales wirtschaftliches Wachstum zu erreichen, wurden und werden Belange der Ethik und Moral des Öfteren in die hinteren Reihen versetzt. An diese Haltung scheint sich die Öffentlichkeit schon fast gewöhnt zu haben.

Wirklich?

Wer ist denn diese Öffentlichkeit? Sind es nur betroffene oder zukünftige Autokunden oder Leser von Nachrichtenmagazinen, denen man ein X fürs U vorzumachen versucht? Wohl kaum. Es sind zum einen Wähler, die sich Gedanken darüber machen, welche Volksvertreter sich für sie und ihre statt für die Interessen und Belange der Industrie einsetzen werden. Es sind zum anderen aber vor allem dieselben Menschen, die der Wirtschaft als integre Arbeitskräfte gewogen sein sollen.

Werte, Leitbilder, Visionen von Unternehmen scheinen also im skandalerschütterten Gesamtbild „Deutsche Wirtschaft“ dringlicher ins Bild zu rücken. Auch und gerade die auf den Arbeitsmarkt starken respektive drängenden Generationen X und Y haben angeblich ein großes Interesse an Authentizität, Offenheit und Transparenz. Alles möge bitte ehrlich und nachhaltig und sinnstiftend sein, ist zum Wertekanon der jüngsten Generationen in Bezug auf ihre Arbeitgeber nachzulesen (den Link zu einem beispielhaften Artikel von www.unternehmer.de finden Sie am Ende dieses Beitrags).

Wie aber kann es dann zu solchen massiven Vertuschungen und Lügengeflechten kommen, in die Unternehmen immer wieder verstrickt sind? Natürlich und zu Recht springen alle auf den Verurteilungs-Zug, voller Empörung über die Verfehlungen im Management. Aber Empörung über andere ist eben eine ziemlich leichte Übung. „Die da oben“ bieten jederzeit ein gutes Ziel, um eigenem Ärger Luft zu machen – oder um durch Schuldzuweisungen von eigenen Verfehlungen abzulenken.

Dabei kann so eine Skandalkaskade, auf die Metaebene der Reflektion gehoben, einen möglicherweise heilsamen Prozess auslösen. Indem sich nämlich jeder einzelne der klassischen Glashaus-Frage stellt:

Habe ich selbst eine so reine Weste, dass ich guten Gewissens auf andere zeigen darf? 

Die Fragestellung, mit der jeder bei sich selbst anfangen kann, dem Pflänzchen „Lüge“ so früh das nährende Wasser abzugraben, dass es sich nicht zum „Betrug“ auswächst, lautet: Wie verhalte ich mich persönlich, privat und meinem Arbeitgeber gegenüber? Bin ich immer ehrlich? Lasse ich mich auf Schummeleien ein, vielleicht auch wider besseres Wissen und Gewissen?

Studien zufolge lügt jeder Mensch mehrmals täglich, privat und beruflich, aus sehr unterschiedlichen Gründen. Um anderen nicht weh zu tun oder sie zu schützen, zum Beispiel (2. Link am Ende des Artikels). Aber eben auch, um selbst besser dazustehen oder sich einen Vorteil zu verschaffen. Allenthalben wird teilweise schamlos getrickst, geschummelt, getäuscht, ob geschönter Lebenslauf oder Schokoladenseite-Selbstdarstellung in den Sozialen Medien.

Die berühmte makellos weiße Weste trägt nur eine Minderheit. Hand aufs Herz: Wann haben Sie das letzte Mal Kopierpapier, einen Stift, Post-Ist aus dem Büro mitgehen lassen? Haben gar Prozesse geschönt, damit das Ergebnis am Ende stimmt? Wo, an welcher Stelle der „Basis“ also beginnt das System Unehrlichkeit? Und wie verstärkt es sich, bis am Ende eine waschechte Korruptionsaffäre daraus wird?

Die Interne Kommunikation als Initialzünder kontroverser Diskussionen

An eben dieser Stelle gehört der IK das Mandat übertragen. Sie muss unternehmensintern genau diese Art Diskussionen anstoßen und im Intranet, in der MAZ oder über entsprechende Events grundsätzliche Fragen stellen dürfen: Wie ehrlich sind wir und können wir sein, was steht Transparenz im Weg und wie können wir helfend, bereinigend eingreifen? Und ja: Wenn die IK ein Schlaglicht auf das sensible Thema wirft, könnte und darf es weh tun. Nur so kann sie gemeinsam mit der Unternehmensführung dafür sorgen, dass „Werte“ oder „Leitbilder“ nicht zu Worthülsen verkommen, angefüllt mit wenig mehr als heißer Luft.

Parallel darf und sollte sie als Coach und Berater der Führungsebene verdeutlichen, welche Gefahren lauern, wenn auf Teufel komm raus bestmögliche KPIs verlangt werden. Um diesen Anspruch zu erfüllen, wird schnell getrickst. – Der perfekte Nährboden für die Wurzel eines nächsten Übels.

Um im Idealfall eine echte, gemeinsam gestaltete und daher belastbare Werte-Entwicklung zu erzielen, machen des weiteren Veranstaltungen wie Management Ted Talks Sinn, wo wie parallel in eigenen Foren – etwa im Social Intranet – Diskussionen stattfinden sollten über Fehlerkultur, Transparenz und realistische Zielerreichung.

Link zu den Ansprüchen der Arbeitsgenerationen:

https://www.unternehmer.de/management-people-skills/169169-generation-y-fragt-warum

Link zum Thema Ehrlichkeit:

https://www.welt.de/gesundheit/article163012488/Ja-jeder-Mensch-luegt-regelmaessig-Aber-warum-nur.html

Copyright Aufmacher: Samuel Zeller, Unsplash

Mehr-Generationen-Teams: Verstehen wir uns?

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Den einen scheint das Handy 24/7 in die Hand tätowiert zu sein. Die anderen wissen nicht, was Snapchat ist (und schon gar nicht, wie es in Unternehmen eingesetzt werden kann). Die verschiedenen Generationen am Arbeitsmarkt trennen derzeit Welten, und trotzdem sollen in denselben Unternehmensumgebungen alle gut miteinander funktionieren. Eine Herausforderung für die Führungsebenen – HR und Interne Kommunikation inklusive.

Die Prägung der Baby Boomer, geboren zwischen 1946 und 1963 und mit 40 Prozent Anteil noch immer eine sehr starke Kraft­, der Generation X (ab 1975) und Y (ab 1990 geboren) könnte unterschiedlicher kaum aussehen. Nicht nur in Sachen Sozialisierung, Moden, Anspruch, Lebensentwurf und Karrierebilder sind die Generationen extrem heterogen. Vor allem die technologisch bedingten Eigenheiten hinsichtlich Selbstbild, Selbstverständnis und Verhalten werfen unternehmensrelevante Fragen auf:

  • Finden die drei Generationen am Arbeitsplatz wirklich zusammen?
  • Teilen sie irgendeinen für den Arbeitsmarkt und Arbeitgeber wesentlichen Anspruch?
  • Verstehen sie einander überhaupt?
  • Und versteht ihr Arbeitgeber sie?

Noch „denken“ Unternehmen weiterhin zu sehr in Generationen-Stereotypen und setzen in ihrer Personalarbeit nahezu homogene Rollenbilder voraus. So lange sie die Sprachen der drei Generationen nicht verstehen, bleibt ihnen der Blick für die mögliche Vielfalt altersgemischter Teams verstellt. Personal- und Kommunikationsabteilungen stehen deshalb vor der Aufgabe, Zielgruppen präziser zu definieren, sie inklusive ihrer Bedürfnisse zu verstehen und miteinander zu versöhnen.

Wer braucht was? Jede Generation hat eigene Wünsche

Hilfreich sind da die Kenntnis und Analyse grundsätzlicher Erwartungen, wie sie die Kienbaum-Studie „MultiGen 2014“ (Link am Ende des Beitrags) durch knapp 2.000 Online-Befragungen ermittelt hat. Die größten Abweichungen verortet die Studie in den Bereichen „Erwartungen an Arbeitgeber“ und „Unternehmenskultur“:

  • Die Y-Generation legt ihren Fokus auf einen wertschätzenden und kollegialen Umgang.
  • Die Vorgänger-Generation X will eigene Ideen und Konzepte umsetzen.
  • Die Baby Boomer streben nach Anerkennung ihrer bisher erbrachten beruflichen Leistungen und ihres Erfahrungsschatzes.

Dies alles habe große Auswirkungen auf die Merkmale direkter Kollegen. Die Anfang 20-Jährigen wünschen sich „Kollegen, die ihre Schwächen ergänzen und sie im beruflichen Leben weiterbringen“, so die Studie: Generation X fokussiere auf eigene Stärken und präferiere Kollegen, die sie bei schwächer ausgeprägten Merkmalen ergänzen. „Und die Baby Boomer arbeiten am liebsten mit Kollegen zusammen, die ihnen ähnlich sind. Ob Fachwissen, Organisationfähigkeiten oder Kommunikationsstärke – Baby Boomer möchten nicht übertrumpft werden.“

Bevor eine HR-Abteilung eine Ansprache oder ein Maßnahmen-Paket entwickelt, steht also eine Ist-Analyse der Internen Kommunikation zur Ermittlung und Befragung der unternehmenseigenen Zielgruppen an. Mögliche Schritte auf dem Verständnis-Weg heißen:

  1. Ist-Analyse
  2. Benchmark-Suche
  3. Definition von Zielen und Zielgruppen
  4. Maßnahmen-Empfehlungen

Letztere reichen von motivierenden Events bis zur Implementierung eines Feedback-befähigenden Social Intranets inklusive Führungskräfte- und Mitarbeiter-Schulungen, unter anderem in Sachen „Transparenz-Akzeptanz“.

Als Partner, Vermittler und teilweise Konfliktschlichter in der alltäglichen Führungskräftekommunikation fällt der IK eine Steuerungsfunktion zu. Denn wie erfolgreich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Generationen die Kommunikation mit und durch ihre Führungskräfte erleben, hat Auswirkungen auf ihre Arbeitszufriedenheit.

Die Erkenntnis, dass Menschen zu Unternehmen kommen, aber ihre Führungskräfte verlassen, sollte also stets im Fokus bleiben – und doch so wenig Auswirkung haben wie irgend möglich.

Hier finden Sie die vollständige Kienbaum-Studie.

Copyright Foto: Unsplash

IK 2017: Diese Trends haben sich durchgesetzt

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Unternehmenskultur, Videos, horizontale Kommunikation: Anfang des Jahres hatte MPC-Partner und IK-App-Experte Staffbase in einem umfassenden Blog die IK-Trends für 2017 propagiert. Was ist daraus geworden? Zur Jahreshälfte ist es an der Zeit, eine erste Bilanz zu ziehen.

  1. Kommunikation Fakt ist: E-Mails werden zunehmend unpopulär. Statt per Mail wird unternehmensintern zunehmend via Apps kommuniziert. 67 Prozent der heruntergeladenen Apps sind laut einer Studie des Pew Research Centers (Link am Textende) für die Kommunikation gedacht. Für diese neuen Medien bestätigt sich der Trend zur Kürze. Auf mobilen Geräten gelesene Artikel werden oft nur gescannt, müssen alle wichtigen Informationen innerhalb des ersten Absatzes enthalten und brauchen viele Bilder und Whitespace.
  2. Unternehmenskultur Die gute Nachricht: Branchenübergreifend ist es das Ziel vieler Unternehmen, eine Kultur des wertschätzenden Miteinanders und größtmöglichen Engagements zu etablieren. Weniger gut: Laut einer kürzlich von Capgemini veröffentlichten Studie (Link am Textende) scheint der Schritt in eine dialogbasierte, positive Kultur zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern so leicht nicht. Nur 27 Prozent der Mitarbeiter weltweit sehen eine positive Unternehmenskultur überhaupt als vorhanden an. Schuld scheint die mangelnde Kommunikation. Während 47 Prozent der Manager in Deutschland die Unternehmenskultur sehen und sogar 90 Prozent glauben, dass die Kultur mit den Unternehmenszielen übereinstimmt, sind es innerhalb der Belegschaft nur magere 3 Prozent. Es benötigt folglich besserer Kommunikation und deutliche Maßnahmen, um Unternehmenskultur zu modernisieren und fördern.
  3. Remote Working Während es in Deutschland noch keine konkreten Zahlen als Beweis für den Trend zum Remote Working – dem dezentralisierten Arbeiten von Zuhause oder Unterwegs – gibt, scheint die jährliche Wachstumsrate der Co-Working-Spaces von 30 Prozent (Link s.u.) diese Entwicklung doch zu bestätigen. Der Umstand unterstreicht ganz klar die Notwendigkeit für mehr Reichweite durch mobile Kommunikationstools.
  4. Video Interne Kommunikatoren werden nicht darum herum kommen: Video ist und bleibt Trend. 44 Prozent der (US-)Manager (Link am Textende) sind überzeugt, dass Video in den nächsten fünf Jahren die wichtigste Kommunikationsform werden wird. Generell werden allerdings immer noch weniger als zehn Videos pro Jahr hergestellt und genutzt. Die Gründe sind oftmals finanzieller oder ressourcenbedingter Natur.
  5. Dialog Der Trend geht klar zu dialogbasierten Formen. Inhalte von und für Mitarbeiter gewinnen zunehmend an Bedeutung, weil Informationen aus den eigenen Reihen glaubwürdiger sind, mehr wahrgenommen und geteilt werden als externe.

Die Trends für 2017 haben sich demnach bewahrheitet – aber die Umsetzung geht nur langsam voran. Klar ist, dass die Interne Kommunikation immer mehr mit anderen Bereichen und Abteilungen verschmilzt. Besonders HR und die externe Kommunikation sind Felder, die deutlich mit und von der Mitarbeiterkommunikation profitieren. In 2018 bleibt folglich zu sehen, ob der Schritt zu diesem übergreifenden Modell gemacht wird, der den Ansatz zur Arbeit grundsätzlich verändert könnte. Und ob die Umsetzung der Trends in allen Arbeitsfeldern gelingt.

Zur Studie von Per Research geht es hier. Die Capgemini-Studie können Sie hier nachlesen. Die Entwicklung der Co-Working-Spaces können Sie hier nachverfolgen und warum Video up to date ist hier.

 

Autor: Sina Lockley, Staffbase

Copyright Aufmacherfoto: Pavan Trikutam, Unsplash

 

5 Gründe, warum IK und Personalwesen zusammen erfolgreicher sind

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Ziemlich beste Freunde wünscht sich jeder – und das nicht erst seit dem berühmten Kinohit aus Frankreich. Wie wäre es zum Beispiel, wenn die Personalabteilung und die Interne Kommunikation (IK) so zusammenarbeiten, dass der gemeinsame Erfolg dem Unternehmen besser informierte Mitarbeiter und Führungskräfte beschert? Noch ist das zwar nicht gerade Alltag in der deutschen Unternehmenslandschaft. Aber es ist auch nicht unmöglich. Denn alles kann gleich so viel leichter für beide Unternehmensbereiche laufen, wenn jede die Stärken der anderen nutzt und unterstützt.

Es muss ja nicht unbedingt Liebe sein. Vernunft hat schon sehr erfolgreiche Allianzen hervorgebracht. Übernimmt also der Verstand die Führung, stützt die Rolle der IK im Idealfall ein verlässlicher Partner-Part in der Personalabteilung – und umgekehrt. Welche Vorteile das Model „joined forces“ für beide hat, fassen die folgenden 5 Punkte übersichtlich zusammen.

  1. Mitarbeiteraktivierung und Imagebildung

Durch eine vertrauensvolle Verzahnung und Kooperation mit der Personalabteilung erzeugt und gewinnt die IK auf allen Mitarbeiterebenen Vertrauen und Verständnis, sowohl bezüglich der Führung als auch mit Blick auf die Wertigkeit des Unternehmens, ihre Strategie und Ziele. Das kann einen Prozess auslösen, den sich jedes Unternehmen von seinen wichtigsten Assets – den Mitarbeitern – nur wünschen kann: nämlich aktives Employee Branding! Wenn in den Führungsetagen die Erkenntnis geschärft ist, dass wirtschaftlicher Erfolg immer von qualifizierten und engagierten Mitarbeitern abhängt, kann sie die Kollegen auch für die Arbeitgebermarke begeistern. Das macht aus ihnen einflussreiche Marken-Multiplikatoren.

  1. Strategieallianz und Informationsfluss

Im Idealfall kennt die IK sämtliche Geschäftsführungs-Anliegen und nutzt die Personalabteilung als direkten internen Ansprechpartner und Kanal zur Kommunikation aller Beteiligten. Welche Information geht wann an wen? Wie muss sie aussehen? Und sind unter den Unternehmens-Zielen auch für die externe Kommunikation verwertbare Medienthemen – Beispiel Employer Branding– , die durch die Mitarbeit von HR in entsprechende Kanäle geschleust werden sollen? Eine ideale Schnittstelle für kooperative Zusammenarbeit.

  1. Vertrauensbildung und Mitarbeiterbindung

HR fungiert dann in Kooperation mit der IK als vertrauensvoller Absender nach Innen, wenn etwa neue Weisungen, Änderungen im Anstellungsreglement, die jährliche Mitarbeiterbefragung oder Zielvereinbarungs- und Feedbackprozesse vermittelt werden wollen. Gemeinsam erarbeiten IK und HR aber auch soziale Treffen jeder Couleur, kommunizieren Details zu Schulungen, oder sie nutzen Synergien beispielsweise bei Ethikregeln, Compliance-Themen oder rituellen Personalthemen wie einem Willkommenstag für neue Kollegen – sie gestalten einfach jeden Anlass mit wichtiger Kommunikationsfunktion zielführender gemeinsam.

  1. Informationsbeschleunigung und Produktivität

Umgekehrt darf die Personalabteilung von der IK kompetente Beratung und Unterstützung dazu erwarten, wie man wichtige Botschaften am besten verpackt, damit diese bei den unterschiedlichen Empfängerkreisen wirksam ankommen und wie gewünscht verstanden werden. Das beinhaltet grundsätzlich die Aufklärung und den kontinuierlichen Austausch darüber, was der ideale Empfängerkreis für eine bestimmte Botschaft zu einem bestimmten Zeitpunkt ist, um einen redundanten und damit letztlich lähmenden Informationsfluss zu vermeiden.

  1. Personalakquise und Unternehmenserfolg

Auch für die Kommunikation nach Außen – also gern in Zusammenarbeit mit der externen Kommunikation – findet die IK passende Worte, um genau das leuchten zu lassen, was ein Unternehmen im Kern ausmacht und für (neue) Arbeitnehmer attraktiv. Die Stichworte dazu lauten Mitarbeiterleistung und Unternehmensergebnis, Bindung und Akquise leistungsstarker Mitarbeiter oder Unternehmenskultur und -image. Dass in diesen kommunikativ besetzten Feldern eine Hand-in-Hand-Politik zwischen Personal und IK sowie PR (und Marketing) optimale Ergebnisse erzielt, leuchtet ein.

Foto: Alex Wong

DPRG-Trendbarometer: Bye, bye, Silo-Denken!

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Welche Wege schlägt die Kommunikation derzeit ein? Welche aktuellen Trends und Strömungen dürfen Kommunikateure nicht versäumen? Zu den wichtigsten Entwicklungen der Branche veröffentlicht unser Kooperationspartner Deutsche Public Relations Gesellschaft DPRG  regelmäßig das (kostenpflichtige) „Honorar- und Trendbarometer“. Eine Kern-Erkenntnis für 2017: Das Silo-Denken gehört der kommunikativen Steinzeit an. Mindestens. Dumm nur: Zwischen Problemverortung und daraus resultierenden Maßnahmen klafft noch eine fatal große Lücke.

Monolog versus Dialog

Wer mit dem Silo-Bild spontan nichts anzufangen weiß: Silo- oder auch Inseldenken meint, dass Unternehmen auf Abgrenzung statt auf Austausch setzen. Jede Abteilung ist ihr eigener Speicher, in dem unten das gleiche herauskommt, wie oben reingeschüttet wird. Vermischung mit nebenstehenden Silo-Inhalten? Fehlanzeige!

In einer digitalisierten Welt ist diese Kultur der Vergangenheit dringend überholungsbedürftig. Silos fördern Monolog und Tunneldenken. Netzwerke hingegen stehen für Dialog, Zusammenarbeit, den unabdingbaren Blick über den Tellerrand. Neues kann nur an den Schnittstellen und mit Schwarmintelligenz wachsen; dort, wo Neugier, Flexibilität, Innovationsfreude und Agilität zu den unternehmensinternen Grundprinzipien zählen.

IK mit Mantel und Degen

Hier kann und muss die IK in Musketier-Manier für die gute Sache – die Zukunft der Kommunikation – einstehen. „Einer für alle, alle für einen“ lautet das Credo, das Führungskräfte und Mitarbeiter verinnerlichen sollten, damit Unternehmen, Belegschaft und Kultur zeitgemäß wachsen können. Dafür braucht es eine maßgeschneiderte Strategie, die den kommunikativen Rundumschlag vom Leitbild bis zur Kultur-Korrektur vornimmt. Doch erste Maßnahmen weg vom Silo und hin zum Networking kann die IK auch bereits vor einem groß angelegten Change beginnen. Fünf Anregungen von MontuaPartner Communications für mehr Kollaboration.

  1. Apps und Social Intranets: Der einfachste Weg, um Kollegen über Hierarchien hinweg zu vernetzen. Ganz gleich, ob Projektaustausch, Wissenstransfer oder ein informelles Treffen zum Lunch – Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Tools zur selbstbestimmten Kommunikation zur Verfügung stellen, berichten von deutlich steigendem Input und Engagement. Das bestätigt auch eine aktuelle Studie (Link am Textende), die besagt, dass „sich unternehmensinterne Social-Media-Plattformen als ein zentrales Element für eine adäquate (…) Zusammenarbeitskultur im digitalen Zeitalter etabliert“ haben.
  2. Mitarbeiter emanzipieren: Wer sich als reiner Befehlsempfänger versteht, wird nicht eigenverantwortlich über Hierarchie- und Ressortgrenzen hinweg den Dialog suchen. Es ist Aufgabe der Führungskräfte, Mitarbeiter zu eigenverantwortlichem Arbeiten zu befähigen. Und es ist Aufgabe der IK, das Management daran zu erinnern.
  3. Zusammen lernen: Weiterbildung über Abteilungen hinweg kann zwischen bislang fremden Kollegen neue Schnittstellen schaffen, die im Daily Business einer gemeinsamen Kommunikationskultur den Weg bereiten. Überdies fördert neues Wissen immer den wichtigen Blick über den Tellerrand.
  4. Bereichsübergreifende Projekte: Ein Thema hat stets viele Seiten: Warum für das nächste Projekt nicht mal ein Team aus allen relevanten Abteilungen zusammenstellen und gemeinsam bearbeiten? Der Output wird wegweisend in Sachen kollaborativer Zusammenarbeit sein.
  5. Feste feiern: Ob Company Days, BBQ oder Kamingespräch: Firmeninterne Events sind wahre Vernetzungsbörsen, die meist weniger formell sind als der Arbeitsalltag und daher exzellent geeignet für neue Kontakte und Allianzen.

Sie werden Ihr Unternehmen mit diesen Maßnahmen nicht gleich in ein Apple-ähnliches StartUp verwandeln. Aber Sie können beginnen, die Lücke zwischen Erkenntnis und Umsetzung zu schließen.

Hier geht’s zur Studie der Hochschule RheinMain

Copyright Aufmacherbild: My Life Through A Lense, Unsplash

 

Warum jeder Change seine Geschichte braucht

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Manchmal packt ein Buch derart, dass sich die Geschichte ungeachtet aller Randbedingungen in unser Herz bohrt und von dort ihren Weg zur Ratio bahnt. Und plötzlich schwören sich Gefühl und Verstand in trauter Harmonie auf – zum Beispiel – verbotene Liebe ein. Was die IK daraus lernt? Alles! Wer Mitarbeiter erreichen, sie überzeugen und begeistern will, muss den Weg in ihr Herz finden. Und das gelingt auch im Kontext Arbeit am besten über gut erzählte Geschichten.

Die Story als Kern der Kommunikation

Das gilt insbesondere, wenn komplexe Change-Prozesse den Mitarbeitern viel abverlangen. Sie sollen die Veränderung akzeptieren, sich trotz aller Umwälzungen mit dem Unternehmen identifizieren und den Wandel engagiert mittragen. Eine Change-Story kann all das fördern, sofern sie den Kern eines begleitenden Kommunikationskonzepts bildet und sich als roter Faden durch den gesamten Veränderungsverlauf zieht. Das heißt konkret, dass sie nicht unbedingt im Wortlaut an die Mitarbeiter kommuniziert, sondern insbesondere vom Top-Management erzählt oder in Form eines Erklärfilms dargestellt wird.

„Eine Story kann Brücken bauen und neue Blickwinkel eröffnen.“

Andrea Montua, Geschäftsführerin bei MontuaPartner Communications, weiß um die Bedeutung dieses oft unterschätzten Tools. Denn anders als die Aneinanderreihung spröder Zahlen und Fakten kann eine klug komponierte Change-Story Botschaften vermitteln, die hängen bleiben, die im wahrsten Sinne des Wortes „bewegen“. Im Idealfall ein ganzes Unternehmen.

Oft haben allerdings gerade Führungskräfte Bedenken gegen dieses Instrument der Change-Kommunikation. Zu weich, zu gefühlig, zu unseriös. Dabei sollte gerade ihnen das Potenzial von Storytelling bei Veränderungen bewusst sein. Mitarbeiter emotional anzusprechen, fördert im Idealfall Vertrauen, Motivation und eine enge Unternehmensbindung. Bereits hier kann die IK gezielt wirken und Führungskräften durch Schulungen ihre eigene Bedeutung im Kontext von Veränderungsprozessen nahebringen und dabei den Stellenwert einer Change-Story verdeutlichen.

Was eine gute Change-Story ausmacht

Man muss kein Schriftsteller sein, um eine stimmige Change-Story zu entwerfen. Dennoch sollte möglichst ein redaktioneller (IK-)Profi ans Werk. Der zunächst das durch alle Abteilungen abgestimmte Kommunikationsziel klar herausarbeitet: Welche Botschaft soll vermittelt werden? Für die eigentliche Geschichte sollte ein Bild oder Motiv gefunden werden, das nicht nur zum Unternehmen, sondern vor allem zu den Mitarbeitern passt – sie sollen sich darin wiederfinden. Das Unternehmen kann beispielsweise ein solides Haus oder ein wendiges Segelboot sein, die Mitarbeiter die Bewohner oder die Crew. Wer mit einem emotional aufgeladenen Plot den richtigen Ton trifft, macht Mitarbeiter zu Protagonisten und die Story zu ihrer Reise vom Ungewissen in eine erstrebenswerte Zukunft. Er erklärt Zusammenhänge und fesselt zugleich die Leser. Wem es gelingt, den emotionalen Anker zu werfen, ist schon auf direktem Weg zum Kommunikationsziel.

Nur keine Schönfärberei!

Für eine sinnvolle Gliederung empfiehlt es sich, die einzelnen Kapitel am Verlauf des konkreten Veränderungsprojektes zu orientieren: Der Plot spannt den Bogen vom Ausgangspunkt bis zum angestrebten Ziel, durchläuft Höhen und Tiefen, muss Hindernisse wie Widerstände überwinden, die es  zu bewältigen gilt, bevor es zum Happy End kommen kann. „Herausforderungen und Risiken müssen unbedingt thematisiert werden“, erklärt Change-Expertin Silke Evers. „Eine glaubhafte Change-Story darf nicht in Schönfärberei oder Propaganda abrutschen. Sie muss die theoretische Ebene des Projektes mit der praktischen Arbeitswelt der Mitarbeiter verbinden, damit sich diese  wirklich angesprochen fühlen.“

Und irgendwo zwischen dem ungewissen Anfang und dem idealtypischen Finale findet dann hoffentlich die gewünschte Transformation statt. Woran man das erkennt? Das ist dann der Fall, wenn Gefühl und Verstand in trauter Zweisamkeit auf erfolgreichen Wandel eingeschworen sind.

 

Weitere Seminare und Workshops zum Thema Change und IK finden Sie übrigens hier.

Copyright Aufmacherfoto: Tim Marshall, Unsplash

Teilen lohnt auch für Unternehmen

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Mitreden und mitgestalten, im besten Fall interaktiv, kreativ und proaktiv. Der Austausch über Social-Media-Kanäle gehört heute so sehr zu unserem privaten Alltag, dass Kommunikation kaum noch separiert von der digitalen Welt betrachtet werden kann. Seit rund zehn Jahren sprechen wir von einem expliziten Wandel der Kommunikationskultur, der auch den Kitt zwischen Generationen und anderen heterogenen Gruppen bildet. Ein Siegeszug der digitalen Transformations-Kultur, der derzeit vor allem die Arbeitswelt in Atem hält.

Mit Vernetzung zum Erfolg

Im Business 4.0 werden nicht nur Maschinen, sondern Menschen intelligent vernetzt. So sind Unternehmen gut beraten, in ihren Prozessen soziale Interaktionsmöglichkeiten und Kommentarfunktionen, „Likes“ und Wikis zu integrieren und diese in der hauseigenen Kommunikations-Kultur zu verankern. Denn daraus erwächst ein Zugewinn von immenser Tragweite: Das Zusammenarbeiten in Teams wird gestärkt, Wissen transportiert und geteilt. Wege werden verkürzt, dynamische und kreative Prozesse beschleunigt. Unternehmen verbinden mit einem Social Intranet nicht nur Nationen, Generationen, Abteilungen und Kollegen, sondern können agil, schnell und kreativ agieren. Das stärkt die Wettbewerbsfähigkeit und lässt sie in der sich permanent verändernden digitalen Welt langfristig erfolgreich bleiben.

User entscheiden über Top oder Flop

Haben Unternehmen den Sinn dieser digitalen Weiterentwicklung erkannt, geht es an die Wahl des passenden Dienstes. SharePoint ist eines der gebräuchlichen Tools, mit dem sich (Social-)Intranet-Plattformen einrichten lassen. Zum Portfolio gehören u.a.

  • Intranet, Extranet und Webauftritt
  • Dokumentenmanagement bis hin zur revisionssicheren Archivierung
  • Projektmanagement in virtuellen Projekträumen als Self Service
  • Mobile App Integration online oder offline

Doch ganz gleich, ob nutzerzentriert oder mit intelligenten High-End-Features ausgestattet: Am Ende gibt die Akzeptanz durch die User den Ausschlag für Top oder Flop. Nur, wenn alle Mitarbeiter über das Social Intranet lebendig kommunizieren, Inhalte und Wissen teilen, profitieren die Unternehmen von den vielen Vorteilen der Zusammenarbeit.

Widerständen vorbeugen

Durch das oftmals breite Angebotsspektrum von Diensten wie SharePoint empfiehlt es sich, Mitarbeiter von einer entsprechend qualifizierten Agentur Schritt für Schritt beraten und einführen zu lassen. Sonst sind Verwirrung und Überforderung im Zweifel groß  – und Widerstände da, bevor es richtig los geht.

„Unternehmen benötigen eine strategische ganzheitliche Herangehensweise.“

Michael Scheibe, CEO und SharePoint-Evangelist der aXon GmbH, spricht aus Erfahrung. „Ein Intranet soll schließlich den Wandel unterstützen. Sein Ziel ist die Digitalisierung der Zusammenarbeit und das Teilen und Konservieren von Wissen im Unternehmen. Deshalb muss es für jeden verständlich und von überall zugänglich sein. Genau dadurch ergeben sich wichtige Mehrwerte für Unternehmen“, so Michael Scheibe weiter.

Kommunikation von unten nach oben

Möchten Unternehmen durch ein Social Intranet alle Mehrwerte gezielt ausschöpfen, sollten sie sich darüber im Klaren sein, dass die Einführung zwar „top-down“ organisiert wird, sich aber dann zu einem interaktiven Kommunikationskonzept „bottom-up“ entwickeln sollte. Dynamisch, interaktiv und intuitiv reicht allein nicht aus, denn die Kommunikationsstruktur des Social Intranet funktioniert nur dann, wenn sie passgenau auf das Unternehmen und die Businessprozesse zugeschnitten ist. Deshalb sollten Unternehmen ihre Bedürfnisse  vorab genau definieren.

Die Organisation des Social Intranets bleibt dabei ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen brauchen eine gute Strategie, damit das Intranet von allen akzeptiert, genutzt und aktiv mitgestaltet wird. Deshalb freut sich die aXon auf die Kooperation und strategische Unterstützung durch die Kommunikations- und Change-Experten von MontuaPartner Communications. Gemeinsam können wir unser Know-how bündeln und den Kommunikationswandel und die Digitalisierung der Zusammenarbeit vorantreiben. Denn Wissen, Agilität und kreative Kommunikation garantieren den Wettbewerbserfolg von morgen.

 

Autor des MPC-Gastbeitrags: Silke Drüke, Social Marketing Managerin Unternehmenskommunikation der aXon GmbH

Copyright Aufmacherbild: Jens Johnsson, Unsplash

Innere Kündigung? Die kann man zurücknehmen

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Wie sollen deutsche Unternehmen angesichts der aktuellen „Gallup“-Ergebnisse die Fassung bewahren? Indem sie am besten einmal tief durchatmen und die richtigen Schritte unternehmen: ihre Mitarbeiter besser verstehen lernen, deren Motivations-Löcher stopfen, die Führungsebene konstruktiv kritisch auf neue Bedürfnisse hinweisen und ihr Unterstützung bei der Umsetzung daraus abgeleiteter Aufgaben zusichern.

Das wären im Groben und vor allem aus der IK- und Change-Perspektive die wichtigsten „Gallup“-Erkenntnisse und Lehren. Die zwar nicht zum ersten Mal aus der Studie zu ziehen wären. Die bislang jedoch offenbar zu wenig Beachtung finden. Denn auch das dokumentiert die Studie: Obwohl die Mehrzahl der Mitarbeiter ungebrochen Lust auf Arbeit hat, stagniert seit einigen Jahren der Anteil der Hochmotivierten ebenso wie der jener Angestellten, die bereits neue Arbeitgeber-Ufer sondieren. Oder einfach nur noch Dienst nach Vorschrift schieben. Zum Beispiel, weil sie mit ihrem Vorgesetzten (kommunikativ) nicht auf einer Wellenlänge sind oder weil sie zu wenig Wahrnehmung, Förderung, Perspektive erleben.

Diese Motivations- und Missstände kosten die deutsche Wirtschaft jährlich Milliarden. Dabei leuchten die Möglichkeiten, sie zu beheben, schon aus der Darstellung der Probleme heraus. Denn die Erkenntnis, dass Mitarbeiter zu Unternehmen kommen, aber Vorgesetzte verlassen, ist nicht neu. Sie müsste allerdings einen Effekt auf die Selbstwahrnehmung der Führungskräfte haben. Die halten sich fast durch die Bank für gute Kommunikatoren, so die Studie. Wenn dagegen nur ein Bruchteil der Mitarbeiter diese Wahrnehmung teilt, ist klar: Hier ist ein Hebel!

Denn Kommunikation ist zwar magisch. Aber keine Magie. Sondern lernbar. Wie das geht, vermitteln z. B. entsprechende Trainings. Sie thematisieren, wie Führungskräfte die eigenen Unternehmensziele effektiv und erfolgreich ihren Teams vermitteln. Warum das „why“ mindestens so wichtig ist wie das „what“ und „how“. Warum und wie Führungskräfte als Vorbilder und Multiplikatoren positiv jedes Projekt, jeden Auftrag mittragen. Wie eine Führungskraft gelungene Kommunikation zur Kernkompetenz ausbauen kann. Und wie die Interne Kommunikation in allen Punkten sowohl unterstützen kann als auch erfolgreich zum Teil des Führungs-Kanons wird. Denn: Sie kann leitenden Kollegen viel Know-how und erprobte Instrumente an die Hand geben, um alle Aufgaben optimal wahrnehmen zu können!

Die Inhalte der Studie finden Sie hier und Aspekte zum Thema bei uns im IK-Blog außerdem hier.

Aufmacher: Filip Cernak, Unsplash