7 Wege, die E-Mail-Flut zu kanalisieren

Wir alle kennen das: Jeden Morgen wühlen wir uns durch unsere Mail-Flut. Kaum am Schreibtisch, sichten, priorisieren, sortieren, eliminieren, markieren oder beantworten wir, was über Nacht ins Postfach geschwemmt wurde. Und wir ertappen uns dabei, wie wir leise vor uns hin maulen: über CC-Wahnsinn mit zig Sub-Empfängern, meterlangen Hin- und Rücksende-Irrwitz oder sinnfreie bis komplett leere Betreffzeilen. Bis zu einem Arbeitstag pro Woche wenden wir Untersuchungen zufolge für die Bearbeitung unseres täglichen Mailbergs auf.

Es scheint fast, als ob die immer ausgeklügeltere Spamfilterung zwar den Fremd-Müll drastisch reduziert hat, dies aber durch wild wuchernde Kollegen-Post kompensiert wird. Was ist aber so schwer daran, im Betreff konkret zu schreiben, worum es in der Mail geht? Und muss wirklich jeder in CC stehen, der je mit dem Projekt in Kontakt war?

Einige interne E-Mail-Regeln können im Unternehmen Entlastung und obendrein Produktivitätsgewinne schaffen. Der US-Kommunikationsexperte David Grossman hat 7 Wege zur Reduzierung der E-Mail-Flut ausgemacht:

  1. Identifizieren Sie die unterschiedlichen E-Mail-Persönlichkeiten und sanktionieren Sie unerwünschtes Verhalten
  2. Erkennen Sie an, dass die E-Mail-Flut ein ernstes Produktivitätsproblem ist
  3. Finden Sie heraus, worin konkret Ihr E-Mailproblem besteht
  4. Diversifizieren Sie Ihre E-Mail-Optionen
  5. Stellen Sie sicher, dass Führungskräfte in deren E-Mails mit gutem Beispiel voran gehen
  6. Beachten Sie, dass die meisten Mitarbeiter „ihr“ Mailsystem behalten wollen
  7. Akzeptieren Sie, dass E-Mail – zumindest vorerst – Teil Ihrer internen Kommunikation bleibt

Mehr dazu lesen Sie hier.

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